Maaltijdcheques zijn momenteel veruit het meest gangbare instrument voor bedrijfswelzijn in Italië.
Talrijke bedrijven profiteren van de economische voordelen die maaltijdcheques bieden (volledig fiscaal aftrekbare kosten, een verlaagd btw-tarief (4%) dat eveneens volledig aftrekbaar is, geen sociale premies tot aan de wettelijke drempels – die straks worden besproken – en het motiverende effect ervan op werknemers.
Elke dag gebruiken miljoenen mensen maaltijdcheques om hun lunch of kant-en-klare maaltijden te betalen.
Tienduizenden restaurants en levensmiddelenwinkels zien maaltijdcheques als een belangrijke factor voor het verhogen van hun omzet.
Sinds enige tijd winnen echter, naast het traditionele papieren „boekje“ (dat vrijwel overal bekend en geaccepteerd is), ook elektronische maaltijdcheque-smartcards steeds meer aan populariteit, met name de zogenaamde herlaadbare exemplaren.
Hoewel de traditionele papieren maaltijdcheque (BPCT) vanwege zijn wijdverbreide gebruik en bekendheid weinig uitleg behoeft, is het de moeite waard om kort iets te zeggen over de elektronische maaltijdcheque, en dan met name de herlaadbare versie (BPER).
Deze dienst wordt aangeboden via een elektronische kaart die maandelijks wordt herlaad met een aantal tegoedbonnen dat door het bedrijf per geval wordt bepaald. De procedure is eenvoudig: de klant stuurt de maandelijkse bestelling naar het uitgevende bedrijf; het bedrijf voert de gegevens in het systeem in en stelt deze beschikbaar voor het netwerk van betaalterminals (POS); de begunstigde laadt de kaart op via hetzelfde POS-netwerk dat wordt gebruikt om aankopen te registreren.
De BPER biedt de begunstigde dezelfde gebruiksvriendelijke functies en dezelfde „voordelen“ als de traditionele papieren voucher (hoewel, zoals we zullen zien, de bestedingslimieten nog niet vergelijkbaar zijn): in de praktijk fungeert hij als een „vernieuwde“ versie van de BPCT, en alles wat mogelijk is met de papieren voucher, is ook mogelijk met de elektronische variant.
Het enige echte wezenlijke verschil tussen de BPER en de papieren bon betreft de traceerbaarheid van de elektronische transactie, met alle gevolgen van dien voor het gedrag van de handelaar.
In deze context zijn er voor de werkgever – die moet kiezen tussen de verschillende dienstverleningsopties, traditioneel of elektronisch – twee factoren waarmee rekening moet worden gehouden:
- Fiscale en socialezekerheidsbehandeling – De levenscyclus van het oplaadbare elektronische „product“ bevindt zich nog in een vroeg ontwikkelingsstadium: hoewel het al enige tijd op de markt is, heeft de BPER een aanzienlijke groei doorgemaakt dankzij de Stabiliteitswet van 2015 (Wet 190/2014), waarmee de wetgever de traceerbaarheidseigenschappen van het elektronische instrument wilde belonen door de drempel voor belasting- en socialezekerheidsvrijstelling voor werkgevers en werknemers te verhogen tot € 7,00, terwijl de drempel voor de BPCT ongewijzigd bleef op € 5,29. Door de limiet te verhogen tot € 7,00 wordt de BPER een uiterst aantrekkelijk instrument voor bedrijfswelzijn voor bedrijven, temeer daar de nominale waarde van de voucher de drempel van € 7,00 nadert.
- Het verschil in fiscale behandeling tussen beide oplossingen heeft de verwachtingen van de uitgevende ondernemingen aangewakkerd en de nodige investeringen in hardware gestimuleerd, die gericht zijn op het opzetten van uitgebreide inwisselnetwerken door de installatie van speciale betaalterminals bij deelnemende winkels.
