Bør virksomheder i disse tider præget af usikkerhed og økonomiske op- og nedture indgå langsigtede samarbejdsrelationer med leverandører eller i stedet vælge en fleksibel tilgang til samarbejdet mellem kunde og leverandør?
At holde kursen og ikke gå glip af forretningsmuligheder, mens man navigerer gennem urolige farvande, er en stressende opgave for ledere, der er nødt til at holde sig strengt til deres mål og uddelegere de mere rutinemæssige opgaver til andre medarbejdere.
Disse »medarbejdere« omfatter ikke kun virksomhedens egne ansatte, men også eksterne samarbejdspartnere, og der er mange fordele at hente ved et solidt og gennemsigtigt forhold til kunderne, hvilket giver en bæredygtig og sikker konkurrencefordel.
Sådan vælger du den rigtige leverandør
I venskaber, ligesom i forretningsforhold, skal relationerne være til gavn for begge parter og, som i ethvert tæt bånd, bygge på respekt, tillid og gensidig afhængighed.
En virksomhed kan have et langvarigt, venligt og uformelt forhold til en leverandør; men hvis begge parter ønsker at styrke det eksisterende bånd, har de intet andet valg end at sætte sig ned og drøfte alle aspekter af samarbejdet. For eksempel kan en virksomhed i årevis have afgivet ordrer »som de er« hos den samme leverandør uden overhovedet at forsøge at sikre sig de bedste betingelser. En sådan situation udgør ikke ligefrem et langsigtet leverandør-kundeforhold. Hvis begge parter tager sig tid til at mødes og drøfte og planlægge det forventede forretningsomfang – både kvantitativt (ordremængde/værdi) og kvalitativt (forventninger, etik) – for de kommende år, kan de træffe yderst rationelle beslutninger, der gavner begge parter.
Leverandøren kan for eksempel i øjeblikket regne med et bestemt omsætningsvolumen året rundt og planlægge sin produktion i overensstemmelse hermed, hvilket giver mulighed for at opnå bedre priser ved indkøb af råvarer og dermed videregive disse lavere priser til kunden.
Det er betryggende for kunden at vide, at råvarerne er indkøbt i store mængder og står til rådighed hos leverandøren, da det betyder, at leverandøren kan reagere hurtigere, hvis det bliver nødvendigt.
Der er andre spørgsmål, som skal drøftes indgående for at skabe et samarbejde på et solidt grundlag. Det drejer sig blandt andet om fakturering, betalingsbetingelser, leveringsplaner osv., samt en bedre forståelse af den anden parts forholdene, så man i fællesskab kan finde den optimale løsning. Gennemsigtighed fra begge sider er afgørende for at opbygge et tillidsforhold, mens kendskab til den anden parts marked og dets begrænsninger kan forhindre fremtidige uoverensstemmelser.
Vokser sammen
Når forretningspartnere lærer hinanden og hinandens markeder bedre at kende, kan de dele ressourcer, der forbedrer produkter eller tjenester, optimerer industrielle processer og i fællesskab investerer i teknologi, der bidrager til at udvikle og fastholde konkurrencemæssige og strategiske fordele. Alt dette kan ganske enkelt tage sin begyndelse ved at sikre kompatibilitet mellem tekniske og it-systemer for at lette fakturering, udskrivning af korrektur eller logistik.
Dette særlige forhold mellem leverandør og kunde skal plejes, så det kan udvikle sig gennem årene gennem udveksling af information, strategisk rådgivning og fælles værdier.
At samarbejde med et lille antal pålidelige leverandører er en almindelig strategi, der sparer betydelig tid og penge i forhold til at udbyde udbud og udvælge og teste nye leverandører. For nogle kan det faktum, at en producent er afhængig af en eller flere leverandører, dog tvinge dem til at specialisere sig i et nichemarked og forhindre dem i at udnytte nye vækstmuligheder. De samme personer vil hævde, at leverandører kan have en tendens til at blive selvtilfredse, hvis de ved, at de har et langvarigt samarbejde med en kunde, og at det at undlade at indgå en langvarig aftale tvinger eksterne partnere til at forblive årvågne.
Denne meget reelle risiko kan let undgås ved løbende at overvåge tjenesterne og samspillet mellem de to parter og, hvis det er nødvendigt, foretage ændringer eller løse problemer, når de opstår, på en måde, der styrker samarbejdet, loyaliteten og respekten ud over de økonomiske fordele.
