Kostenmanagement in der Reisebranche: Einblicke in die Widerstandsfähigkeit und Entwicklung der Reisebranche

Die Auferstehung

Die Reisebranche hat durch COVID-19 beispiellose Einbußen erlitten, vielleicht mehr als jeder andere Sektor. Zur Veranschaulichung: Daten des Business Travel Network zeigen einen erschütternden Rückgang der Branchenaktivität um 94 % während der Pandemie. Das bedeutet, dass uns im Jahr 2022 nur noch 6 % unserer früheren Kapazität zur Verfügung standen. Infolgedessen waren Fluggesellschaften gezwungen, Flugzeuge stillzulegen – ein Prozess, der sich nicht ohne Weiteres rückgängig machen lässt.

Traditionell haben Reisemanagementunternehmen (TMCs) Geschäftsreisende und/oder Buchende unterstützt. Dazu haben sie verschiedene Aufgaben wie Buchungen, Zahlungen und die Organisation von Tickets übernommen. In den Jahren vor COVID-19 ging der Trend dahin, dass Kunden das Internet oder Online-Buchungstools nutzten, um die Aufgaben der TMCs selbst zu übernehmen. Viele TMCs sind auf vollautomatisierte Systeme umgestiegen. Diese Plattformen, wie Booking.com oder Expedia, bieten nur begrenzten menschlichen Support. Nach COVID wurde sehr deutlich, dass diese selbstbedienungsorientierte Reisebuchung nicht das war, was Reisende oder Buchende wollten oder brauchten. TMCs mussten ein Gleichgewicht zwischen Technologie und manueller Unterstützung finden. Manuelle Unterstützung war der Schlüssel, um das Beste aus beiden Welten zu bieten.

Aus der Glut

Seit dem Ausbruch von COVID-19 ist ein deutlicher Trend zu beobachten, dass Reiseveranstalter sich verstärkt darauf konzentrieren, Kunden, die mit Unsicherheiten beim Reisen konfrontiert sind, umfassend zu unterstützen. Während einige große Reiseveranstalter der Automatisierung Vorrang vor der Kundenbetreuung einräumen, legen kleinere bis mittelgroße Unternehmen den Schwerpunkt auf persönliche Betreuung.

Diese Unterstützung ist nach wie vor von entscheidender Bedeutung. Sie ist besonders wichtig angesichts anhaltender globaler Herausforderungen wie Konflikte, Naturkatastrophen und Probleme im Bereich der öffentlichen Gesundheit.

Reiseanbieter (Fluggesellschaften, Hotels und Autovermietungen) haben ihre Kapazitäten schrittweise erhöht und Flugzeuge sowie Hotels wieder in Betrieb genommen. Dies hat zu starken Kostenschwankungen geführt, insbesondere im Vergleich zur Zeit vor der Corona-Pandemie. Im Jahr 2024 stabilisieren sich die Flugpreise nun. Die Hotelpreise bleiben jedoch hoch und steigen stärker als die Inflationsrate.

Viele haben ihre Vorgehensweise bei der Reisebuchung überdacht. Die Annahme, dass Online-Selbstbedienungsplattformen die richtige Wahl sind, wurde in Frage gestellt. Bislang herrschte die Auffassung, dass es immer günstiger sei, direkt beim Anbieter zu buchen. Dies ist jedoch keineswegs immer der Fall, insbesondere wenn eine gewisse Auswahl an Anbietern besteht und der gesamte Prozess von der Beschaffung bis zur Bezahlung berücksichtigt wird. Dies unterstreicht, wie wichtig es ist, das richtige TMC auszuwählen, das auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten ist. TMC-Dienstleistungen können zusätzliche Gebühren verursachen. Das von ihnen angebotene Fachwissen führt jedoch langfristig oft zu erheblichen Einsparungen, da sie die besten Tarife sichern und wertvolle Unterstützung bieten.