- Inwisselbaarheid – De situatie met betrekking tot het belangrijkste kwalitatieve aspect van de maaltijdchequedienst – namelijk de inwisselbaarheid en acceptatie (in vergelijking met de BPCT) binnen het netwerk van deelnemende handelaars – ondergaat een aanzienlijke ontwikkeling, hoewel er nog een grote kloof te overbruggen valt ten opzichte van de BPCT: het is namelijk redelijk om aan te nemen dat de inwisselbaarheid van de BPER momenteel ongeveer 50% bedraagt van die van de papieren maaltijdcheque. Hoe dan ook, het gaat om aanzienlijke aantallen (tienduizenden deelnemende handelaars) en deze groeien voortdurend. Hoe belangrijk is de “bestedbaarheid” van de maaltijdcheque? Er is uiteraard geen eenduidig antwoord, maar op basis van mijn ervaring vinden ERA-klanten “bestedbaarheid” over het algemeen minstens even belangrijk als de korting. In sommige gevallen zelfs nog belangrijker. Beoordelingen met betrekking tot de 'bestedbaarheid' kunnen echter niet beperkt blijven tot een simpele telling van de openbare instellingen en winkels die de maaltijdcheque accepteren. Om een rationele beslissing te nemen, is het in feite essentieel om een diepgaande analyse uit te voeren van de 'bestedbaarheidsbehoeften' van uw medewerkers, want zoals altijd staat een kwaliteit die niet geoptimaliseerd is synoniem voor inefficiëntie en extra kosten.
Zonder de „uitgavenbehoeften“ te analyseren, kan het onmogelijk blijken om aanzienlijke besparingsmogelijkheden te benutten.
Bij de keuze tussen papieren maaltijdcheques (de meest gangbare en geaccepteerde vorm) en elektronische maaltijdcheques (de voordeligste optie) staat de afweging tussen „kwaliteit“ en „kosteneffectiviteit“ dan ook centraal in het besluitvormingsproces.
Een heel eenvoudige regel kan de keuze in de juiste richting sturen. Hier komt hij: als de nominale waarde van de maaltijdcheque lager is dan (of gelijk is aan) € 5,29 en men ervan uitgaat dat deze limiet in de nabije toekomst niet zal worden overschreden, dan moet de keuze vallen op de traditionele papieren maaltijdcheque. Met dit type dienst wordt er in feite niets opgeofferd op economisch vlak (er zijn geen verschillen in belasting- of socialezekerheidsvoordelen, noch voor het bedrijf, noch voor de werknemers, ten opzichte van de BPER), en worden de kwalitatieve voordelen geoptimaliseerd (een breder netwerk van acceptatie).
Omgekeerd geldt dat, als de waarde van de maaltijdcheque de drempel van € 5,29 overschrijdt, de elektronische maaltijdcheque de voordeligere optie wordt, en dit voordeel wordt steeds groter naarmate de eenheidswaarde van de maaltijdcheque € 7,00 nadert (of bereikt). In dit geval moet de grootste aandacht worden besteed aan een grondige analyse van het acceptatienetwerk.
Het differentiële economische voordeel geldt alleen binnen de bandbreedte van € 5,29 tot € 7,00. Dit zijn de twee drempels waarboven het bedrijf, afhankelijk van het gekozen diensttype, de sociale premies moet betalen die van toepassing zijn op reguliere lonen, en werknemers de belastingdruk moeten dragen die overeenkomt met hun inkomensniveau.
Voor de volledigheid moet ten slotte worden opgemerkt dat, indien de noodzaak om werknemers een cateringdienst aan te bieden die vergelijkbaar is met een bedrijfskantine voorrang heeft boven de „voordelen“ van de twee hierboven beschreven soorten maaltijdcheques, de uitgevende bedrijven de mogelijkheid bieden om een zogenaamde „gedistribueerde kantinedienst“ (BPEMD) in te schakelen, die eveneens via elektronische kaarten en terminals wordt beheerd.
In tegenstelling tot de BPER hoeft de BPEMD niet maandelijks te worden opgewaardeerd, aangezien er geen maaltijdcheques of geldbedragen op de kaart worden gezet, maar wel het ‘recht’ om voor elke gewerkte dag van een maaltijd te genieten.
Net als de cafetaria-regeling is de BPEMD volledig fiscaal aftrekbaar voor de werkgever en heeft deze geen fiscale of socialezekerheidsgevolgen voor het bedrijf of de werknemer, ook al kan deze regeling normaal gesproken slechts voor één maaltijd per dag worden gebruikt binnen een „gesloten“ netwerk – dat wil zeggen, een beperkt en vooraf vastgesteld netwerk.
Het lijdt geen twijfel dat de elektronische maaltijdcheque de toekomst van de maaltijdchequediensten is. Maar misschien is die toekomst nog niet aangebroken.
