Uddannelse uden kompromiser: Sådan sparede Chisholm Institute 2,25 millioner dollar med ERA Group

Stigende omkostninger, faldende indtægter

Den australske erhvervsuddannelsessektor, herunder Chisholm Institute, har stået over for en alvorlig økonomisk udfordring. Faldet i indtægterne fra internationale studerende og usikkerheden omkring den offentlige finansiering har skabt et presserende behov for løsninger til omkostningsstyring.

Instituttet havde for eksempel svært ved at håndtere de stigende udgifter til forsyning og telekommunikation, som slugte en betydelig del af budgettet.

Samtidig steg driftsomkostningerne. Fra forsyningsudgifter til kopiering, rengøringsartikler til telekommunikation – de daglige udgifter til driften af flere campusser underminerede den økonomiske stabilitet.

Bestyrelsen fastsatte en klar retningslinje: at styrke den økonomiske selvstændighed. Den nyudnævnte økonomidirektør havde straks brug for tryghed samt specialiseret ekspertise til at gennemgå udgifterne på tværs af kategorier, som de interne teams hverken havde tid eller kapacitet til at behandle til fulde.

Det var da, Chisholm henvendte sig til ERA Group.

Omkostninger, der ligger lige for øjnene af os

Chisholms indirekte omkostninger var fordelt på ni kategorier – elektricitet, telekommunikation, industrigasser, rengøringsmidler, uniformer og personlige værnemidler, kopiering, kontorartikler, arkivhåndtering og rejser.

På overfladen så alt ud til at være under kontrol. Men uden systematisk benchmarking medførte uregelmæssigheder i leverandørernes priser, fragmenterede kontrakter og ineffektive teknologiplatforme, at skjulte budgetoverskridelser tømte kassen.

Udfordringen var todelt:

• Opnå hurtige og betydelige omkostningsbesparelser.
• Styrke processer og leverandøraftaler for at sikre servicekvaliteten og forretningskontinuiteten.

At omsætte indsigt til handling

ERA Groups team, ledet af chefkonsulent Tim Woods, gennemførte en omfattende analyse af de vigtigste omkostningskategorier, hvilket vidner om deres grundige tilgang og ekspertise inden for omkostningsstyring.

Data og benchmarking: Leverandørernes priser og kontraktvilkår blev sammenlignet med markedsstandarder, hvilket afslørede mangler og uoverensstemmelser.

Teknologi og processer: ERA identificerede forældede systemer og platforme, der begrænsede gennemsigtigheden og overholdelsen af reglerne.

Rationalisering af leverandørstrukturen: Kontrakterne blev strømlinet, leverandørerne konsolideret, og betingelserne genforhandlet for at forbedre konkurrenceevnen og kvaliteten.

CSR og kontinuitet: Inden for følsomme kategorier som uniformer og personligt beskyttelsesudstyr sikrede ERA, at de institutionelle standarder blev overholdt, samtidig med at der blev opnået bedre værdi for pengene.

En særlig kompleks udfordring lå inden for telekommunikation og forsyningsvirksomhed. Spredte, forældede kontrakter på tværs af flere afdelinger gjorde omkostningerne uoverskuelige og vanskelige at styre. ERA samlede aftalerne, indførte klarere strukturer og forhandlede sig frem til gunstigere vilkår. Resultatet blev ikke blot økonomiske besparelser, men også en forenklet administration for økonomidirektøren og indkøbsafdelingen.

ERA stod gennem hele forløbet for de operationelle overgange. Da ERA selv stod for samarbejdet med leverandørerne og overdragelsen af kontrakterne, krævede projektet kun minimal indblanding fra Chisholms ledelse og medarbejdere – en afgørende faktor for, at man kunne bevare fokus på undervisningen. Økonomidirektøren og indkøbsafdelingen spillede en central rolle i denne proces ved at bidrage med værdifuld indsigt og feedback.

2,25 millioner dollar sparet, en gennemsnitlig reduktion på over 30 %

ERA opnåede i gennemsnit besparelser på over 30 % inden for ni kategorier, hvilket svarer til en årlig besparelse på 2,25 millioner dollars.

Resultaterne var fordelt på følgende:

• Besparelser på op til 55 % i visse kategorier.
• Mere beskedne, men alligevel betydningsfulde resultater på 15 % i andre tilfælde.
• En samlet set stærkere og mere bæredygtig omkostningsstruktur, som er blevet verificeret over en periode på 24 måneder gennem ERA’s overvågning.

”Vi har også kunnet indføre bedre processer, forbedret leveringskvalitet, leverandøraftaler og teknologiplatforme inden for næsten alle udgiftskategorier. Alt dette blev gennemført med et minimalt tidsforbrug fra ledelsen og medarbejderne, hvilket gjorde processen nem for dem.” — Tim Woods, chefkonsulent, ERA Group

ERA’s løsninger medførte ikke blot betydelige besparelser, men gav også noget mindre håndgribeligt, men lige så værdifuldt: tryghed. Økonomidirektøren og bestyrelsen havde nu tillid til, at omkostningerne blev forstået, kontrolleret og strategisk styret, hvilket fjernede byrden af økonomisk usikkerhed og skabte en følelse af tryghed.

Langvarig værdi: Tryghed, ikke kun besparelser

ERA’s fortsatte rolle er et bevis på vores engagement i at sikre Chisholms økonomiske robusthed. Ved at overvåge leverandørernes præstationer, verificere besparelser og aflægge rapport til ledelsen sikrer ERA, at Chisholm forbliver økonomisk robust trods eksterne usikkerhedsfaktorer, hvilket skaber en følelse af tryghed og styrker tilliden til instituttets fremtid.

Projektet har desuden givet den øverste ledelse mulighed for at fokusere på Chisholms kerneopgave – at tilbyde uddannelse af høj kvalitet – i stedet for at blive optaget af omkostningsstyring, hvilket har skabt en følelse af lettelse og tryghed med hensyn til instituttets fremtid.

Omstillingen har:

• Øget økonomisk selvstændighed.
• Øget gennemsigtighed og overholdelse af reglerne hos leverandørerne.
• Forenklede arbejdsgange og mindre administrativt arbejde.
• Vi sikrede servicekvaliteten og opnåede samtidig betydelige besparelser.

”Ud over de økonomiske besparelser er den største fordel trygheden – at vide, at omkostningerne er overskuelige, under kontrol og styres strategisk.” — Ledelsen ved Chisholm Institute

Investering i uddannelse gennem omkostningsstyring

For Chisholm Institute viste samarbejdet med ERA, at omkostningsbesparelser og uddannelseskvalitet kan gå hånd i hånd. Ved strategisk at tackle de indirekte omkostninger skabte ERA årlige besparelser i millionklassen og styrkede samtidig processerne på lang sigt.

Med en besparelse på 2,25 millioner dollars, en gennemsnitlig nedskæring på over 30 % og øget tillid til ledelsen kan instituttet nu afsætte flere ressourcer til sine studerende og sin mission.

For ledere inden for uddannelsessektoren, der står over for lignende udfordringer, er budskabet klart: Der findes skjulte muligheder i enhver organisation. ERA finder dem, sikrer dem og sørger for, at de bliver ved med at eksistere.