När detaljhandelsboomen redan har avklingat, men kostnadsutvecklingen fortsätter att ta ut sin rätt

• När detaljhandelns nedgång redan är ett faktum, men kostnadsutvecklingen fortsätter att ta ut sin rätt

Det är i januari som många företag inser hur mycket försäljningskampanjen egentligen kostade. Du har precis kommit hem från en lång resa.

I flera veckor har du varit på språng utan avbrott: flyg, hotell, taxibilar, restauranger, biljetter, extra bagage… allt var en del av äventyret.

Men det är först när du kommer hem, sätter dig ner i lugn och ro och går igenom dina kreditkortskostnader som den stora överraskningen slår till:

Kostade det verkligen så mycket?

Något liknande inträffar varje år hos många företag inom detaljhandeln.

Under högsäsonger som Black Friday, julen eller intensiva försäljningskampanjer ligger hela fokuset på försäljning, orderhantering och att hålla verksamheten igång.

Men den verkliga effekten blir tydlig först när allt är över och kampanjens totala kostnad äntligen avslöjas.

Och det ögonblicket infaller oftast i januari.

Enligt en rapport från ERA Group brukar början av året inte vara någon lugn period efter försäljningstopparna. Tvärtom är det då många av de kostnader som gick obemärkt förbi under kampanjen börjar dyka upp.

Därför är det viktigt att komma fram till januari utan dessa ”dolda” avgifter.

Och det bästa sättet att göra det är att börja titta på dem redan innan kampanjen är slut.

• Det bagage du inte visste att du hade checkat in

När ett företag har passerat en period av högkonjunktur känns det ofta som om man har optimerat allt som går att optimera.

Du vet:

• Avtalen förhandlas fram.
• Leverantörerna har rationaliserats.
• Processerna är definierade.
• Men erfarenheten visar att vinstmarginalerna kan gå förlorade på grund av ett enda viktigt beslut.
• Det försvinner bland alla små utgifter som man inte lägger märke till.
• Eftersom företagen i själva verket oftast har de största kostnadsposterna under kontroll.
• Det är detaljerna som är problemet.
• Till exempel när:
• en leverantör justerar sina priser något;
• ett avtal som förnyas automatiskt med nya villkor.
• en tjänst som förblir aktiv även om den inte längre används.
• Det här händer oftare än man tror.
• Programvarulicenser med fler användare än nödvändigt.
• Telefonlinjer som fortfarande är aktiva trots att teamet inte längre är så stort.
• Tjänster som kontrakterats för en tillväxtperiod som redan är förbi.
• Och så här hamnar kostnaderna i skymundan utan att någon märker det.
• Det låter rimligt.

Sådana läckor är vanligare än man kan tro, eftersom organisationer under högsäsong prioriterar snabbhet och effektivitet.

När man har bråttom för att hinna med flyget händer det ibland att man inte ens tittar på kortläsaren som taxichauffören trycker upp framför ansiktet på en.

• Resans andra etapp: när återvändandet börjar

Det finns ett annat fenomen som förklarar varför januari blir en svår månad för marginalerna: avkastningen.

På marknader som USA beräknas varureturerna uppgå till cirka 850 miljarder dollar år 2025.

Medan november och december präglas av leveranser och försäljning, blir januari returernas månad.

Och det innebär något som ofta underskattas.

Returer är inte bara en fråga om kundservice.

De omfattar även:

• logistik
• lagerhantering
• extra fraktkostnad
• Kort sagt är det här driftskostnader som någon måste stå för.
• Resan är över.
• Men arbetet är inte klart än.

Och allt detta sker just när företagen försöker få ordning på sina lager, sitt kassaflöde och sin planering efter att aktiviteten nått sin topp.

Om jag ska uttrycka det i resenärstermer skulle jag säga att det är som att inse att man, efter en lång resa, fortfarande måste packa upp hela resväskan, tvätta kläderna och ordna om allt innan man kan återgå till sin vardag.

• Hur detaljhandelslogistiken förändras snabbare än många operativa modeller
• Vissa av de största aktörerna på marknaden förlitar sig inte längre enbart på traditionella transportföretag.
• Samtidigt träder nya logistikaktörer in på marknaden och ökar konkurrensen.
• Och det förändrar systemet fullständigt.
• Det förändrar också kundernas förväntningar.
• Idag är konsumenterna vana vid att få sina beställningar snabbt och smidigt.
• Eftersom det finns fler leverantörer. Fler leveranser. Fler paket som anländer varje dag.
• Det är därför som logistik och leverans har blivit en av de viktigaste faktorerna inom detaljhandeln.

De har börjat bygga upp egna distributions- och leveransnätverk, där de utnyttjar allt från egen infrastruktur till modeller som bygger på frilansande chaufförer.

Om företagen inte regelbundet ser över sina leveranslöften riskerar de att konkurrera på en marknad som redan styrs av andra regler.

Det är som att planera en resa med hjälp av en reseguide från 1983; staden har förändrats, och många av hotellen och restaurangerna på kartan finns inte längre.

• Den dolda avgiften på kortet – där många företag betalar mer utan att inse det
• Det finns en annan typ av kostnad som ofta förbises eftersom den inte syns i den dagliga verksamheten: betalningar.
• I fysiska butiker är transaktionerna oftast relativt enkla.
• Du drar kortet genom kortläsaren, och det är allt.
• Men inom e-handeln är det en helt annan historia.
• Det är inte något som verkar vara något större problem i vardagen.
• Men när detta multipliceras med tusentals eller miljontals transaktioner börjar det få en betydande inverkan på vinstmarginalerna.
• Och
• då inser man hur mycket man betalar för en kopp kaffe på flygplatsen.

Små fel i konfigurationen eller dataöverföringen kan leda till att ett företag får betala högre avgifter än nödvändigt för varje kortbetalning.

Det är som de där små resekostnaderna som verkar obetydliga tills man ser summan på kreditkortsräkningen.

• Varför resans mest avgörande ögonblick inte är när den börjar, utan när den utvärderas

Något jag vill dela med mig av är att januari, enligt min mening, inte borde vara en månad för återhämtning.

Det bör vara en månad för jämförelse.

Att jämföra det som planerades med det som faktiskt hände.

Och det är bara möjligt om man har gjort små justeringar under året för att undvika överraskningar i slutet av resan.

För det som gör en resa dyr är oftast inte biljetten eller hotellet.

Det brukar vara under kontroll

Det som verkligen driver upp kostnaderna är de små utgifterna: Det där kaffet. Den där flaskan vatten vid en turistattraktion. Den där taxiresan på två kvarter för att du kört vilse.

Något liknande händer på företag.

De som gör denna analys till en årlig vana har ett försprång gentemot konkurrenterna:

de upptäcker var marginalerna minskar innan problemet blir strukturellt.

• En sista tanke inför din nästa resa

De mest erfarna resenärerna vet något som företag skulle kunna tillämpa i sin kostnadsoptimeringsstrategi:

Hur lyckad en resa är mäts inte bara av hur den förlöper, utan också av hur detaljerna sköts när den är över.

För det är då man verkligen lär sig.

I slutändan handlar det om att hitta det lilla hålet som pengarna läcker ut genom. Och ofta är det hålet lättare att täppa till än man tror.

Tack för att du har läst så här långt.

Om du tyckte att den här artikeln var till hjälp skulle jag gärna höra vad du tycker eller få veta hur ni hanterar dessa kostnader på ditt företag.

Ha en trevlig dag!