Når det gjelder å kutte kostnader, kan det å innta en alternativ tankegang føre til andre resultater.
Hvis vi spurte oss selv: Hva ville jeg gjort hvis jeg var eieren av selskapet ? ville vi garantert kommet opp med alle slags mulige svar, ideer og prosjekter – ikke bare for oss selv, men for alle ledere og toppledere i selskapet. En generell tilnærming til å implementere denne tankegangen kan innebære å vurdere to strategier:
1. Ta i bruk «bedriftseiertankegangen»
2. Etabler et «sentralt utgiftskontrolltårn»
1. Ta i bruk bedriftseiertankegangen
Ansatte i hele organisasjonen kan ta i bruk bedriftseiertankegangen for å kontrollere utgifter og generere en umiddelbar og effektiv innvirkning.
Denne tankegangen innebærer å stadig evaluere det totale sparepotensialet bak hver utgiftskategori og stadig spørre: «Hvorfor gjør vi alltid det vi gjør?» «Hva ville jeg gjort hvis jeg var eier eller investor i denne virksomheten?»
For å innprente bedriftseier-tankegangen, må administrerende direktør sees på som selskapets endringsleder, ansvarlig for å utløse en radikal nytenkning av driftsmodellen, lede både i handling og ord, og utføre en rekke operative handlinger som demonstrerer deres forpliktelse til å transformere hele organisasjonen.
Eksempler:
– Delta aktivt i teammøter om kostnadsreduksjon og bidra til å akselerere beslutningstakingen.
– Innprente prinsippet om at enhver kontrakt må vurderes gjennom en investor-eiers linse.
– Definere og bli enige om mål med ledere og interessenter, og bli insentiver til å nå dem.
– Vurder behovene på nytt og forutsi etterspørselen på nytt.
– Gjennomgå åpne bestillinger og gjenoppta forhandlinger om alle eksisterende kontrakter.
– Kommuniser fremdriften i transformasjonen og gjenta ofte en personlig forpliktelse til programmet overfor organisasjonen.
2. Etabler et «kostnadskontrolltårn»
Et «kostnadskontrolltårn» er en sentralisert måte å håndtere indirekte eller «ikke-kjerne»-utgifter på. Det er her tankegangen bør skifte fra « jeg vil bruke hver eneste krone i budsjettet mitt » til « jeg har ikke noe budsjett og vil bare bruke penger når det er kritisk ».
Bedriftsledere kan for eksempel bruke utgiftskontrolltårnet til å overvåke fremdriften i initiativene sine på følgende måte:
– Effektiviser leverandørdatabasen og spør: «Hvorfor finnes historiske leverandører?» og fokuser på de som kan sees på som «partnere» i dagens situasjon.
– Stopp alle «bare i tilfelle»-utgifter og «kjekt å ha»-utgifter, som anskaffelse av ny teknologi, reklame- og deltakelsesreiser, markedsførings- og sponsorkostnader, og kjøp av forsikringer med høyere dekning, osv.
– Effektiviser utgifter som «vi alltid har hatt», som for eksempel representasjonsutgifter for ansatte og ledere, bedriftsbetalte mobiltelefoner eller bedriftseide kjøretøy.
– Analyser for å eliminere, reforhandle eller vurdere om alle kontraktører som anses som «nødvendige» – som profesjonelle tjenester, abonnementer, konsulenter, coacher osv. – faktisk er nyttige.
– Gjør kostnadsoptimalisering til en prioritet for hele det administrative teamet.
Vår erfaring er at implementering av et utgiftskontrolltårn vanligvis gir besparelser på 15 til 30 % i indirekte utgifter i løpet av de første månedene av implementeringen.
Et praktisk eksempel
Vi samarbeidet med JCDecaux, et selskap i reklamebransjen, som har en flåte på hundrevis av firmabiler til personlig bruk som ansatte bruker til å reise og vedlikeholde de mange kjente busskurene i kjøpesentre og andre offentlige rom. Ved å optimalisere retningslinjer, reforhandle kontrakter med leverandører og vurdere spesifikke behov, resulterte initiativet for kjøretøyrasjonalisering i en vedvarende årlig kostnadsreduksjon på 16 % og implementering av KPI-er for å overvåke og opprettholde disse forbedringene.
