At optimere til en almindelig dag vil ikke redde dig på en kritisk dag

• [billedtekst id="attachment_6361" align="alignnone" width="559"]

• Diari Catalunya[/billedtekst]
• At optimere til normale dage vil ikke spare dig for udgifter på kritiske dage
• Hvad blokaden af Barcelonas havn lærer os om, hvordan vi optimerer omkostningerne, når alt kører på skinner: I et professionelt køkken virker alting enkelt, når serveringen kører på skinner.

Bestillingerne kommer ind. Retterne serveres. Personalet arbejder næsten uden at sige et ord. Alle ved, hvad de skal gøre.

Men den følelse af flydende overgange er ikke nogen tilfældighed.

Det afhænger af, hvordan køkkenet er indrettet.

Om, hvordan ingredienserne tilberedes.

Om der er ledig kapacitet, eller om alt kører på fuld kapacitet.

Indtil der en dag går noget galt.

En leverandør leverer ikke. En ovn går i stykker. Efterspørgslen overstiger forventningerne.

Det går galt, når køkkenet ikke kan følge med.

Og ikke fordi det er dårligt administreret, men fordi det er udviklet til en situation, hvor alt kører på skinner.

Der er for nylig sket noget meget lignende i forbindelse med togforstyrrelserne i Catalonien og blokaden af havnen i Barcelona.

Resultatet har været katastrofalt: tab i millionklassen, forsinkelser i produktionslinjerne og budgetoverskridelser, som visse erhvervsorganisationer anslår til op til to millioner euro om dagen i krisens første dage, ifølge El Confidencial i en artikel offentliggjort den 5. februar.

Og ligesom på restauranter ligger problemet ikke der, hvor vi normalt kigger hen, når vi taler om omkostninger.

• Når systemet går i stå, kommer alt andet under pres. Havnen i Barcelona er en strategisk infrastruktur. Ikke kun på grund af dens omfang, men også på grund af den rolle, den spiller: Den forbinder råvarer, industrielle komponenter og varer med fabrikker, der arbejder efter meget stramme logistikplaner.

Når jernbanetransporten går i stå, søger virksomhederne efter alternativer: vejtransport, luftfragt eller byttehandel mellem virksomheder.

Enhver løsning er velkommen, hvis den sparer tid.

Enhver løsning er velkommen, hvis den sparer tid.

Problemet er, at næsten alle er dyrere, fordi systemet aldrig blev udviklet til at fungere uden den hub.

Det samme sker i et køkken; når en komfur er ude af drift, kan man ikke bare holde op med at lave mad. Teamet må klare sig med det, de har: ordrer prioriteres, forsinkelser accepteres, der træffes improviserede beslutninger, og det bliver svært at yde god kundeservice.

Tjenesten fortsætter, men det medfører en stor belastning.

I Barcelona Havn har virksomheder inden for bil-, medicinal-, tekstil- og kemibranchen iværksat beredskabsplaner for at undgå produktionsstop og har dermed afholdt de ekstraomkostninger, som ingen havde budgetteret med i denne situation.

• Fejlen ved kun at optimere for, at alt skal køre problemfrit. Den omkostning, der ikke fremgår af noget Excel-regneark, er den, som ingen havde forudset.

Det er ikke med i det årlige budget. Det er ikke medtaget i de forhandlede vilkår. Det indgår ikke i basisscenariet.

Men det ender alligevel med at ske.

Det er prisen for at reagere for sent. Prisen for at betale mere på grund af tidspresset. Prisen for at acceptere dårligere vilkår, fordi der ikke længere er noget alternativ.

Det er prisen for at have konstrueret konstruktionen med henblik på effektivitet, men ikke med henblik på belastning.

Når alt er optimeret ned til mindste detalje, bliver enhver afvigelse dyrere.

Selve nyhedsrapporten antyder dette: jernbanenettet er overbelastet, deler kapaciteten med pendlertog, har ingen driftsmargin, og manglen på information forværrer situationen. Det er ikke blot et teknisk problem; det er et strukturelt problem.

Oversat til forretningssprog: Der er kritiske processer, der afhænger af, at varerne passerer gennem køkkenet én enkelt gang.

