Tập đoàn ERA Group giúp tổ chức Catholic Charities of Denver sử dụng hàng triệu đô la cho sứ mệnh của mình.

The Client

Catholic Charities of Denver shelters, feeds, houses, educates, counsels, and provides emergency assistance and critical services to people in Northern Colorado. As one of the largest of Catholic Charities’ 167 chapters across the United States, Catholic Charities of Denver’s work focuses on a wide spectrum of ministries: including affordable housing; early childhood education; as well as shelter, women, senior, family, kinship, parish, community, and counseling services.

Trong năm qua, CCD đã phục vụ hơn 53.000 người, cung cấp hơn 125.000 đêm trú ẩn và phục vụ 400.000 bữa ăn. Tổ chức này hoạt động với ngân sách hàng năm là 60 triệu đô la và khoảng 600 nhân viên.

Thử thách

Việc thiếu nguồn nhân lực nội bộ tập trung và các phương thức mua sắm bên ngoài đã cản trở CCD mở rộng quy mô dịch vụ, hợp nhất nhà cung cấp, tăng hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

Bộ phận nhà ở của CCD (Archdiocesan Housing, Inc (“AHI”)) chiếm khoảng một nửa tổng số dịch vụ mà tổ chức cung cấp mỗi năm. AHI quản lý 30 khu nhà với 1.700 căn hộ phục vụ khoảng 3.500 cư dân. Quản lý cơ sở vật chất là một trong những khoản chi phí quan trọng của bộ phận này và sử dụng nhiều nguồn lực nội bộ, bao gồm kỹ thuật viên bảo trì, nhân viên vệ sinh, người trông coi, người giúp việc và những người khác. Tổ chức này cũng hợp tác với hàng trăm nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài để thực hiện các dịch vụ bảo trì liên quan đến bất động sản.

Like many nonprofits, CCD operates without a centralized procurement function that looks across the entirety of the organization and see where scale, vendor consolidation, and buying power could be employed to save money and increase efficiency and services. CFO Phil Vottiero knew Catholic Charities of Denver would benefit from such a function, but he realized it might need to come from outside the organization.

Giải pháp

ERA đã tạo ra một mô hình quản lý cơ sở vật chất nội bộ kết hợp để giám sát các nhà cung cấp và nhân công nội bộ đồng thời duy trì các tiêu chuẩn dịch vụ nghiêm ngặt.

In late 2020, Vottiero brought in ERA Group. ERA Group's charge was to look at the totality of agency spending and create different workflows allowing CCD to evaluate its spending across many areas, with housing chief among them.

“To have an expert such as ERA come in and be that independent viewpoint, that separate review, allowed us to take a look at how spending was being done and where we were missing opportunities—something we would never have been able to achieve on our own,” says Phil Votterio.

Tập đoàn ERA nhận thấy việc giảm chi tiêu cho các nhà cung cấp bên thứ ba chỉ là một phần của cơ hội. Bên cạnh việc lập kế hoạch quản lý nhà cung cấp tốt hơn, họ cũng quyết định xem xét lại lực lượng lao động nội bộ của CCD để tạo ra tác động thực sự.

CCD hoàn toàn cam kết đối xử công bằng với những người mà họ tuyển dụng, vì vậy việc thuê ngoài cho bên thứ ba chưa bao giờ nằm ​​trong kế hoạch. Họ cũng kiên quyết duy trì mức độ dịch vụ rất cao mà cư dân của họ đã quen thuộc.

ERA đã xây dựng một mô hình lai cho tổ chức — một “dự án cơ sở vật chất tích hợp” — theo đó việc sử dụng nhân viên sẽ được tối đa hóa trên toàn cơ quan và việc quản lý nhà cung cấp sẽ được tập trung vào một nhà quản lý cơ sở vật chất tích hợp bên thứ ba (“IFM”). Không có nhân viên nào sẽ bị sa thải hoặc mất việc.

As turnover occurs – the IFM – in coordination with CCD will evaluate the position and determines whether such a role needs to be replaced or simply supplemented with service hours provided by the IFM. This long-range plan honored all the organization’s commitments to staff while allowing for a much more efficient and cost-effective model over time.

ERA đã hỗ trợ tuyển dụng người quản lý cơ sở vật chất tích hợp phù hợp để xử lý tất cả các hoạt động bảo trì hàng ngày với cả nhân viên và nhà cung cấp, cũng như quản lý các dự án chi phí đầu tư.

“It is an evolving savings program because we’ve got a dynamic component —people—that we’re trying to recalibrate so we can start to achieve some of these greater savings," says Vottiero. "ERA has been looking at this in a unique way. We’re seeing how there’s an efficiency gain to be had, as well as how repositioning job responsibilities and being able to look across properties and business entities can recast the picture. I’d never been able to do that before.”

Kết quả

CCD đang ở vị thế có thể đạt được hiệu quả tối đa và tiết kiệm hơn 30% mỗi năm chỉ riêng trong lĩnh vực nhà ở, điều này thúc đẩy họ đề nghị ERA mở rộng phạm vi hoạt động trên toàn tổ chức.

Theo yêu cầu của Vottiero, ERA đã tạo ra một chương trình tổng thể nhằm phối hợp giữa tất cả các bộ để đạt được hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

“If we do not steward what we are given judiciously, beyond wasting money, resources and energy, we are running counter to what we’re called to do, which is to take what we’re given and utilize it at its maximum efficiency,” says Vottiero.

Mỗi đô la mà CCD tiết kiệm được cho phép họ hỗ trợ nhiều người có hoàn cảnh khó khăn hơn trong các hoạt động của mình. Chỉ riêng thông qua dự án cơ sở vật chất tích hợp, Tổ chức Từ thiện Công giáo Denver (Catholic Charities of Denver) có thể tiết kiệm được hơn 30 triệu đô la trong vòng 10 năm.

“ERA is a partner, not a vendor,” Vottiero says. “I can’t emphasize that enough. We’ve all worked with many consultants and contractors in our day, and there are more than many that create more work than they solve. What ERA did from the outset was to create a model that was easy to follow, did not burden any one individual or area, and allowed us to move forward across a wide array of projects.”

“ERA provided us a huge opportunity to further our mission by taking the resources we have been given and allowing us to redeploy savings into additional high-impact programming.”

"If we do not steward what we are given judiciously, beyond wasting money, resources and energy, we are running counter to what we’re called to do, which is to take what we’re given and utilize it at its maximum efficiency." [Phil Votterio, CFO of Catholic Charities of Denver]