Analiza tus hábitos de gasto: un enfoque más inteligente para la gestión de costes

En nuestro último boletín, hablamos de la importancia de «conocer tus cifras», la base de una gestión eficaz de los costes. Sin embargo, para muchas organizaciones, llevar esa idea a la práctica supone un verdadero reto. ¿Cuál es uno de los mayores obstáculos? El simple hecho de convertir los datos en un formato que sea útil, es decir, algo que se pueda analizar y transformar en información valiosa y relevante.

Según mi experiencia, los datos más valiosos suelen proceder de las facturas. Contienen descripciones detalladas de las compras, números de referencia y información sobre cada transacción que resulta muy valiosa para el análisis de costes. ¿El problema? La mayor parte de estos datos están almacenados en archivos PDF.

Para muchos de mis clientes, esto significa que recopilo y extraigo datos de montones de facturas en formato PDF con regularidad, sobre todo cada trimestre.

En los proyectos nuevos, cuando intentamos hacernos una idea inicial de los gastos, a menudo hay que convertir miles de facturas en formato PDF a un formato digital consolidado.

No es lo ideal, pero es ahí donde suelen encontrarse los datos más útiles. Los datos de las órdenes de compra (PO) también pueden ser de ayuda, pero a menudo son irregulares o incompletos, y suelen requerir bastante trabajo de limpieza antes de que resulten útiles.

¿Por dónde empezar? Empieza por tus proveedores

Si no sabes por dónde empezar, empieza por tus proveedores más importantes. Muchos de ellos pueden facilitarte una descarga consolidada de tus transacciones en formato Excel o CSV, lo cual es una gran ventaja. Es posible que los proveedores más pequeños no ofrezcan esa opción, pero siempre vale la pena preguntarles. Te sorprendería lo que pueden ofrecerte si se lo pides.

Dicho esto, en aproximadamente el 90 % de los proyectos en los que trabajo, al final hemos tenido que recurrir de nuevo a los datos de las facturas en PDF. Supone más trabajo al principio, pero a la larga merece la pena el esfuerzo.

Una herramienta revolucionaria: Docparser

Hace unos años, me enfrenté al mismo problema: montones de facturas en formato PDF y ninguna forma sencilla de extraer los datos. Intenté subcontratar la tarea en el extranjero, pero al final solía dedicar más tiempo a corregir los resultados del que me ahorraba.

Fue entonces cuando un compañero me sugirió que probara Docparser, una herramienta que extrae datos estructurados de archivos PDF (y otros formatos). No es perfecta en absoluto, pero es muy eficaz, sobre todo con archivos PDF electrónicos y diseños de factura uniformes. Lo mejor de todo es que su equipo de asistencia es muy receptivo y servicial; en mi caso, suelo recibir una respuesta de un día para otro.

Una vez configuradas las reglas para un cliente concreto, solo hay que subir los documentos y la extracción se completa en 5 minutos. Una vez configurado, se pueden procesar entre 300 y 400 facturas en solo unos minutos. Para mí supone un enorme aumento de la productividad, y supone un verdadero punto de inflexión para cualquiera que tenga que gestionar grandes volúmenes de documentos de los que necesita extraer datos específicos.

¿Necesitas ayuda? Hablemos

Si tus datos están atrapados en archivos PDF o no sabes por dónde empezar, no estás solo, y esto no es el final del camino. Existen herramientas y estrategias que pueden ayudarte. Tanto si quieres hacerlo por tu cuenta como si necesitas ayuda, estaré encantado de charlar contigo o de ponerme manos a la obra para ayudarte a dar los primeros pasos.

Grant Morrow
Consultor principal
+61 415 203 575