Die Bedeutung guter Daten im Kostenmanagement

Die meisten Kunden verfügen über eine Reiserichtlinie. Diese dient als Leitfaden für Reisende und Buchende und ist ein wichtiger Kontrollpunkt beim Abgleich der tatsächlichen Ausgaben mit den veranschlagten Kosten. Viele überarbeiten jedoch ihre Reiserichtlinien, die im Laufe der Zeit veraltet sind, was sich auf die Reiseaktivitäten und die Überwachung der Einhaltung der Vorschriften auswirkt. So können beispielsweise veraltete Pauschalen für Hotelpreise zu Unstimmigkeiten bei der Buchung von Unterkünften führen. Die Beratung der Kunden hinsichtlich der Aktualisierung ihrer Richtlinien ist von entscheidender Bedeutung, nicht nur im Hinblick auf die Kosteneffizienz, sondern auch unter Nachhaltigkeitsgesichtspunkten.

Viele Unternehmen überdenken derzeit ihre Reiserichtlinien und fördern umweltfreundliche Reisemöglichkeiten wie Zugfahrten anstelle von Kurzstreckenflügen. Es ist unerlässlich, die Richtlinien sowohl auf die geschäftlichen Anforderungen als auch auf die Nachhaltigkeitsziele abzustimmen. Die effektive Umsetzung und Durchsetzung dieser Richtlinien stellt für viele Unternehmen jedoch nach wie vor eine Herausforderung dar.

Das Kostenmanagement in der Reisebranche galt aufgrund der ständig schwankenden Preise schon immer als recht kompliziert. Wenn Sie Buchungsseiten wie Skyscanner besuchen, werden Sie feststellen, dass sich die Preise von Minute zu Minute ändern. Diese Komplexität ist auf die ausgeklügelten Algorithmen zurückzuführen, die Hotels, Fluggesellschaften und Autovermietungen einsetzen, um ihre Preise über verschiedene Kanäle hinweg anzupassen.

Um diese Kosten effektiv zu verwalten und Einsparungen zu berechnen, ist ein anderer Ansatz erforderlich, der die Auswertung von Benchmarks und komplexen Berechnungen umfasst. Trotz dieser Komplexität liegen die Einsparungen, die wir für unsere Kunden erzielen, in der Regel bei über 20 %.

Das Erfassen und Nachverfolgen von Reisekosten ist für Kunden keine leichte Aufgabe, da die aus Reiserechnungen oder Spesenabrechnungen gewonnene Datenmenge nur unzureichend ist.

In der Branche ist ein deutlicher Wandel zu beobachten: Anbieter umgehen traditionelle Buchungsmethoden und zwingen die Nutzer dazu, direkt zu buchen. PremierInn.com, RyanAir.com und sogar BA.com sind Beispiele hierfür.

In der Realität bevorzugen Geschäftsreisende, insbesondere aus größeren Unternehmen, jedoch zentralisierte Buchungsprozesse, um Einheitlichkeit und einen reibungslosen Support zu gewährleisten. Zwar gewinnen Direktbuchungen zunehmend an Bedeutung, doch bleibt ihr Einfluss auf die Preisgestaltung und die Dynamik der Branche ungewiss.

Es zeichnen sich zwar Lösungen ab, doch der Schlüssel liegt darin, Reisenden eine solide Basis zu bieten, geeignete Richtlinien und Vorgehensweisen umzusetzen und zu verstehen, dass das günstigste Ticket nicht unbedingt mit den niedrigsten Gesamtkosten gleichzusetzen ist. Es geht darum, einen ganzheitlichen Ansatz zu verfolgen.

Interessanterweise gab es während meiner über zwanzigjährigen Tätigkeit bei Reuters im Beschaffungsbereich spezielle Spezialisten für Reisemanagement, die für die Pflege der Lieferantenbeziehungen zuständig waren. Diese Praxis scheint heute jedoch immer seltener zu werden.

Hier kann ERA eine entscheidende Rolle spielen, indem sie als Vermittler fungiert, Kontrollen durchsetzt und kontinuierliche Verbesserungen vorantreibt. Die führenden Unternehmen stellen den Status quo in Frage – nicht nur gemeinsam mit uns, sondern auch mit ähnlichen Einrichtungen – in ihrem Streben nach Spitzenleistungen.

Im Grunde geht es darum, in einer Branche, die von tiefgreifenden Umwälzungen geprägt ist, auf dem Laufenden zu bleiben und proaktiv zu handeln. Einige der größten Akteure, die einst als unfehlbar galten, sahen sich aufgrund ihrer Selbstgefälligkeit und Arroganz – in dem Glauben, ihre Größe allein würde sie schützen – mit erheblichen Herausforderungen und Rückschlägen konfrontiert.

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