Kun talousjohtajaa haastetaan kustannusten optimoinnin suhteen, vastaus on usein harkittu ja vakuuttava. Yritys on jo toteuttanut hankintakäytäntöjen tarkistuksia, tärkeimmistä tuoteryhmistä on neuvoteltu uudet sopimukset, pitkäaikaiset toimittajasuhteet ovat vakaat ja raportit osoittavat, että tulos pysyy budjetin rajoissa. Tästä näkökulmasta kustannusten hallinta näyttää olevan kunnossa.
Monissa tapauksissa tämä luottamus on ymmärrettävää. Ongelmana on, että tämä varmuus perustuu usein hallintorakenteisiin, jotka on suunniteltu useita vuosia aiemmin, usein erilaisessa toimintamallissa, toimittajakentässä tai katteprofiilissa. Tuolloin nämä rakenteet ovat saattaneet olla täysin asianmukaisia ja kaupallisesti vankkoja. Organisaatiot kuitenkin kehittyvät. Ne kasvavat, tekevät yritysostoja, digitalisoituvat, yhdistävät toimittajia, laajentavat toiminta-alaansa ja uusivat sopimuksia, yleensä asteittain eikä yhden suuren muutoksen kautta. Ajan myötä liiketoiminta muuttuu, mutta mekanismi, jota käytetään toimittajien yhdenmukaisuuden varmistamiseen, pysyy usein kiinni alkuperäisessä suunnittelussaan.
Luokkia, joita ei ole tarkasteltu viime aikoina, pidetään edelleen kilpailukykyisinä, koska näkyviä häiriöitä ei ole ilmennyt. Automaattisesti uusittavia sopimuksia pidetään vakiintuneina. Pitkäaikaisia toimittajasuhteita pidetään yhdenmukaisina. Raportoinnissa vahvistetaan edelleen toimitusten vastaavuus sovittuihin parametreihin nähden, ja häiriöiden puuttuminen tulkitaan hallinnan osoitukseksi. Harvoin tarkastellaan sitä, heijastavatko alkuperäiset optimointipäätökset edelleen nykyisiä markkinaolosuhteita, hinnoitteludynamiikkaa ja strategisia painopisteitä. Kaupallinen ajautuminen ilmenee harvoin dramaattisena tapahtumana. Se ilmenee vähitellen sopimuksissa, jotka ovat poikenneet markkina-asemasta, laajuudessa, joka on laajentunut alkuperäisen hinnoittelulogiikan ulkopuolelle, ja palvelumalleissa, jotka eivät enää tue täysin organisaation nykyisiä tavoitteita. Koska hallinto toimii edelleen, nämä muutokset jäävät suurelta osin huomaamatta. Valvontakuilu on perittyjen optimointien ja nykyisen kaupallisen todellisuuden välinen ero. Sen kaventaminen vaatii järjestelmällistä uudelleenkalibrointia, ei siksi, että kustannusten hallinta olisi epäonnistunut, vaan siksi, että kerran saavutettu optimointi ei ole kestävää optimointia.
