Tập đoàn ERA Group giúp tổ chức Catholic Charities of Denver sử dụng hàng triệu đô la cho sứ mệnh của mình.

Khách hàng

Tổ chức Catholic Charities of Denver cung cấp nơi trú ẩn, thức ăn, nhà ở, giáo dục, tư vấn và hỗ trợ khẩn cấp cũng như các dịch vụ thiết yếu cho người dân ở Bắc Colorado.

Là một trong những chi nhánh lớn nhất trong số 167 chi nhánh của tổ chức Catholic Charities trên khắp Hoa Kỳ, Catholic Charities of Denver tập trung vào nhiều lĩnh vực hoạt động: bao gồm nhà ở giá rẻ; giáo dục mầm non; cũng như các dịch vụ về nơi trú ẩn, phụ nữ, người cao tuổi, gia đình, thân nhân, giáo xứ, cộng đồng và tư vấn.

Trong năm qua, CCD đã phục vụ hơn 53.000 người, cung cấp hơn 125.000 đêm trú ẩn và phục vụ 400.000 bữa ăn. Tổ chức này hoạt động với ngân sách hàng năm là 60 triệu đô la và khoảng 600 nhân viên.

Thử thách

Việc thiếu nguồn nhân lực nội bộ tập trung và các phương thức mua sắm bên ngoài đã cản trở CCD mở rộng quy mô dịch vụ, hợp nhất nhà cung cấp, tăng hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

Bộ phận nhà ở của CCD (Archdiocesan Housing, Inc (“AHI”)) chiếm khoảng một nửa tổng số dịch vụ mà tổ chức cung cấp mỗi năm. AHI quản lý 30 khu nhà với 1.700 căn hộ phục vụ khoảng 3.500 cư dân. Quản lý cơ sở vật chất là một trong những khoản chi phí quan trọng của bộ phận này và sử dụng nhiều nguồn lực nội bộ, bao gồm kỹ thuật viên bảo trì, nhân viên vệ sinh, người trông coi, người giúp việc và những người khác. Tổ chức này cũng hợp tác với hàng trăm nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài để thực hiện các dịch vụ bảo trì liên quan đến bất động sản.

Giống như nhiều tổ chức phi lợi nhuận khác, CCD hoạt động mà không có bộ phận mua sắm tập trung, bộ phận này xem xét toàn bộ tổ chức để tìm cách tận dụng quy mô, việc hợp nhất nhà cung cấp và sức mua để tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả và chất lượng dịch vụ. Giám đốc tài chính Phil Vottiero biết rằng Catholic Charities of Denver sẽ được hưởng lợi từ một bộ phận như vậy, nhưng ông nhận ra rằng bộ phận này có thể cần phải đến từ bên ngoài tổ chức.

Giải pháp

ERA đã tạo ra một mô hình quản lý cơ sở vật chất nội bộ kết hợp để giám sát các nhà cung cấp và nhân công nội bộ đồng thời duy trì các tiêu chuẩn dịch vụ nghiêm ngặt.

Vào cuối năm 2020, Vottiero đã mời ERA Group tham gia. Nhiệm vụ của ERA Group là xem xét toàn bộ chi tiêu của cơ quan và tạo ra các quy trình làm việc khác nhau cho phép CCD đánh giá chi tiêu của mình trên nhiều lĩnh vực, trong đó nhà ở là lĩnh vực quan trọng nhất.

“Việc có một chuyên gia như ERA tham gia và đưa ra quan điểm độc lập, một đánh giá riêng biệt, cho phép chúng tôi xem xét cách thức chi tiêu đang được thực hiện và những cơ hội chúng tôi đã bỏ lỡ — điều mà chúng tôi sẽ không bao giờ có thể tự mình đạt được.” — Phil Vottiero, Giám đốc tài chính, Tổ chức từ thiện Công giáo Denver

Tập đoàn ERA nhận thấy việc giảm chi tiêu cho các nhà cung cấp bên thứ ba chỉ là một phần của cơ hội. Bên cạnh việc lập kế hoạch quản lý nhà cung cấp tốt hơn, họ cũng quyết định xem xét lại lực lượng lao động nội bộ của CCD để tạo ra tác động thực sự.

CCD hoàn toàn cam kết đối xử công bằng với những người mà họ tuyển dụng, vì vậy việc thuê ngoài cho bên thứ ba chưa bao giờ nằm ​​trong kế hoạch. Họ cũng kiên quyết duy trì mức độ dịch vụ rất cao mà cư dân của họ đã quen thuộc.

