Når det gælder om at reducere omkostningerne, kan en anderledes tilgang føre til andre resultater.
Hvis vi spurgte os selv: »Hvad ville jeg gøre, hvis jeg var virksomhedens ejer?«, ville vi helt sikkert komme på alle mulige svar, ideer og projekter – ikke kun for os selv, men for alle ledere og direktører i virksomheden. En overordnet tilgang til at indføre denne tankegang kunne indebære, at man overvejer to strategier:
1. Tænk som en virksomhedsejer
2. Oprette et ”centralt udgiftskontrolcenter”
1. Tænk som en virksomhedsejer
Medarbejdere i hele organisationen kan tilegne sig en virksomhedsejermentalitet for at holde styr på udgifterne og skabe en øjeblikkelig og effektiv effekt.
Denne tankegang indebærer, at man løbende vurderer det samlede besparelsespotentiale bag hver udgiftskategori og hele tiden spørger sig selv: »Hvorfor gør vi altid, som vi gør?« »Hvad ville jeg gøre, hvis jeg var ejer eller investor i denne virksomhed?«
For at indpode en virksomhedsejermentalitet skal CEO’en fremstå som virksomhedens forandringsleder, der har ansvaret for at sætte gang i en radikal nytænkning af driftsmodellen, lede med både handling og ord og gennemføre en række operationelle tiltag, der viser hans eller hendes engagement i at omdanne hele organisationen.
Eksempler:
– Deltag aktivt i teammøder om omkostningsreduktion og bidrag til at fremskynde beslutningsprocessen.
– Indfør princippet om, at enhver kontrakt skal vurderes ud fra en investor-ejers synspunkt.
– Fastlægge og blive enige om mål med ledelsen og interessenterne og få incitamenter til at nå dem.
– Vurder behovene på ny og opstil nye prognoser for efterspørgslen.
– Gennemgå åbne indkøbsordrer og genoptag forhandlingerne om alle eksisterende kontrakter.
– Informer om fremskridtene i forandringsprocessen og understreg jævnligt over for organisationen, at du personligt står bag programmet.
2. Opret et ”omkostningskontrolcenter”
Et »omkostningskontrolcenter« er en centraliseret metode til at styre indirekte eller »ikke-kerne«-udgifter. Her skal tankegangen skifte fra»Jeg vil bruge hver eneste krone i mit budget«til»Jeg har intet budget og vil kun bruge penge, når det er absolut nødvendigt.«
Ledende medarbejdere i virksomheden kan f.eks. bruge Expense Control Tower til at overvåge fremskridtene i deres initiativer på følgende måde:
– Strømlin leverandørdatabasen, og spørg: »Hvorfor findes de gamle leverandører?«, og fokuser på dem, der i den nuværende situation kan betragtes som »partnere«.
– Indstil alle udgifter, der er af typen »for en sikkerheds skyld« og »nice-to-have«, såsom anskaffelse af ny teknologi, rejser i forbindelse med salgsfremstød og deltagelse i arrangementer, markedsførings- og sponsorudgifter samt køb af forsikringspolicer med højere dækning osv.
– Strømlin udgifter, som »vi altid har haft«, såsom repræsentationsudgifter for medarbejdere og ledere, firmabetalte mobiltelefoner eller firmabiler.
– Undersøg, om alle leverandører, der betragtes som »nødvendige« – såsom professionelle tjenesteydelser, abonnementer, konsulenter, coaches osv. – rent faktisk er nyttige, med henblik på at afskaffe, genforhandle eller vurdere dem.
– Gør omkostningsoptimering til en prioritet for hele det administrative team.
Vores erfaring viser, at implementeringen af et udgiftskontrolcenter typisk medfører besparelser på 15 til 30 % på de indirekte udgifter i løbet af de første par måneder efter implementeringen.
Et konkret eksempel
Vi samarbejdede med JCDecaux, en virksomhed inden for reklamebranchen, som råder over en flåde på flere hundrede firmabiler til privat brug, som medarbejderne benytter til at køre ud til og vedligeholde de mange velkendte busskure i indkøbscentre og andre offentlige områder. Gennem optimering af retningslinjer, genforhandling af kontrakter med leverandører og vurdering af specifikke behov førte rationaliseringsinitiativet for bilparken til en vedvarende årlig omkostningsreduktion på 16 % samt indførelse af nøgletal, der skal hjælpe med at overvåge og fastholde disse forbedringer.
