Khi giám đốc tài chính (CFO) bị chất vấn về việc tối ưu hóa chi phí, câu trả lời thường rất thận trọng và tự tin. Doanh nghiệp đã tiến hành rà soát quy trình mua sắm, các hạng mục chính đã được đàm phán lại, các nhà cung cấp lâu năm ổn định và báo cáo cho thấy hiệu quả hoạt động nằm trong ngân sách. Từ góc độ đó, việc kiểm soát chi phí dường như đã được đảm bảo.
Trong nhiều trường hợp, sự tự tin đó là điều dễ hiểu. Khó khăn nằm ở chỗ sự đảm bảo đó thường dựa trên các cấu trúc quản trị được thiết kế từ nhiều năm trước, thường là dưới một mô hình hoạt động, bối cảnh nhà cung cấp hoặc hồ sơ lợi nhuận khác. Vào thời điểm đó, những cấu trúc đó có thể hoàn toàn phù hợp và vững chắc về mặt thương mại. Tuy nhiên, các tổ chức phát triển. Họ phát triển, mua lại, số hóa, hợp nhất nhà cung cấp, mở rộng phạm vi và gia hạn hợp đồng, thường là từng bước một chứ không phải thông qua một sự kiện chuyển đổi duy nhất. Theo thời gian, hoạt động kinh doanh thay đổi, nhưng cơ chế được sử dụng để xác thực sự phù hợp của nhà cung cấp thường vẫn bám vào thiết kế ban đầu của nó.
Các hạng mục chưa được xem xét gần đây được cho là vẫn cạnh tranh vì không có sự gián đoạn rõ rệt. Các hợp đồng tự động gia hạn được coi là đã hoàn tất. Mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp được đánh đồng với sự phù hợp. Báo cáo tiếp tục xác nhận việc thực hiện theo các thông số đã thỏa thuận, và việc không có nhiễu loạn trở thành bằng chứng của sự kiểm soát. Điều hiếm khi được xem xét là liệu những quyết định tối ưu hóa ban đầu đó có còn phản ánh điều kiện thị trường hiện tại, động lực giá cả và các ưu tiên chiến lược hay không. Sự lệch hướng thương mại hiếm khi xuất hiện như một sự kiện đột ngột. Nó xuất hiện dần dần trong các hợp đồng đã đi chệch khỏi vị thế thị trường, trong phạm vi đã mở rộng vượt ra ngoài logic định giá ban đầu và trong các mô hình dịch vụ không còn hỗ trợ đầy đủ các mục tiêu hiện tại của tổ chức. Bởi vì quản trị vẫn tiếp tục hoạt động, những thay đổi này phần lớn vẫn không được nhìn thấy. Khoảng cách giám sát là khoảng cách giữa sự tối ưu hóa được kế thừa và thực tế thương mại hiện tại. Thu hẹp khoảng cách này đòi hỏi sự điều chỉnh lại có cấu trúc, không phải vì quản lý chi phí đã thất bại, mà vì sự tối ưu hóa đạt được một lần không phải là sự tối ưu hóa bền vững.
