Educação sem concessões: como o Chisholm Institute poupou 2,25 milhões de dólares com o ERA Group

Custos crescentes, receitas em queda

O setor de educação e formação profissional da Austrália, incluindo o Chisholm Institute, tem enfrentado um desafio financeiro grave. A diminuição das receitas provenientes dos estudantes internacionais e a incerteza quanto ao financiamento governamental criaram uma necessidade premente de soluções de gestão de custos.

Por exemplo, o Instituto enfrentava dificuldades para gerir os custos crescentes dos serviços públicos e das telecomunicações, que consumiam uma parte significativa do seu orçamento.

Ao mesmo tempo, os custos operacionais estavam a aumentar. Desde os serviços públicos até à reprografia, passando pelos produtos de limpeza e pelas telecomunicações, os custos diários da gestão de vários campus estavam a comprometer a estabilidade financeira.

O Conselho de Administração estabeleceu uma orientação clara: reforçar a autossuficiência financeira. Para o diretor financeiro recém-nomeado, era necessário obter garantias de imediato, bem como conhecimentos especializados para analisar as despesas em todas as categorias — algo que as equipas internas não tinham tempo nem capacidade para abordar de forma exaustiva.

Foi então que Chisholm recorreu ao ERA Group.

Custos ocultos à vista de todos

Os custos indiretos da Chisholm distribuíram-se por nove categorias: eletricidade, telecomunicações, gases industriais, produtos de limpeza, uniformes e EPI, reprografia, material de escritório, gestão de arquivos e viagens.

À primeira vista, nada parecia estar fora de controlo. Mas, sem uma análise comparativa sistemática, as anomalias nos preços dos fornecedores, os contratos fragmentados e as ineficiências nas plataformas tecnológicas significavam que gastos excessivos ocultos estavam a esgotar os orçamentos.

O desafio era duplo:

• Conseguir poupanças rápidas e significativas.
• Reforçar os processos e os acordos com os fornecedores para salvaguardar a qualidade do serviço e garantir a continuidade das operações.

Transformar o conhecimento em ação

A equipa do ERA Group, liderada pelo consultor principal Tim Woods, realizou uma análise exaustiva das principais categorias de custos, demonstrando a sua abordagem meticulosa e a sua experiência em gestão de custos.

Dados e análise comparativa: Os preços dos fornecedores e as condições contratuais foram comparados com os valores de referência do mercado, revelando lacunas e inconsistências.

Tecnologia e processos: A ERA identificou sistemas e plataformas obsoletos que limitavam a transparência e a conformidade.

Racionalização de fornecedores: os contratos foram simplificados, os fornecedores foram consolidados e as condições foram renegociadas para melhorar a competitividade e a qualidade.

RSE e Continuidade: Em categorias sensíveis, como uniformes e EPI, a ERA garantiu o cumprimento das normas institucionais, assegurando simultaneamente uma melhor relação qualidade-preço.

Um desafio particularmente complexo surgiu no setor das telecomunicações e dos serviços públicos. Os contratos antigos e fragmentados, espalhados por vários campus, tornavam os custos pouco transparentes e difíceis de gerir. A ERA consolidou os acordos, introduziu estruturas mais claras e negociou condições mais favoráveis. O resultado foi não só uma poupança financeira, mas também uma gestão simplificada para o diretor financeiro e a equipa de compras.

Ao longo de todo o processo, a ERA assumiu as transições operacionais. Ao gerir diretamente o envolvimento dos fornecedores e a transferência dos contratos, o projeto exigiu uma intervenção mínima por parte da direção e do pessoal da Chisholm — um fator crucial para manter o foco na prestação de serviços educativos. O diretor financeiro e a equipa de compras desempenharam um papel fundamental neste processo, fornecendo informações e comentários valiosos.

Poupança de 2,25 milhões de dólares, redução média superior a 30%

A ERA proporcionou uma poupança média superior a 30 % em nove categorias, o que equivale a uma poupança anual de 2,25 milhões de dólares.

A análise dos resultados incluiu:

• Poupanças de até 55 % em algumas categorias.
• Resultados mais modestos, mas significativos, de 15% noutros casos.
• Uma estrutura de custos globalmente mais sólida e sustentável, comprovada ao longo de 24 meses através do acompanhamento da ERA.

«Conseguimos também implementar melhores processos, melhorar a qualidade do abastecimento, os acordos com fornecedores e as plataformas tecnológicas em praticamente todas as categorias de despesas. Tudo isto foi feito com um investimento mínimo de tempo por parte da direção e dos colaboradores, o que facilitou o processo para eles.» — Tim Woods, Consultor Principal, ERA Group

As soluções da ERA não só proporcionaram poupanças substanciais, como também proporcionaram algo menos tangível, mas igualmente valioso: tranquilidade. O diretor financeiro e o conselho de administração passaram a ter a certeza de que os custos eram compreendidos, controlados e geridos estrategicamente, o que os aliviou do peso da incerteza financeira e lhes proporcionou uma sensação de segurança.

Valor a longo prazo: segurança, não apenas poupança

O papel contínuo da ERA é uma prova do nosso compromisso com a resiliência financeira da Chisholm. Ao monitorizar o desempenho dos fornecedores, validar as poupanças e apresentar relatórios à direção, a ERA garante que a Chisholm se mantém financeiramente resiliente, apesar das incertezas externas, proporcionando uma sensação de segurança e inspirando confiança no futuro do Instituto.

O projeto também permitiu que a direção se concentrasse na missão principal do Chisholm — proporcionar uma educação de alta qualidade — em vez de se ver envolvida no controlo de custos, proporcionando uma sensação de alívio e confiança quanto ao futuro do Instituto.

A transformação tem:

• Maior autonomia financeira.
• Maior transparência e conformidade por parte dos fornecedores.
• Operações simplificadas e redução da carga administrativa.
• Garantimos a qualidade do serviço, proporcionando simultaneamente poupanças significativas.

«Para além da poupança financeira, o benefício mais significativo é a segurança — saber que os custos são compreendidos, controlados e geridos estrategicamente.» — Direção do Chisholm Institute

Investir na educação através do controlo dos custos

Para o Chisholm Institute, a parceria com a ERA demonstrou que é possível conciliar a redução de custos com a qualidade da educação. Ao abordar os custos indiretos de forma estratégica, a ERA permitiu uma poupança anual de milhões de dólares, reforçando simultaneamente os processos a longo prazo.

Com uma poupança de 2,25 milhões de dólares, uma redução média superior a 30% e uma maior confiança na liderança, o Instituto pode agora canalizar mais recursos para os seus alunos e para a sua missão.

Para os líderes do setor da educação que enfrentam pressões semelhantes, a lição é clara: existem oportunidades ocultas em todas as organizações. A ERA identifica-as, concretiza-as e garante a sua sustentabilidade.