À medida que avançamos no século XXI, a automação está se tornando cada vez mais comum e essencial para o sucesso da sua empresa. À medida que as empresas lidam com recursos de dados e regulamentações cada vez mais complexos, a gestão de registros tornou-se uma área de foco para presidentes e CEOs que buscam manter a competitividade e a conformidade. De acordo com a Inside Small Business, a Inteligência Artificial (IA) pode tornar os procedimentos de tratamento de dados mais eficientes, analisar dados mais rapidamente e aumentar a proteção da sua empresa contra violações de segurança.
A vantagem da IA na gestão de registros
Por ser um dos aspectos mais trabalhosos de uma organização, não é surpresa que as ferramentas de IA tenham voltado sua atenção para a gestão de registros. Trata-se de um processo que, tradicionalmente, exige organização, categorização e recuperação meticulosas. Em resumo, é uma tarefa que consome muito tempo.
Com a implementação de softwares de IA, como o aprendizado profundo, em sua empresa, muitas tarefas podem ser automatizadas, reduzindo erros humanos e economizando tempo dos funcionários. Ao definir parâmetros, a IA generativa pode limpar os dados para você, remover inconsistências e criar um banco de dados mais robusto. Ela também auxilia na análise de insights, criando visualizações de dados fáceis de entender, como gráficos circulares e diagramas.
Por exemplo: o tratamento de informações vitais é fundamental em muitos setores, sendo um deles o da saúde, e elas também estão sendo utilizadas para desenvolver inovações mais eficazes. Por exemplo, o aprendizado profundo é usado para reduzir os prazos de diagnóstico. A Johnson & Johnson, empresa do setor de saúde e família, está desenvolvendo um software em parceria com empresas de IA, a Mayo Clinic e o sistema de saúde da Universidade da Califórnia em São Francisco, capaz de ajudar a detectar o risco de hipertensão pulmonar em um paciente por meio de dois exames cardiovasculares: o ecocardiograma transtorácico (TTE) e o eletrocardiograma (ECG). Esses exames geram imagens e registram a atividade elétrica do coração; e, com a ajuda da IA, especula-se que essa tecnologia ajude a detectar a hipertensão mais cedo.
Melhoria na recuperação e acessibilidade dos dados
A recuperação e a acessibilidade de dados são consideradas alguns dos processos mais benéficos da IA na gestão de registros. Os sistemas de recuperação de informações podem pesquisar em um banco de dados e identificar registros em questão de segundos. Setores como o jurídico, financeiro, governamental, de saúde e de energia e serviços públicos estão entre as áreas mais rigorosas na gestão de registros. Esses departamentos exigem informações exatas e precisas, com pouca margem para erros. O tempo de pesquisa é fundamental; e a pesquisa semântica — um procedimento de IA que se concentra na intenção, em vez de palavras-chave — pode proporcionar maior precisão e aprimorar os procedimentos.
Por exemplo:o Uber é o aplicativo de transporte compartilhado que revolucionou a forma de ir de A a B. Seu algoritmo de IA prevê a demanda e gerencia clientes e funcionários, conectando passageiros e motoristas; ao mesmo tempo em que reduz o tempo de viagem.
Automatização para melhorar a conformidade e a governança
Uma preocupação fundamental na gestão de registros é a conformidade com os requisitos regulatórios. Sem uma conformidade meticulosa, sua empresa fica mais exposta ao risco de responsabilidades fiscais. A automação revolucionou o processo ao monitorar os registros para garantir a conformidade com as regulamentações e ao sinalizar ou corrigir inconsistências. Ao manter seus conhecimentos sobre conformidade atualizados, sua equipe pode ajustar as ferramentas em tempo real para reduzir o risco de penalidades financeiras.
Por exemplo: o governo dos Estados Unidos utiliza imagens aéreas de alta resolução para avaliar propriedades urbanas. Com o uso da IA, esse setor pode coletar, alterar e monitorar dados para melhorar os trabalhos de manutenção e reparo na área.
Informações e análises baseadas em IA
Os dados e a análise oferecem aos empresários as oportunidades mais promissoras de crescimento. Ao aproveitar o aprendizado profundo, as empresas obtêm insights valiosos por meio da coleta de dados. Por exemplo, a detecção de mudanças nos padrões organizacionais protege as empresas contra possíveis fraudes ou má gestão financeira.
O uso de insights baseados em IA facilita o cumprimento de procedimentos, a melhoria dos seus serviços ou produtos e o aumento da eficiência operacional. Esses insights são um ativo estratégico que impulsiona o crescimento da sua empresa quando utilizados de forma adequada.
Por exemplo:a John Deere foi pioneira no uso da IA no setor agrícola e utiliza visão computacional e aprendizado de máquina para distinguir ervas daninhas das culturas, reduzindo em mais de dois terços o uso de herbicidas não residuais. Nesse caso, a IA auxilia o processo agrícola, economizando tempo e recursos e diminuindo o impacto ambiental.
Reforço da segurança dos dados
Infelizmente, as violações de segurança estão aumentando, e muitos setores, como os mencionados acima, exigem o máximo nível de segurança de dados. Os sistemas de firewall de última geração, equipados com inteligência artificial, protegem os registros monitorando o acesso, detectando discrepâncias e alertando sua equipe de segurança, em tempo real, sobre possíveis problemas. Ao procurar uma ferramenta de terceiros, lembre-se de que a segurança da sua empresa depende do seu sistema mais vulnerável, e que as violações de dados são mais prováveis se não houver uma pesquisa minuciosa.
Por exemplo: para proteger os clientes, os bancos estão na vanguarda do desenvolvimento da segurança de dados com IA. Para melhorar continuamente, o Goldman Sachs está atualmente trabalhando em uma ferramenta que gera 40% de seu código. Com a IA generativa combinada com profissionais qualificados supervisionando esse sistema, os engenheiros constroem um sistema mais robusto e seguro, ao mesmo tempo em que dedicam mais atenção a outros projetos.
Perspectivas: O futuro da IA na gestão de registros
A IA é uma entidade em constante evolução no mundo dos negócios e continuará a se adaptar com o passar do tempo. A análise preditiva que antecipa as necessidades de gerenciamento de registros ou os sistemas que gerenciam ciclos de vida completos de registros são alguns procedimentos de IA que continuarão a se tornar mais sofisticados a cada nova versão. Esses processos são desenvolvidos por meio do processamento de linguagem natural, do aprendizado de máquina e do aprendizado profundo. Cada vez mais organizações estão implementando os processos atuais de IA e ajustando seus negócios para melhor atender às necessidades de seus clientes. A utilização da IA está rapidamente se tornando a prática padrão, e mais vantagens virão a seguir.
