KM: Estimado Sr. Köhler, Berliner Seilfabrik, fundada en 1865, desarrolla y fabrica estructuras de juego a medida que hacen las delicias de los niños en todos los continentes. Lo que comenzó como una compleja pieza de equipamiento infantil de cuerda se ha convertido en una amplia gama de construcciones espaciales de redes que adaptan a las necesidades de cada cliente. Venden sus productos en Alemania, otros países europeos, Norteamérica, Australia y el mundo árabe. Recientemente han abierto una nueva sucursal en EE. UU. ¿Cómo se estructura el departamento de compras en una empresa en tan rápida expansión?
Köhler: No contamos con instalaciones de producción propias en EE. UU., sino que las concentramos en nuestra sede central de Berlín. Por eso, el departamento de compras también se encuentra aquí y depende directamente de la dirección. Apostamos por relaciones a largo plazo con los proveedores y solemos celebrar acuerdos marco, como los de compra de acero, de los que retiramos las cantidades que necesitamos. En los últimos años, hemos ampliado con gran éxito nuestras actividades comerciales y hemos ampliado nuestra sede de Berlín con un nuevo edificio. Sin embargo, debido al tamaño de nuestra empresa, no distinguimos entre la compra de productos estratégicos y no estratégicos.
KM: ¿Quién se encarga de las compras generales en tu empresa?
Köhler: Nuestro departamento de compras está formado por dos personas. Se encarga de todas las áreas, incluidos los gastos generales. Su tarea principal consiste en organizar de forma óptima los procesos de compra y seleccionar a los proveedores de nuestros productos principales. Esto no deja mucho margen para los gastos generales.
KM: Recurristeis a ayuda externa para optimizar vuestra estructura de costes en el ámbito de los gastos generales. ¿Por qué decidisteis dar este paso y cómo se produjo el contacto inicial?
Köhler: El primer paso lo dio ERA Group; nosotros no nos estábamos centrando en la cuestión de la optimización de los gastos generales. Cuando el Sr. Schlake nos presentó el concepto de negocio a mediados de 2009, nos pareció un enfoque coherente y convincente. Nos interesó especialmente la remuneración basada en los resultados, en función de los ahorros conseguidos, y el apoyo prestado por ERA Group a largo plazo. Otro motivo fue nuestra decisión de someter nuestras prácticas establecidas a una revisión por parte de un tercero. Estábamos dispuestos a desmontar estructuras, profundizar un poco más en algunas áreas e implementar cambios.
KM: Con ayuda externa, analizasteis los servicios de mensajería, el transporte de mercancías, los costes de impresión y el embalaje. ¿Cómo fueron esos proyectos y qué grado de satisfacción os han proporcionado los resultados?
Köhler: La fase de apoyo por parte de ERA Group llegará a su fin en los próximos meses, por lo que es hora de hacer balance. Estoy muy satisfecho con los resultados de la colaboración y con un ahorro total medio superior al 30 %. Tal y como están las cosas hoy, ahorraremos un total de unos 145 000 €, aunque sea menos de lo previsto. Los cambios estructurales en nuestra empresa, como nuestra sucursal en EE. UU., provocaron una disminución del consumo en algunas categorías. En algunas áreas, tuvimos que reconocer que no era posible cuantificar el ahorro tal y como se había previsto. Y, por supuesto, nuestro departamento de compras supervisó de forma crítica el periodo de implementación. En última instancia, para mí es importante señalar que la colaboración con ERA Group fue siempre cooperativa y justa, incluso durante las discusiones controvertidas. Con el apoyo de ERA Group, incluyendo expertos en costes competentes y un servicio de atención al cliente profesional, nos sentimos bien asesorados a lo largo de estos dos años.
KM: Según un estudio realizado por ERA Group y EBS Business School, es importante garantizar a largo plazo el potencial de ahorro identificado. ¿Cómo se asegura de que ese ahorro se materialice realmente?
Köhler: Nuestro objetivo es seguir utilizando las fuentes de aprovisionamiento incluso después de que finalice la fase de apoyo del Grupo ERA, ya que, en última instancia, en el futuro nos beneficiaremos únicamente de los ahorros. También me imagino pedirle a ERA Group que vuelva a analizar con ojo crítico nuestra situación de compras tras una fase de uno o dos años. Sin embargo, otro enfoque que ya hemos discutido con el Sr. Schlake podría tener más sentido. ERA Group ha manifestado su disposición a llevar a cabo y documentar el control de facturas y la medición de ahorros para nosotros a cambio de unos honorarios en lugar de basarse en resultados en el futuro. A través de nuestra colaboración a largo plazo con ERA Group, podríamos garantizar, de forma eficiente en cuanto a recursos, que las ventajas en las categorías examinadas se mantengan a largo plazo y no se vean sacrificadas por el día a día de la empresa al poco tiempo. Y quién sabe, quizá haya otras áreas de costes que aún no hayamos tenido en cuenta.
