Skupina ERA pomáha organizácii Catholic Charities of Denver investovať milióny späť do jej poslania

Klient

Organizácia Catholic Charities of Denver poskytuje útočisko, stravu, ubytovanie, vzdelávanie a poradenstvo a zároveň zabezpečuje núdzovú pomoc a nevyhnutné služby ľuďom v severnej časti Colorada.

Ako jedna z najväčších zo 167 pobočiek organizácie Catholic Charities v Spojených štátoch sa organizácia Catholic Charities of Denver zameriava na široké spektrum činností: od poskytovania cenovo dostupného bývania a predškolskej výchovy až po služby v oblasti ubytovania, pomoci ženám, seniorom, rodinám, príbuzným, farnostiam, komunitám a poradenstva.

Za uplynulý rok organizácia CCD pomohla viac ako 53 000 ľuďom, poskytla viac ako 125 000 nocľahov a vydala 400 000 jedál. Organizácia disponuje ročným rozpočtom vo výške 60 miliónov dolárov a zamestnáva približne 600 ľudí.

Výzva

Chýbajúce centralizované vnútropodnikové personálne zdroje a postupy v oblasti externého obstarávania bránili spoločnosti CCD v rozširovaní služieb, konsolidácii dodávateľov, zvyšovaní efektívnosti – a v úsporách.

Oddelenie bývania CCD (Archdiocesan Housing, Inc. – „AHI“) tvorí približne polovicu všetkých služieb, ktoré organizácia každoročne poskytuje. AHI spravuje 30 nehnuteľností s 1 700 bytovými jednotkami, v ktorých býva približne 3 500 obyvateľov. Správa nehnuteľností patrí medzi kľúčové výdavkové položky celého oddelenia a zamestnáva mnoho interných pracovníkov, vrátane údržbárov, vrátnikov, správcov, upratovačiek a ďalších. Organizácia tiež spolupracuje s niekoľkými stovkami externých dodávateľov služieb v oblasti údržby nehnuteľností.

Podobne ako mnohé neziskové organizácie, ani CCD nedisponuje centralizovaným oddelením nákupu, ktoré by malo prehľad o celej organizácii a vedelo identifikovať oblasti, kde by sa dalo využiť hromadný nákup, konsolidácia dodávateľov a nákupná sila na úsporu nákladov a zvýšenie efektívnosti a kvality služieb. Finančný riaditeľ Phil Vottiero si uvedomoval, že organizácii Catholic Charities of Denver by takáto funkcia prospela, ale zároveň si uvedomil, že ju bude pravdepodobne potrebné zabezpečiť mimo organizácie.

Riešenie

Spoločnosť ERA vytvorila hybridný model správy interných zariadení, ktorý slúži na dohľad nad dodávateľmi a internými zamestnancami pri zachovaní prísnych štandardov služieb.

Na konci roka 2020 oslovila spoločnosť Vottiero agentúru ERA Group. Úlohou ERA Group bolo posúdiť celkové výdavky agentúry a vytvoriť rôzne pracovné postupy, ktoré by spoločnosti CCD umožnili vyhodnotiť svoje výdavky v mnohých oblastiach, medzi ktorými dominuje oblasť bývania.

„To, že sme mohli využiť služby odborníka, akým je ERA, a získať tak nezávislý pohľad a objektívne posúdenie, nám umožnilo zistiť, ako prebiehali výdavky a kde sme premeškali príležitosti – čo by sme sami nikdy nedokázali.“ — Phil Vottiero, finančný riaditeľ, Catholic Charities of Denver

Skupina ERA dospela k záveru, že zníženie výdavkov na externých dodávateľov je len časťou celkovej stratégie. Okrem vypracovania plánu na efektívnejšie riadenie dodávateľov sa rozhodli preskúmať aj vnútropodnikovú pracovnú silu spoločnosti CCD, aby dosiahli skutočný účinok.

Spoločnosť CCD sa plne zaviazala k tomu, že bude voči svojim zamestnancom konať správne, a preto sa o outsourcingu tretej strane nikdy neuvažovalo. Bola tiež pevne presvedčená, že veľmi vysoká úroveň služieb, na ktorú boli jej obyvatelia zvyknutí, musí pokračovať.

