Giáo dục không thỏa hiệp: Viện Chisholm đã tiết kiệm được 2,25 triệu đô la như thế nào nhờ ERA Group

Chi phí tăng cao, doanh thu giảm sút

Ngành giáo dục và đào tạo nghề của Úc, bao gồm cả Học viện Chisholm, đang phải đối mặt với thách thức tài chính nghiêm trọng. Sự sụt giảm doanh thu từ sinh viên quốc tế và sự không chắc chắn về nguồn tài trợ của chính phủ đã tạo ra nhu cầu cấp thiết về các giải pháp quản lý chi phí.

Ví dụ, Viện đang gặp khó khăn trong việc quản lý chi phí điện nước và viễn thông ngày càng tăng, chiếm một phần đáng kể ngân sách của họ.

Đồng thời, chi phí vận hành cũng tăng cao. Từ tiền điện nước đến chi phí in ấn, từ vật tư vệ sinh đến chi phí viễn thông, chi phí hoạt động hàng ngày của nhiều cơ sở đang làm suy yếu sự ổn định tài chính.

Ban quản trị đã đưa ra chỉ thị rõ ràng: tăng cường khả năng tự chủ tài chính. Đối với Giám đốc tài chính mới được bổ nhiệm, cần phải có sự đảm bảo ngay lập tức, cùng với chuyên môn để xem xét các khoản chi tiêu thuộc các hạng mục mà các nhóm nội bộ thiếu cả thời gian và năng lực để giải quyết triệt để.

Đó là lúc Chisholm tìm đến ERA Group.

Chi phí ẩn giấu ngay trước mắt

Chi phí gián tiếp của Chisholm được phân bổ vào chín hạng mục - điện, viễn thông, khí công nghiệp, vật tư vệ sinh, đồng phục và thiết bị bảo hộ cá nhân, sao chụp tài liệu, văn phòng phẩm, quản lý hồ sơ và đi lại.

Nhìn bề ngoài, mọi thứ dường như đều ổn. Nhưng nếu không có hệ thống so sánh hiệu quả hoạt động, những bất thường trong giá cả của nhà cung cấp, các hợp đồng rời rạc và sự thiếu hiệu quả trong các nền tảng công nghệ đã dẫn đến tình trạng chi tiêu vượt mức ngầm, làm hao hụt ngân sách.

Thách thức đặt ra gồm hai khía cạnh:

• Đạt được hiệu quả tiết kiệm chi phí nhanh chóng và đáng kể.
• Tăng cường các quy trình và thỏa thuận với nhà cung cấp để bảo vệ chất lượng dịch vụ và đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục.

Biến sự thấu hiểu thành hành động

Đội ngũ của ERA Group, do chuyên gia tư vấn chính Tim Woods dẫn đầu, đã thực hiện phân tích toàn diện các hạng mục chi phí chính, thể hiện phương pháp tiếp cận kỹ lưỡng và chuyên môn của họ trong quản lý chi phí.

Dữ liệu và so sánh chuẩn: Giá cả và điều khoản hợp đồng của nhà cung cấp được so sánh với các chuẩn mực thị trường, qua đó phát hiện ra những thiếu sót và sự không nhất quán.

Công nghệ và quy trình: ERA đã xác định các hệ thống và nền tảng lỗi thời làm hạn chế tính minh bạch và tuân thủ.

Tối ưu hóa nhà cung cấp: Các hợp đồng được tinh giản, các nhà cung cấp được hợp nhất và các điều khoản được đàm phán lại để nâng cao khả năng cạnh tranh và chất lượng.

Trách nhiệm xã hội doanh nghiệp và tính liên tục: Trong các lĩnh vực nhạy cảm như đồng phục và thiết bị bảo hộ cá nhân, ERA đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn của tổ chức đồng thời mang lại giá trị tốt hơn.

Một thách thức đặc biệt phức tạp xuất hiện trong lĩnh vực viễn thông và tiện ích. Các hợp đồng cũ rải rác trên nhiều cơ sở khiến chi phí trở nên khó minh bạch và khó quản lý. ERA đã hợp nhất các thỏa thuận, đưa ra cấu trúc rõ ràng hơn và đàm phán các điều khoản thuận lợi hơn. Kết quả không chỉ là tiết kiệm chi phí mà còn đơn giản hóa việc quản lý cho Giám đốc tài chính và nhóm mua sắm.