ERA đã xây dựng một mô hình lai cho tổ chức — một “dự án cơ sở vật chất tích hợp” — theo đó việc sử dụng nhân viên sẽ được tối đa hóa trên toàn cơ quan và việc quản lý nhà cung cấp sẽ được tập trung vào một nhà quản lý cơ sở vật chất tích hợp bên thứ ba (“IFM”). Không có nhân viên nào sẽ bị sa thải hoặc mất việc.

Khi có sự thay đổi nhân sự, IFM (Independent Functional Management) phối hợp với CCD (Customer Development Development) sẽ đánh giá vị trí và xác định xem vai trò đó cần được thay thế hay chỉ cần bổ sung bằng giờ làm việc do IFM cung cấp. Kế hoạch dài hạn này tôn trọng tất cả các cam kết của tổ chức đối với nhân viên, đồng thời cho phép một mô hình hiệu quả và tiết kiệm chi phí hơn theo thời gian.

ERA đã hỗ trợ tuyển dụng người quản lý cơ sở vật chất tích hợp phù hợp để xử lý tất cả các hoạt động bảo trì hàng ngày với cả nhân viên và nhà cung cấp, cũng như quản lý các dự án chi phí đầu tư.

“Đây là một chương trình tiết kiệm đang phát triển vì chúng tôi có một yếu tố năng động — con người — mà chúng tôi đang cố gắng điều chỉnh lại để có thể bắt đầu đạt được một số khoản tiết kiệm lớn hơn. ERA đã xem xét vấn đề này theo một cách độc đáo. Chúng tôi đang thấy được hiệu quả có thể đạt được như thế nào, cũng như việc sắp xếp lại trách nhiệm công việc và khả năng xem xét trên nhiều bất động sản và thực thể kinh doanh có thể định hình lại bức tranh. Tôi chưa bao giờ có thể làm được điều đó trước đây.” — Phil Vottiero, Giám đốc Tài chính, Tổ chức Từ thiện Công giáo Denver

Kết quả

CCD đang ở vị thế có thể đạt được hiệu quả tối đa và tiết kiệm hơn 30% mỗi năm chỉ riêng trong lĩnh vực nhà ở, điều này thúc đẩy họ đề nghị ERA mở rộng phạm vi hoạt động trên toàn tổ chức.

Theo yêu cầu của Vottiero, ERA đã tạo ra một chương trình tổng thể nhằm phối hợp giữa tất cả các bộ để đạt được hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

“Nếu chúng ta không quản lý những gì mình được ban cho một cách khôn ngoan, vượt quá mức lãng phí tiền bạc, nguồn lực và năng lượng, chúng ta đang đi ngược lại với sứ mệnh mà chúng ta được kêu gọi thực hiện, đó là đón nhận những gì mình được ban cho và sử dụng nó một cách hiệu quả tối đa.” — Phil Vottiero, Giám đốc Tài chính, Tổ chức Từ thiện Công giáo Denver

Mỗi đô la mà CCD tiết kiệm được cho phép họ hỗ trợ nhiều người có hoàn cảnh khó khăn hơn trong các hoạt động của mình. Chỉ riêng thông qua dự án cơ sở vật chất tích hợp, Tổ chức Từ thiện Công giáo Denver (Catholic Charities of Denver) có thể tiết kiệm được hơn 30 triệu đô la trong vòng 10 năm.

Tổng số tiền tiết kiệm hàng năm: 1.116.000 đô la

• IFM: 620.000 đô la
• Chi phí bảo trì/sửa chữa: 116.000 đô la
• Dịch vụ ăn uống: 103.600 đô la
• Viễn thông: 93.600 đô la
• Quản lý chất thải: 56.700 đô la
• Vật tư văn phòng và vệ sinh: 54.000 đô la
• Năng lượng/tiện ích: 30.700 đô la
• Công nghệ thông tin: 30.000 đô la
• In ấn và quảng cáo: 11.400 đô la

“ERA là một đối tác, chứ không phải là một nhà cung cấp. Tôi không thể nhấn mạnh điều đó hơn nữa. Tất cả chúng ta đều đã từng làm việc với nhiều nhà tư vấn và nhà thầu, và có rất nhiều người trong số họ tạo ra nhiều việc hơn là giải quyết vấn đề. Điều mà ERA đã làm ngay từ đầu là tạo ra một mô hình dễ thực hiện, không gây gánh nặng cho bất kỳ cá nhân hay bộ phận nào, và cho phép chúng tôi tiến lên trên nhiều dự án khác nhau. ERA đã mang đến cho chúng tôi một cơ hội lớn để thúc đẩy sứ mệnh của mình bằng cách tận dụng các nguồn lực hiện có và cho phép chúng tôi tái đầu tư khoản tiết kiệm vào các chương trình có tác động cao hơn.” — Phil Vottiero, Giám đốc Tài chính, Tổ chức Từ thiện Công giáo Denver