Comment se libérer d'une dépendance malsaine vis-à-vis des fournisseurs informatiques

Grâce aux articles précédents, nous savons non seulement comment on en vient à développer une dépendance malsaine vis-à-vis des fournisseurs informatiques et quels problèmes cela nous cause, mais aussi comment éviter une telle dépendance. Mais que faire si vous vous trouvez déjà dans cette situation et que vous souhaitez vous en sortir ? Vous le découvrirez dans la dernière partie de cette série en trois volets.

1. Vérifiez votre contrat avec le fournisseur

Le contrat est un document fondamental qui définit le cadre dans lequel nous allons travailler. Vérifiez la validité du contrat et les conditions dans lesquelles vous pouvez mettre fin à la collaboration. Il est particulièrement important de vérifier comment sont définies les procédures de transfert du système, des services et de la documentation. Réfléchissez bien s’il ne serait pas plus avantageux de convenir d’abord d’une modification du contrat, afin que les conditions soient équitables pour les deux parties. Le fournisseur sera prêt à faire des concessions afin de vous garder comme client.

Sachez qu'un certain délai est nécessaire pour assurer la transition entre l'ancien et le nouveau fournisseur. Proposez une procédure décrivant comment cette transition sera organisée, les étapes à suivre et les délais à respecter.

2. Expliquez pourquoi vous souhaitez changer de fournisseur

L'essentiel est que votre entreprise continue de fonctionner normalement après le changement de fournisseur. Expliquez clairement pourquoi vous souhaitez changer de fournisseur et quels risques ce changement comporte. En ajoutant les avantages et les coûts à la liste des éléments à prendre en compte, vous clarifierez votre décision.

Si le fournisseur ne répond pas à vos attentes, cherchez à en connaître la raison. Est-ce parce que vous n'êtes pas en mesure de donner des instructions claires ? Modifiez-vous vos exigences de manière aléatoire ? Si vous constatez que votre organisation est en grande partie responsable des problèmes, changer de fournisseur ne résoudra pas la situation. Vous ne ferez que transférer le problème d'un fournisseur à un autre.

3. Établir une liste détaillée des équipements informatiques

La liste doit inclure le matériel informatique, la topologie du réseau, les logiciels et toutes les applications qui soutiennent votre activité. Vous devez vous assurer de savoir exactement ce que vous transférez. Y a-t-il des éléments qui échappent à votre contrôle et qui vous empêchent d'exporter vos données, par exemple ?

Il n'y a rien de pire que d'oublier un élément lors de la passation de pouvoir et de ne pas y avoir accès par la suite ; par exemple.

4. Vérifiez que vous connaissez bien toutes les données d'accès

Dans le cadre de son programme de gestion des risques, toute entreprise devrait conserver toutes les données d'accès à ses systèmes, entre autres, dans une enveloppe sécurisée et scellée, par exemple. Il est recommandé de vérifier au moins une fois par an que ces informations sont opérationnelles et complètes. Il est déjà arrivé à plusieurs reprises qu'après le départ d'un administrateur ou d'un employé d'un fournisseur, personne ne puisse plus accéder à un système donné.

5. Désigner une personne chargée de la transition

Afin d'assurer une transition en douceur, je recommande de désigner une personne spécifique chargée de la transition. Cette personne ou ses subordonnés au sein de l'équipe doivent être en mesure de planifier la transition et de veiller à ce que le plan de transition soit respecté. Ce point de contact unique est responsable de la communication, de la résolution des problèmes et de la prévention des malentendus ; personne ne doit avoir le droit de passer outre.

6. Sauvegardez vos données

Vérifiez concrètement que vous disposez de sauvegardes de toutes vos données et, surtout, que vous êtes en mesure d'extraire et d'utiliser ces données en cas de problème. Une sauvegarde dont vous ne connaissez pas la structure et que vous ne pouvez pas utiliser est, bien sûr, inutile.

7. Attention à ne pas interdire l'emploi des spécialistes du fournisseur

La plupart des fournisseurs incluent dans leurs contrats une clause interdisant formellement à leurs employés d'être embauchés par le client. Alors qu'il était autrefois courant que les clients débauchent des employés ayant participé au développement ou à l'administration de leurs systèmes, ces pratiques sont aujourd'hui généralement très bien encadrées par les contrats. De plus, les économies réalisées se retournent souvent contre eux, car elles réduisent la substituabilité et entraînent une augmentation des risques opérationnels.

8. Attention aux éventuelles interruptions de production pendant la période de transition

En février 2018, la chaîne de restauration rapide KFC a dû fermer 900 restaurants au Royaume-Uni faute de poulet. Pendant plus d'une semaine, il n'a pas été possible de livrer du poulet. Cette rupture d'approvisionnement a été causée par le changement de partenaire logistique, qui est passé à DHL en novembre 2017. Combien ont-ils économisé sur la logistique et combien leur a coûté cette rupture d'approvisionnement ?

Même avec la meilleure planification qui soit, des problèmes peuvent survenir ; il est donc nécessaire d'en tenir compte et de prévoir des plans d'urgence pour la restauration (retour à l'état précédent).

Changer de fournisseur informatique n'est pas une mince affaire ; il faut donc bien réfléchir au moment opportun pour le faire. J'espère que cet article vous aura donné une idée générale de la manière de planifier et de mettre en œuvre un tel changement.