Spoločnosť ERA vypracovala pre organizáciu hybridný model – „projekt integrovaného správy zariadení“ –, v rámci ktorého by sa maximalizovalo využitie zamestnancov v celej agentúre a riadenie dodávateľov by bolo centralizované u externého poskytovateľa služieb integrovaného správy zariadení („IFM“). Žiadni zamestnanci by neboli prepustení ani presunutí.

V prípade fluktuácie zamestnancov – IFM – v spolupráci s CCD posúdi danú pozíciu a rozhodne, či je potrebné túto pozíciu obsadiť novou osobou, alebo ju jednoducho doplniť o služby poskytované IFM. Tento dlhodobý plán rešpektoval všetky záväzky organizácie voči zamestnancom a zároveň v priebehu času umožnil zavedenie oveľa efektívnejšieho a nákladovo úspornejšieho modelu.

Spoločnosť ERA pomohla nájsť vhodného manažéra integrovaných zariadení, ktorý by mal na starosti všetky bežné údržbárske práce v spolupráci so zamestnancami aj dodávateľmi a riadil projekty spojené s investičnými výdavkami.

„Ide o neustále sa vyvíjajúci úsporný program, pretože máme dynamickú zložku – ľudí –, ktorú sa snažíme prispôsobiť tak, aby sme mohli začať dosahovať väčšie úspory. Spoločnosť ERA sa na to pozerá jedinečným spôsobom. Vidíme, ako je možné dosiahnuť zvýšenie efektívnosti, ako aj to, ako môže prehodnotenie pracovných povinností a schopnosť pozerať sa na všetky nehnuteľnosti a obchodné subjekty zmeniť celkový obraz. Predtým som to nikdy nedokázal.“ — Phil Vottiero, finančný riaditeľ, Catholic Charities of Denver

Výsledok

Spoločnosť CCD je pripravená dosiahnuť maximálnu efektívnosť a úspory vo výške viac ako 30 % ročne už len v rámci ministerstva pre bývanie, čo ju podnietilo požiadať ERA o rozšírenie jej pôsobnosti na celú organizáciu.

Na žiadosť Vottiera vytvorila ERA zastrešujúci program, ktorý má naprieč všetkými ministerstvami priniesť finančné úspory a zvýšiť efektívnosť.

„Ak nerozumne hospodárime s tým, čo máme k dispozícii, nielenže plytváme peniazmi, zdrojmi a energiou, ale konáme v rozpore s tým, k čomu sme povolaní, a to je vziať to, čo máme, a využiť to s maximálnou efektívnosťou.“ — Phil Vottiero, finančný riaditeľ, Catholic Charities of Denver

Každý dolár, ktorý organizácia CCD ušetrí, jej umožňuje pomôcť väčšiemu počtu ľudí v núdzi v rámci všetkých svojich programov. Len vďaka projektu integrovaných zariadení môže organizácia Catholic Charities of Denver za 10 rokov ušetriť viac ako 30 miliónov dolárov.

Celková ročná úspora: 1 116 000 USD

• IFM: 620 000 USD
• Údržba/opravy: 116 000 USD
• Stravovacie služby: 103 600 USD
• Telekomunikácie: 93 600 USD
• Hospodárenie s odpadom: 56 700 USD
• Kancelárske a upratovacie potreby: 54 000 USD
• Energetika/verejné služby: 30 700 USD
• Informačné technológie: 30 000 USD
• Tlač a reklama: 11 400 USD

„ERA je partner, nie dodávateľ. To nemôžem dostatočne zdôrazniť. Všetci sme už v priebehu času spolupracovali s mnohými konzultantmi a dodávateľmi a je viac než dosť takých, ktorí spôsobujú viac práce, než koľko jej vyriešia. ERA od začiatku vytvorila model, ktorý bolo ľahké dodržiavať, nezaťažoval nikoho ani žiadnu oblasť a umožnil nám pokročiť v širokej škále projektov. ERA nám poskytla obrovskú príležitosť posunúť našu misiu vpred tým, že využila zdroje, ktoré sme dostali, a umožnila nám presunúť úspory do ďalších programov s veľkým dosahom.“ — Phil Vottiero, finančný riaditeľ, Catholic Charities of Denver