Σε αυτές τις εποχές αβεβαιότητας και οικονομικών διακυμάνσεων, θα πρέπει οι εταιρείες να δημιουργούν μακροπρόθεσμες σχέσεις με τους προμηθευτές τους ή να υιοθετούν μια ευέλικτη προσέγγιση στη συνεργασία μεταξύ πελατών και προμηθευτών;
Το να διατηρούν την πορεία τους και να μην χάνουν επιχειρηματικές ευκαιρίες ενώ πλέουν σε ταραγμένα νερά αποτελεί μια αγχωτική ευθύνη για τα στελέχη, τα οποία αναγκάζονται να τηρούν αυστηρά τους στόχους τους και να αναθέτουν σε άλλα μέλη του πληρώματος τις πιο ρουτινιάρικες εργασίες.
Στα «μέλη του προσωπικού» αυτού περιλαμβάνονται όχι μόνο οι υπάλληλοι της ίδιας της εταιρείας, αλλά και εξωτερικοί συνεργάτες, ενώ μια σταθερή και διαφανής σχέση με τους πελάτες προσφέρει πολλά οφέλη, παρέχοντας ένα βιώσιμο και ασφαλές πλεονέκτημα.
Πώς να επιλέξετε τον κατάλληλο προμηθευτή
Στη φιλία, όπως και στις επιχειρήσεις, οι σχέσεις πρέπει να ωφελούν και τα δύο μέρη και, όπως συμβαίνει με κάθε στενή σχέση, να βασίζονται στον σεβασμό, την εμπιστοσύνη και την αμοιβαία εξάρτηση.
Μια εταιρεία μπορεί να διατηρεί μια μακροχρόνια φιλική και ανεπίσημη σχέση με έναν προμηθευτή· ωστόσο, εάν και τα δύο μέρη επιθυμούν να ενισχύσουν τον υπάρχοντα δεσμό, δεν έχουν άλλη επιλογή από το να καθίσουν και να συζητήσουν όλες τις πτυχές της σχέσης. Για παράδειγμα, μια εταιρεία μπορεί να υποβάλλει παραγγελίες «ως έχουν» στον ίδιο προμηθευτή εδώ και χρόνια, χωρίς καν να προσπαθήσει να εξασφαλίσει τους καλύτερους όρους. Μια τέτοια κατάσταση δεν συνιστά ακριβώς μια μακροχρόνια σχέση προμηθευτή-πελάτη. Εάν και τα δύο μέρη αφιερώσουν χρόνο για να συναντηθούν, να συζητήσουν και να σχεδιάσουν τον αναμενόμενο όγκο εργασιών —τόσο σε ποσοτικούς όρους (όγκος/αξία παραγγελιών) όσο και σε ποιοτικούς όρους (προσδοκίες, ηθική)— για τα επόμενα χρόνια, μπορούν να λάβουν εξαιρετικά ορθολογικές αποφάσεις που ωφελούν και τους δύο εταίρους.
Για παράδειγμα, ο προμηθευτής μπορεί σήμερα να βασίζεται σε έναν συγκεκριμένο όγκο εργασιών καθ’ όλη τη διάρκεια του έτους και να προγραμματίζει την παραγωγή του αναλόγως, επωφελούμενος έτσι από καλύτερες τιμές κατά την αγορά πρώτων υλών και έχοντας τη δυνατότητα να μετακυλήσει αυτές τις χαμηλότερες τιμές στον πελάτη.
Το γεγονός ότι οι πρώτες ύλες έχουν αγοραστεί σε μεγάλες ποσότητες και είναι διαθέσιμες στον προμηθευτή είναι καθησυχαστικό για τον πελάτη, καθώς αυτό σημαίνει ότι ο προμηθευτής μπορεί να ανταποκριθεί πιο γρήγορα, αν χρειαστεί.
Υπάρχουν και άλλα ζητήματα που πρέπει να εξεταστούν λεπτομερώς προκειμένου να οικοδομηθεί μια συνεργασία πάνω σε στέρεες βάσεις. Σε αυτά περιλαμβάνονται η τιμολόγηση, οι όροι πληρωμής, τα χρονοδιαγράμματα παράδοσης κ.λπ., καθώς και η καλύτερη κατανόηση του περιβάλλοντος του άλλου μέρους, ώστε να αναζητηθεί από κοινού η βέλτιστη λύση. Η διαφάνεια και από τις δύο πλευρές είναι απαραίτητη για την οικοδόμηση μιας σχέσης εμπιστοσύνης, ενώ η κατανόηση της αγοράς του άλλου μέρους και των περιορισμών της μπορεί να αποτρέψει μελλοντικές διαφωνίες.
Μαζί προς την ανάπτυξη
Καθώς οι επιχειρηματικοί εταίροι γνωρίζονται μεταξύ τους και εξοικειώνονται με τις αντίστοιχες αγορές τους, μπορούν να μοιράζονται πόρους που αναβαθμίζουν τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες, να βελτιώνουν τις βιομηχανικές διαδικασίες και να επενδύουν από κοινού σε τεχνολογία που θα συμβάλει στην ανάπτυξη και τη διατήρηση ανταγωνιστικών και στρατηγικών πλεονεκτημάτων. Όλα αυτά μπορούν να ξεκινήσουν, πολύ απλά, με τη διασφάλιση της συμβατότητας μεταξύ των τεχνολογικών συστημάτων και των συστημάτων πληροφορικής, ώστε να διευκολυνθούν η τιμολόγηση, η εκτύπωση δοκιμαστικών αντιγράφων ή η εφοδιαστική.
Αυτή η ιδιαίτερη σχέση μεταξύ προμηθευτή και πελάτη πρέπει να καλλιεργείται, ώστε να ενισχύεται με την πάροδο των χρόνων, μέσω της ανταλλαγής πληροφοριών, της στρατηγικής καθοδήγησης και των κοινών αξιών.
Η συνεργασία με έναν μικρό αριθμό αξιόπιστων προμηθευτών αποτελεί μια συνήθη στρατηγική που εξοικονομεί σημαντικό χρόνο και χρήμα σε σύγκριση με τη διαδικασία της προκήρυξης διαγωνισμών, καθώς και της επιλογής και αξιολόγησης νέων προμηθευτών. Ωστόσο, για ορισμένους, το γεγονός ότι ένας κατασκευαστής βασίζεται σε έναν ή περισσότερους προμηθευτές μπορεί να τους αναγκάσει να εξειδικευτούν σε μια εξειδικευμένη αγορά και να τους εμποδίσει να εκμεταλλευτούν νέες ευκαιρίες ανάπτυξης. Οι ίδιοι άνθρωποι θα υποστήριζαν ότι οι προμηθευτές μπορεί να έχουν την τάση να εφησυχάζουν αν γνωρίζουν ότι έχουν μια μακροπρόθεσμη σχέση με έναν πελάτη, και ότι η μη σύναψη μακροπρόθεσμης συμφωνίας αναγκάζει τους εξωτερικούς συνεργάτες να παραμένουν σε εγρήγορση.
Αυτός ο πολύ πραγματικός κίνδυνος μπορεί να αποφευχθεί εύκολα μέσω της συνεχούς παρακολούθησης των υπηρεσιών και των αλληλεπιδράσεων μεταξύ των δύο μερών, προβαίνοντας σε αλλαγές ή επιλύοντας προβλήματα καθώς προκύπτουν, αν χρειαστεί, με τρόπο που να ενισχύει τη σχέση συνεργασίας, εμπιστοσύνης και σεβασμού, πέρα από τα οικονομικά οφέλη.
