I hotell- og restaurantbransjen bruker hoteller en betydelig del av utgiftene sine på å forbedre gjesteopplevelsene gjennom bemanning, Wi-Fi og klesvask. Selv om disse direkte kostnadene granskes grundig, går indirekte utgifter som gebyrer for betalingskort ofte ubemerket hen. Selv om det er en av de mest praktiske måtene å gjennomføre transaksjoner på, har gebyrer for kredittkortbehandling blitt stadig mer kostbare og kompliserte det siste tiåret.
De mer vellykkede eiendomseierne stiller seg kontinuerlig grunnleggende spørsmål, som for eksempel: «Hva er de totale kostnadene for behandling av handelskort?» Dette spørsmålet kan enkelt besvares ved å ta en månedlig behandlingsoppgave og dele de TOTALE behandlingsgebyrene på det månedlige salgsbeløpet, ofte referert til som effektiv behandlingsrate. Som regel bør den effektive raten for et godt administrert handelskort når kunden fysisk bruker kortet sitt (trykker eller setter det inn i terminalen) være mindre enn 2,40 %. Transaksjoner med kortdetaljer tatt på nett eller over telefon bør være under 2,70 %.
Kortleverandører tjener hovedsakelig penger på rabatten som betales basert på transaksjonsvolum og andre administrasjonsgebyrer som kan eller ikke kan tilføre verdi. Dessverre er dette ofte hovedfokuset når eiendomsforvaltere eller eiere forhandler en behandlingsavtale på grunn av feilinformasjon om prisstrukturer som ble faset ut for godt over et tiår siden. Selv om det fortsatt er viktig å forhandle om disse kostnadene, representerer de vanligvis mindre enn 20 % av de totale behandlingskostnadene. Gebyrene som kortprodusentene belaster gjennom sine utvekslings- og kortvaregebyrer er over 80 % av de totale behandlingskostnadene.
Mange tror at vekslingsgebyrer er faste, men det finnes mange måter transaksjoner kan kvalifisere for en lavere vekslingskostnad på, spesielt for online og manuelt inntastede transaksjoner. Disse kan ha en uforholdsmessig stor innvirkning på de totale behandlingskostnadene sammenlignet med kostnaden som tilskrives prosessoren.
For eksempel sendes transaksjoner med bedriftskort som gjøres i løpet av vanlig åpningstid vanligvis inn i en batchprosess hver kveld. Denne prosessen er ofte automatisert, men noen foretrekker fortsatt å gjøre det manuelt. Hvis prosessen av en eller annen grunn blir forsinket i mer enn to dager, vil det føre til at den gjennomsnittlige vekslingen for alle disse lagrede transaksjonene øker med 60–75 %. Selv om kostnaden for hver av de over 400 vekslingene er fast, har eiendomsforvalteren mer kontroll over hvilken vekslingssats som brukes enn de fleste tror. Et annet eksempel er at innsending av merverdiavgiftsbeløpet for bedriftskorttransaksjoner kan redusere vekslingskostnaden med 25–30 %. For eiendomseieren er forskjellen at man unngår en betydelig kostnadsstraff eller får en betydelig uventet inntekt i behandlingskostnader.
Hva nå?
Det er mange flere aspekter ved å optimalisere gebyrer for brukerkort, og en fokusert studie av historisk bruk og gebyrtrender vil gi verdifull innsikt. Selv om mange hotell- eller motelleiere har god kontroll på å håndtere delen av driftskostnadene knyttet til brukerkortgebyrer, er det viktig å gjennomgå de ulike områdene som er nevnt i denne artikkelen regelmessig, selv om den effektive renten vanligvis har vært under den lave renten på 2,40 % for detaljhandelstransaksjoner eller 2,70 % for betalinger som legges inn på nett eller manuelt. Endringer i bemanningen er svært vanlige i hotellbransjen, og det kan være en dyr feil å anta at den nyansatte vil behandle kort riktig.
Men hvis den effektive renten er høyere enn nevnt, bør du bekrefte at du har alle riktige retningslinjer og prosedyrer for behandling av korttransaksjoner for å unngå gebyrer for veksling og kortmerkevaregebyrer. Hvis du er usikker på noen aspekter ved denne kostnadskategorien, kan du kontakte en ERA-konsulent for å evaluere kostnadene dine for handelskort. Du vil som et minimum motta en objektiv vurdering av utgiftene dine for handelskort og en uavhengig rapport som viser at du gjør alt riktig på dette området. Gebyrer for handelskort kan hope seg opp raskt, og det å ha trygghet om at du har optimalisert denne kostnaden eller har en ressurs som kan hjelpe deg dit, kan gi deg den tryggheten, enten det er deg selv eller styret.
