Gestion agile et automatisation robotisée des processus : des outils indispensables en période de crise !

L'agilité et la RPA ne sont-elles que des mots à la mode pour le moment, ou constituent-elles de véritables atouts en période de crise ?

RPA – L'automatisation robotisée des processus est actuellement un acronyme relativement courant. L'automatisation de ces processus est un sujet majeur, en particulier dans les grandes entreprises qui traitent un volume important de transactions administratives. Les entreprises peuvent ainsi économiser des heures de travail de leurs employés, ce qui augmente l'efficacité des processus ainsi que la flexibilité en période de crise. Être « agile » est tout aussi important. La gestion de projet agile repose sur l'idée d'une livraison progressive du produit dans les situations où le produit final ne peut être défini avec précision dès le départ. En d'autres termes, nous savons ce que nous voulons atteindre, mais nous ne connaissons pas encore certains détails de la mission, ou bien l'environnement qui nous entoure évolue de manière dynamique. Un aspect intéressant de cette approche est que nous pouvons perfectionner le produit final grâce à ces étapes progressives, tout en étant en mesure de contrôler très précisément les coûts, précisément parce que nous livrons et améliorons le produit progressivement. La maîtrise des coûts est particulièrement importante à l'heure actuelle. En combinant agilité et RPA, ces mots à la mode deviennent une approche très efficace de l'automatisation à une époque qui exige d'une part de la flexibilité et de l'efficacité (automatisation), mais d'autre part, plus que jamais, une maîtrise stricte des coûts. Nous automatiserons donc progressivement certaines parties du processus en fonction de son importance pour nous et du budget que nous pouvons y consacrer. Une approche idéale dans une ère post-crise.

Tout est-il aussi simple qu'il n'y paraît à première vue ?

Dans les deux cas, il faut savoir comment s’y prendre. Lors de la mise en œuvre de la RPA, il faut déterminer quels processus peuvent être automatisés, si cela en vaut la peine, si c’est techniquement possible, et quels processus il est judicieux d’automatiser en priorité et lesquels peuvent attendre. Avec la gestion de projet agile, il est nécessaire de créer les conditions adéquates, d'impliquer les bonnes personnes dans le processus et de suivre certaines règles qui favorisent les projets agiles. Dans les deux cas, il est ensuite nécessaire de bien faire comprendre le « pourquoi » à l'ensemble de l'équipe de l'entreprise. Une solution consiste à former vos experts internes ; il existe de nombreuses ressources de formation sur le marché. Une autre solution consiste à faire appel à des spécialistes externes qui guideront l'entreprise tout au long du processus. Il peut s'agir de consultants externes, en particulier pour les projets à court terme, ou de managers de transition pour les projets à plus long terme. Un manager de transition peut s'intégrer aux équipes internes, éliminant ainsi les inquiétudes liées à la collaboration avec une tierce partie indépendante.