Xuyên suốt dự án, ERA đã gánh vác các quá trình chuyển đổi hoạt động. Bằng cách trực tiếp quản lý việc hợp tác với nhà cung cấp và chuyển giao hợp đồng, dự án yêu cầu sự tham gia tối thiểu từ ban quản lý và nhân viên của Chisholm — một yếu tố quan trọng để duy trì sự tập trung vào việc cung cấp giáo dục. Giám đốc tài chính và nhóm mua sắm đã đóng vai trò chủ chốt trong quá trình này, cung cấp những hiểu biết và phản hồi có giá trị.

Tiết kiệm được 2,25 triệu đô la, giảm trung bình hơn 30%.

ERA mang lại mức tiết kiệm trung bình hơn 30% trên chín hạng mục, tương đương với 2,25 triệu đô la tiết kiệm hàng năm.

Kết quả chi tiết bao gồm:

• Giảm giá lên đến 55% ở một số mặt hàng.
• Kết quả khiêm tốn hơn nhưng vẫn có ý nghĩa, đạt 15% ở các trường hợp khác.
• Một nền tảng chi phí tổng thể vững mạnh và bền vững hơn, được xác minh trong hơn 24 tháng thông qua hoạt động giám sát của ERA.

“Chúng tôi cũng đã có thể giới thiệu các quy trình tốt hơn, chất lượng nguồn cung, thỏa thuận với nhà cung cấp và nền tảng công nghệ cho hầu hết mọi hạng mục chi phí. Tất cả những điều này được thực hiện với sự tham gia tối thiểu của ban quản lý và nhân viên của họ, giúp quá trình này trở nên dễ dàng hơn.” — Tim Woods, Chuyên gia tư vấn chính, ERA Group

Các giải pháp của ERA không chỉ mang lại những khoản tiết kiệm đáng kể mà còn cung cấp một thứ ít hữu hình hơn nhưng có giá trị không kém: sự đảm bảo. Giám đốc tài chính và Hội đồng quản trị giờ đây đã tự tin rằng chi phí được hiểu rõ, kiểm soát và quản lý một cách chiến lược, giúp họ giảm bớt gánh nặng về sự không chắc chắn tài chính và mang lại cảm giác an toàn.

Giá trị lâu dài: Sự đảm bảo, không chỉ là tiết kiệm

Vai trò liên tục của ERA là minh chứng cho cam kết của chúng tôi đối với sự vững mạnh về tài chính của Chisholm. Bằng cách giám sát hiệu suất của nhà cung cấp, xác nhận các khoản tiết kiệm và báo cáo cho ban lãnh đạo, ERA đảm bảo Chisholm duy trì được sự vững mạnh về tài chính bất chấp những bất ổn bên ngoài, mang lại cảm giác an toàn và củng cố niềm tin vào tương lai của Viện.

Dự án này cũng giúp ban quản lý cấp cao tập trung vào sứ mệnh cốt lõi của Chisholm - cung cấp nền giáo dục chất lượng cao - thay vì bị sa lầy vào việc kiểm soát chi phí, mang lại cảm giác nhẹ nhõm và an tâm về tương lai của Học viện.

Sự chuyển đổi này bao gồm:

• Tăng cường khả năng tự chủ tài chính.
• Cải thiện tính minh bạch và sự tuân thủ của nhà cung cấp.
• Đơn giản hóa quy trình và giảm bớt gánh nặng hành chính.
• Đảm bảo chất lượng dịch vụ đồng thời mang lại khoản tiết kiệm đáng kể.

“Ngoài việc tiết kiệm chi phí, lợi ích quan trọng nhất là sự an tâm - biết rằng chi phí được hiểu rõ, kiểm soát và quản lý một cách chiến lược.” — Ban lãnh đạo Viện Chisholm

Đầu tư vào giáo dục bằng cách kiểm soát chi phí

Đối với Viện Chisholm, sự hợp tác với ERA đã chứng minh rằng việc tiết kiệm chi phí và chất lượng giáo dục có thể cùng tồn tại. Bằng cách giải quyết các chi phí gián tiếp một cách chiến lược, ERA đã giúp tiết kiệm hàng triệu đô la mỗi năm đồng thời củng cố các quy trình cho dài hạn.

Với khoản tiết kiệm được là 2,25 triệu đô la, tương đương mức giảm trung bình hơn 30%, và sự tự tin hơn vào ban lãnh đạo, Viện giờ đây có thể dành nhiều nguồn lực hơn cho sinh viên và sứ mệnh của mình.

Đối với các nhà lãnh đạo giáo dục đang phải đối mặt với những áp lực tương tự, bài học rất rõ ràng: những cơ hội tiềm ẩn tồn tại trong mọi tổ chức. ERA tìm ra chúng, nắm bắt chúng và đảm bảo chúng bền vững.