Så længe det virker, er der ingen, der stiller spørgsmålstegn ved det.

Når det går galt, ender hele systemet i kaos.

Og det påvirker ikke blot logistikomkostningerne, men medfører også tabt effektivitet, organisatorisk belastning, hastige beslutninger og direkte pres på halvårsresultatet.

Som nogle transportvirksomheder har forklaret over for El Confidencial, er det ikke nemt at erstatte tog med lastbiler; der er ikke nok ressourcer til rådighed, og leveringstiderne skyder i vejret.

Det er præcis som når et køkken forsøger at klare flere bestillinger, end det er beregnet til.

Problemet er ikke optimering.

Problemet er, hvilket scenarie du optimerer med henblik på.

• Det spørgsmål, du bør stille dig selv, inden den næste krise rammer

Omkostninger er ikke et nødvendigt onde; de er en strategisk beslutning.

Spørgsmålet er ikke, om der kommer endnu en nedlukning.

Spørgsmålet er: Hvordan er jeres omkostningsstruktur tilrettelagt, når det sker?

Er I afhængige af en enkelt kritisk leverandør? Har I reelle alternativer, eller er det kun teoretiske? Ved I, hvor stor en fortjeneste I ville miste, hvis en komponent holdt op med at fungere?

Derfor er det vigtigt ikke kun at spørge, hvor meget de koster, men også hvordan de klarer sig, når systemet går ned.

Mange ledelsesudvalg fokuserer på den daglige drift og ikke på krisesituationer. De stræber efter maksimal effektivitet under normale omstændigheder.

Problemet er, at normale situationer bliver stadig sjældnere.

I køkkenet kalder man det at arbejde på fuld kapacitet.

I erhvervslivet kalder vi det normalt optimering.

• At designe med henblik på belastning betyder ikke, at man skal dimensionere for stort.

Det betyder, at man skal vide, hvor ens grænse går, før man når den.

Blokaden af havnen i Barcelona viser, at en betydelig del af erhvervslivet opererer med meget stramme budgetter og med begrænset manøvrerum.

Og når en vigtig del af infrastrukturen svigter, er den reelle omkostning ikke selve alternativet, men alt det, der går i opløsning omkring det, som om det var en bivirkning.

• At optimere omkostningerne betyder også, at man skal tage højde for uforudsete hændelser. Ikke for den dag, hvor alt går som smurt. Ikke for den leverandør, der altid leverer. Ikke for en logistik, der kører uden problemer.
• Ægte optimering betyder, at man spørger sig selv:
• Hvad sker der, hvis denne del går i stykker? Hvad sker der, hvis strømmen afbrydes? Hvor er der plads til at manøvrere, hvis noget sætter sig fast?
• For effektivitet, der udelukkende er tilpasset det ideelle scenarie, fungerer … indtil den ikke gør det længere.
• Ofte går løsningen ud på at gennemgå omkostningerne set ud fra flaskehalsens perspektiv.
• Med andre ord: at finde ud af, hvor der er tale om en reel afhængighed, og hvor der ikke findes noget brugbart alternativ.
• Men frem for alt: Hvilke beslutninger træffes i en nødsituation, og hvor meget koster det, når de kommer for sent?
• I køkkenet er det ikke de restauranter, der har de billigste menuer, der overlever, men dem, der ved, hvor de kan klare presset uden at det går ud over servicen.
• Det samme gælder i erhvervslivet.
• Blokaden af havnen i Barcelona er ikke en enkeltstående hændelse, men en påmindelse om, at mange omkostningsmodeller kun fungerer under ideelle forhold.
• Og at optimere uden at tage højde for krisescenarier er i virkeligheden blot at udskyde problemet.
• For når køkkenet går i stykker, betyder det ikke længere noget, hvor godt menuen var sammensat.
• Og når det kommer til omkostningerne, er det næsten altid for sent at improvisere.
• Skal vi sammen se på, hvordan du kan udarbejde en strategi for omkostningsoptimering, der holder, selv i krisetider? Bare kontakt mig, så tager vi en snak.
• Tak, fordi du har læst med indtil nu.
• 𝗙𝗲𝗹𝗶𝘇 𝗱í𝗮.