İkinci çeyreğe yaklaşırken, odak noktamız çeşitli sektörlerde birinci çeyrek raporlaması için rapor ve verileri derlemeye kayıyor.
Aşağıda, geçtiğimiz ayın başlıca çıktıları ve faaliyetlerine ilişkin bir özet yer almaktadır.
Okul Yemek Hizmetleri ve Bütçe Takibi
Okul müşterilerimiz için; dikkatler ve hazırlıklar, gıda alımlarının mali performansı hakkında değerli bilgiler sunan ilk çeyrek gıda ve yemek hizmetleri raporlarına yönelmeye başlıyor.
Bu okullar takvim yılı bazında bütçeyle çalıştıkları için, bu ilk rapor, tüm yıla ilişkin en son tahminler (LE) de dahil olmak üzere, bütçeye göre nasıl bir seyir izlediklerine dair önemli bir ilk fikir vermektedir. Bu raporlama, eğilimleri tespit etmemize yardımcı olur ve dikkat edilmesi gereken alanları ortaya koyar.
Bu, maliyetlerin yönetilmesine yardımcı olmak için hayati öneme sahip bir unsurdur.
Yaşlı Bakım Tesisleri Üç Aylık Raporlama (Q30)
Şu anda, bir yaşlı bakım merkezi müşterisi için 30. çeyrek raporunu sunum amacıyla son halini veriyoruz. Bu rapor, çeyreklik tasarrufları ayrıntılı olarak ortaya koyuyor; satın alma eğilimlerini analiz ediyor; sözleşme şartlarına aykırı fiyat farklılıkları gibi istisnaları tespit ediyor; ve düzeltici önlemler için öneriler ve tavsiyelerde bulunuyor.
Bu raporların yüz yüze sunumları, ilginç ve derinlemesine tartışmaların ortaya çıkmasını sağlıyor; bu da stratejik karar alma sürecine katkıda bulunuyor ve iç raporlamaya veri sağlıyor. Bu raporları 30 çeyrektir hazırlıyor olsak da, maliyet tasarrufu fırsatlarını keşfetmeye devam ediyoruz.
Rapor finans ekibine sunulduktan sonra, baş aşçı ile de görüşerek durum hakkında onu bilgilendiriyoruz.
Yaşlı Bakım Tesisi İhale Dosyası Hazırlığı
Tedarikçi düzenlemelerindeki değişikliklere istinaden; söz konusu yaşlı bakım merkezi, gıda tedarikinde daha fazla maliyet tasarrufu fırsatlarını belirlemek amacıyla tüm gıda kategorilerine yönelik kapsamlı bir piyasa incelemesi talep etmiştir. Değişen piyasa koşulları ve son piyasa araştırmasından bu yana geçen süre göz önüne alındığında; şu an bu inceleme için uygun bir zamandır. Bu nedenle; seçilen tedarikçilere gönderilmek üzere ihale belgelerinin hazırlanmasına başlıyoruz.
Yeni Endüstriyel Sarf Malzemeleri Kategorisi Projeleri
Yeni anlaşma imzaladığımız bir müşteri, daha kapsamlı bir maliyet yönetimi girişiminin parçası olarak iki endüstriyel kategoride tasarruf olanakları belirlememiz için bize görev verdi. İlk adım, ilgili tüm tedarikçileri tespit etmek üzere müşterinin son 12 aylık genel muhasebe verilerini incelemek; bu çalışma, başlangıç noktası olarak oldukça ilginç genel nitelikteki içgörüler sunuyor.
300'den fazla tedarikçinin dahil olduğu bu süreçte, veri toplama çalışması oldukça kapsamlı olacak; ilk etapta çok sayıda PDF faturadan önemli bilgilerin Excel'e aktarılması, ardından da Power BI'ye aktarılması gerekecek. İş yükü ne kadar zorlu olursa olsun, kapsamlı bir maliyet analizi yapabilmek için bu başlangıç aşaması hayati önem taşıyor.
Maliyet Yönetiminde İzlemenin Önemi
Geçtiğimiz ayın çalışmalarının büyük bir bölümünü oluşturan izleme aşamasına geri dönersek; bir projenin bu aşaması, analiz ve ihale aşamaları kadar –hatta belki de onlardan daha fazla– önemlidir. Daha önce yapılan tüm yoğun çalışmaların meyvesini verdiğinden ve sürdürülebilir olduğundan emin olduğumuz nokta işte burasıdır. ERA Group’ta izleme aşaması 3 yıla kadar sürer. Ayrıca, bu aşamada ek içgörüler ve karşılaştırmalı değerlendirmeler gerçekten devreye girmeye başlar.
Geçtiğimiz ayın çalışmalarının büyük bir bölümünü oluşturan izleme aşamasına geri dönersek; bir projenin izleme aşaması, analiz ve ihale aşamaları kadar, hatta belki de onlardan daha da önemlidir.
Sürekli izleme, müşterilerin üzerinde anlaşılan fiyat ve hizmetleri aldığından emin olunmasını sağlarken, müşteri ile tedarikçiler arasında ortaya çıkabilecek sorunları da çözüme kavuşturur. Geçmişte ortaya çıkan sorunlara ilişkin bazı örnekler şunlardır:
- Tedarikçi, üç aylık inceleme sırasında fark edilen hatalı bir fiyat dosyası yüklemiş; aksi takdirde bu durum fark edilmeyebilirdi.
- Sözleşmeye dahil olan kalemler, yanlışlıkla sözleşme kalemleri sepetinden çıkarılmış ve sözleşme dışı, önemli ölçüde daha yüksek ücretler üzerinden faturalandırılmış; bu da zaman içinde önemli miktarda fazla ödeme yapılmasına yol açmıştır.
Tüm tarafların en iyi niyetine rağmen hatalar kaçınılmazdır.
ERA Group’un Performansa Dayalı Ücret Yapısı
ERA Group’un fiili ücretinin belirlendiği dönem de bu üç aylık raporlama aşamalarıdır. Projenin başlangıcında ücret yapısı, tasarrufların belirli bir yüzdesi olarak kararlaştırılırken; fiili ödemeler, üç aylık raporlama dönemi boyunca hesaplanan fiili tasarruflar temel alınarak hesaplanmaya başlar.
Geleneksel danışmanlık modellerinden farklı olarak; bizim yaklaşımımız, ödemelerin proje süresine yayılmasını öngörmektedir. Bu, gerçekleştirilen tasarruflar sayesinde projenin kendi kendini finanse etmesini sağlarken, müşterinin nakit akışına en az düzeyde etki etmesini garanti eder. Elbette; tasarruf sağlanamazsa ücret de alınmaz ve proje bu aşamaya hiç gelmez.
Önümüzdeki aylarda veri toplama, analiz, uygulama ve izleme aşamalarına ilerledikçe, sizlerle yeni gelişmeleri paylaşmayı sabırsızlıkla bekliyorum.
