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- Diari Catalunya[/legenda]
- Otimizar para os dias normais não vai poupar-lhe dinheiro nos dias críticos
- O que o bloqueio do Porto de Barcelona nos ensina sobre como otimizar custos quando tudo corre bem: numa cozinha profissional, tudo parece simples quando o serviço decorre sem problemas.
Chegam os pedidos. Os pratos são servidos. A equipa trabalha quase sem trocar uma palavra. Todos sabem o que fazer.
Mas essa sensação de fluidez não é uma coincidência.
Depende da forma como a cozinha está organizada.
Sobre a forma como os ingredientes são preparados.
Sobre se há capacidade disponível ou se tudo está a funcionar a plena capacidade.
Até que um dia algo corre mal.
Um fornecedor não cumpre a entrega. Um forno avaria. A procura excede as expectativas.
O colapso ocorre quando a cozinha não consegue dar resposta.
E não porque seja mal gerido, mas porque foi concebido para um cenário em que tudo corre sem problemas.
Algo muito semelhante aconteceu recentemente com as perturbações ferroviárias na Catalunha e o bloqueio do porto de Barcelona.
O resultado foi devastador: milhões em prejuízos, atrasos nas linhas de produção e custos excedentes que algumas associações empresariais estimam em até dois milhões de euros por dia durante os primeiros dias da crise, segundo o El Confidencial num artigo publicado a 5 de fevereiro.
E, tal como nos restaurantes, o problema não está onde costumamos procurar quando falamos de custos.
- Quando o sistema entra em colapso, tudo o resto fica sob pressão. O Porto de Barcelona é uma infraestrutura estratégica. Não só devido ao seu volume, mas também pelo papel que desempenha: liga matérias-primas, componentes industriais e mercadorias a fábricas que operam com calendários logísticos muito apertados.
Quando o sistema ferroviário fica paralisado, as empresas procuram alternativas: transporte rodoviário, transporte aéreo ou trocas de produtos entre empresas.
Qualquer solução é bem-vinda, desde que poupe tempo.
Qualquer solução é bem-vinda, desde que poupe tempo.
O problema é que quase todos são mais caros, porque o sistema nunca foi concebido para funcionar sem esse concentrador.
O mesmo acontece numa cozinha: quando um fogão fica fora de serviço, não se pode parar de cozinhar. A equipa tem de se contentar com o que tem: os pedidos são priorizados, os atrasos são aceites, tomam-se decisões improvisadas e torna-se difícil prestar um bom serviço ao cliente.
O serviço continua, mas a custo de um grande nível de stress.
No caso do Porto de Barcelona, as empresas dos setores automóvel, farmacêutico, têxtil e químico ativaram planos de contingência para evitar paragens na produção, absorvendo os custos adicionais que ninguém tinha previsto neste cenário.
- O erro de otimizar apenas para que tudo corra bem. O custo que não aparece em nenhuma folha de cálculo do Excel é aquele que ninguém previu.
Não consta do orçamento anual. Não está incluído nos termos negociados. Não aparece no cenário base.
Mas acaba por acontecer na mesma.
É o custo de reagir tarde demais. O custo de pagar mais devido à urgência. O custo de aceitar condições menos favoráveis porque já não há alternativa.
É o preço a pagar por ter concebido a estrutura a pensar na eficiência, mas não na resistência.
Quando tudo está otimizado até ao último pormenor, qualquer desvio torna-se mais dispendioso.
A própria notícia sugere isso: a rede ferroviária está saturada, partilha a capacidade com os comboios de subúrbios, não tem margem operacional e a falta de informação agrava o impacto. Não se trata apenas de um problema técnico; é um problema estrutural.
Em termos empresariais: existem processos críticos que dependem de uma única «passagem pela cozinha».
Desde que funcione, ninguém questiona.
Quando isso falha, todo o sistema mergulha no caos.
E isso não só afeta os custos logísticos, como também resulta em perda de eficiência, sobrecarga organizacional, decisões de emergência e pressão direta sobre as margens semestrais.
Como alguns operadores explicaram ao El Confidencial, substituir o comboio por camiões não é fácil; não há recursos suficientes disponíveis e os prazos de entrega disparam.
É exatamente como quando uma cozinha tenta atender a mais pedidos do que aqueles para os quais foi concebida.
O problema não é a otimização.
O problema é para qual cenário se está a otimizar.
- A pergunta que deve fazer a si mesmo antes que a próxima crise aconteça
Os custos não são um mal necessário; são uma decisão estratégica.
A questão não é se haverá outro confinamento.
A questão é: como está a sua estrutura de custos preparada para quando isso acontecer?
Depende de um único fornecedor essencial? Tem alternativas reais ou apenas teóricas? Sabe qual seria a margem de lucro que perderia se um componente deixasse de funcionar?
É por isso que é importante perguntar não só quanto custam, mas também como se comportam quando o sistema fica em baixo.
Muitas comissões executivas centram-se na otimização das operações do dia-a-dia, e não nas situações de crise. Procuram alcançar a máxima eficiência em condições normais.
O problema é que os cenários normais estão a tornar-se cada vez mais raros.
Na cozinha, a isso chama-se trabalhar a pleno rendimento.
No mundo dos negócios, costumamos chamar-lhe otimização.
- Projetar tendo em conta as tensões não significa sobredimensionar.
Significa perceber qual é o teu limite antes de o atingires.
O bloqueio do Porto de Barcelona demonstra que uma parte significativa do tecido industrial opera com orçamentos muito apertados e com pouca margem de manobra.
E quando uma infraestrutura essencial falha, o custo real não é a alternativa em si, mas tudo o que entra em desordem à sua volta, como se fosse um efeito secundário.
- Otimizar custos significa também planear tendo em conta as dificuldades. Não para o dia em que tudo corre na perfeição. Não para o fornecedor que cumpre sempre as entregas. Não para uma logística que funciona sem problemas.
- A verdadeira otimização significa perguntar a si mesmo:
- O que acontece se esta peça avariar? O que acontece se o fluxo for interrompido? Onde está a margem de manobra quando algo fica preso?
- Porque a eficiência concebida exclusivamente para o cenário ideal funciona… até deixar de funcionar.
- Muitas vezes, a solução passa por analisar os custos do ponto de vista do estrangulamento.
- Por outras palavras: identificar onde existe uma dependência real e onde não há alternativas viáveis.
- Mas, acima de tudo, que decisões são tomadas numa situação de emergência e quanto custam quando chegam tarde demais.
- Na cozinha, os restaurantes que sobrevivem não são aqueles com os menus mais baratos, mas sim aqueles que sabem onde podem absorver a pressão sem comprometer o serviço.
- O mesmo acontece no mundo dos negócios.
- O bloqueio do porto de Barcelona não é um incidente isolado, mas sim um lembrete de que muitos modelos de custos só funcionam em condições ideais.
- E que otimizar sem ter em conta cenários de crise é, na realidade, apenas adiar o problema.
- Porque quando a cozinha deixa de funcionar, já não importa o quão bem o menu tenha sido concebido.
- E, no que diz respeito aos custos, é quase sempre tarde demais para improvisar.
- Que tal analisarmos juntos como pode conceber uma estratégia de otimização de custos que se mantenha sólida mesmo em tempos de crise? Basta entrar em contacto comigo e conversamos.
- Obrigado por ter lido até aqui.
- Feliz dia.
