O que aprendi ao mergulhar nas Maldivas sobre perceber o que realmente importa nos custos

• O que aprendi ao mergulhar nas Maldivas sobre perceber o que realmente importa nos custos: há viagens de que nos lembramos pelo que vemos à superfície e outras de que nos lembramos pelo que só compreendemos quando mergulhamos.

Este foi um desses casos.

Fui às Maldivas há mais de vinte anos, no âmbito de uma campanha promocional de uma nova rota aérea, quando trabalhava numa agência de viagens.

Ficámos numa casa de campo simples à beira-mar, sem ar condicionado e com muito poucos luxos. Nada parecido com o que se vê nos folhetos turísticos das Maldivas de hoje em dia.

E talvez ainda não te tenha contado que, sempre que posso, quando o local o permite, faço mergulho. Foi o meu pai que me ensinou a mergulhar, e é algo que adoro fazer em qualquer destino que tenha mar.

Para mim, não se trata apenas de ver coisas bonitas. É uma forma de estar.

O som do mar lá dentro, as correntes, os peixes, os corais, aquela sensação de leveza. É uma forma de silenciar o ruído mental.

E, com o tempo, o mergulho ensina-nos algo muito importante: o que é essencial quase nunca está à vista.

O mesmo se aplica aos custos nas empresas.

O mesmo se aplica aos custos empresariais.

• Os bens mais valiosos de um país nem sempre estão à vista. Se já acompanha o meu trabalho há algum tempo, deve saber que, quando viajo, tenho alguns pontos que não são negociáveis.

Se puder, dou um passeio pela floresta ou pela selva, escalo uma montanha,...

E, sempre, sempre, vou aos mercados e como onde os locais comem.

Não estou tanto interessado em restaurantes, mas sim em compreender como se desenrola a vida real.

E, além disso, como vos estou a dizer hoje, pratico mergulho.

Vistas de cima, as Maldivas já são espetaculares: águas turquesa, praias perfeitas, quase como um postal idílico.

Mas isso é apenas a ponta do iceberg.

O que não se vê é a parte mais impressionante.

E nessa viagem, houve um momento que ficou gravado na minha memória para sempre.

Sempre me interessei mais por compreender o que faz com que um lugar seja o que é do que pelo que se vê nas fotos.

• Esperar em silêncio que o que importa apareça. Um dia, fomos ver as raias-manta a alimentarem-se.

Existem zonas onde o krill se concentra em grande número, e as raias-manta chegam sempre mais ou menos à mesma hora.

Descermos até ao fundo do mar e ficámos ali, de joelhos, à espera.

Não fazes nada; basta esperar.

E então eles aparecem.

E então eles aparecem.

Majestosas, enormes, elegantes, deslizando graciosamente por cima de ti como se estivessem a voar.

Eles abrem a boca, alimentam-se, passando tão perto que quase se consegue sentir o movimento da água.

E ali, debaixo de água, percebes algo muito simples:

O mundo é muito maior do que o teu dia-a-dia.

Que trabalhar, correr de um lado para o outro e resolver problemas urgentes não é tudo.

Que existem estruturas invisíveis, ritmos naturais e equilíbrios que não se conseguem ver de cima.

Nada disso é óbvio, a menos que se aprofunde o suficiente.

• O mesmo acontece com os custos nas grandes empresas. A maioria das organizações gere os seus custos como turistas que visitam as Maldivas a partir da costa: concentrando-se no que é óbvio.

Nas empresas, isto significa:

• Orçamentos.
• Principais rubricas de despesas.
• Variações visíveis.
• Isso é apenas a ponta do iceberg.
• Mas o que realmente determina a saúde financeira de uma empresa está por baixo disso.
• Em processos que ninguém revê porque «sempre funcionaram».
• Nas decisões que se tomam por hábito.
• Em estruturas concebidas para um contexto que já não existe.
• E como não fazem barulho, não incomodam ninguém.
• Como não são espetaculares, não são considerados prioritários.
• E é por isso que são mais difíceis de ver.
• Tal como debaixo de água, o que é importante nem sempre se destaca.

• Otimizar custos significa olhar para o fundo do mar

Quando falo com diretores executivos e diretores financeiros, depois de vez em quando deparo-me com a mesma situação.

Eles acham que já conhecem os seus custos porque os analisam todos os meses.

E, sem dúvida, têm muita informação e conhecem bem os seus números.

Mas, por vezes, o tempo priva-nos da capacidade de analisar em profundidade.

Tal como no mergulho, não basta dar uma olhadela rápida aos custos.

Trata-se de observar, compreender as tendências, respeitar o momento certo e saber onde se posicionar.

Porque o que mais importa não é, normalmente, aquilo que mais se destaca, mas sim aquilo que sustenta o sistema sem que ninguém se aperceba.

E isso implica mergulhar mais do que uma vez.

• Os cardumes não aparecerão se fizer barulho. Se se mexer demasiado, agitar os sedimentos ou não respeitar o ambiente, os cardumes não aparecerão.

O mesmo se passa com os custos.

Quando uma empresa entra em modo de crise, a primeira coisa que faz é:

• reduzir as despesas visíveis;
• otimizar custos sem uma análise aprofundada;
• tomar decisões rápidas que tenham um impacto imediato.
• E essas medidas, se forem bem pensadas, podem funcionar.
• Mas, muitas vezes, o problema é mais profundo do que isso.
• E é isso que muitas vezes é difícil perceber quando não se tem uma perspetiva externa sobre o panorama geral.
• Nem tudo o que é importante reage bem ao ruído.
• As empresas que otimizam bem sabem esperar e observar. As organizações que se destacam na otimização de custos não são as mais reativas, mas sim as mais pacientes e sistemáticas.

Eles sabem:

• onde se posicionarem;
• quando intervir;
• o que deixar para trás.
• Eles compreendem que alguns custos são como cobertores: não os vemos todos os dias, mas, assim que os compreendemos, mudam toda a nossa perspetiva sobre o negócio.
• E isso só acontece quando se vai suficientemente fundo.
• Mas aprofundar-se na questão leva tempo, implica algum desconforto e leva a conclusões que, por vezes, não esperamos.
• É muito mais fácil ficar lá em cima, olhar para a água cristalina e dizer que está tudo bem.
• Mas, tal como nas Maldivas, o que tinha mais valor não estava na cabana nem na praia.
• Estava lá em baixo, em silêncio, à espera que alguém se desse ao trabalho de olhar.
• Lá em cima, há uma clareza aparente; lá em baixo, uma verdadeira compreensão.
• Se começar a dar os primeiros passos agora, os resultados surgirão mais tarde. A otimização de custos não produz resultados imediatos.

Proporciona solidez.

Se começar hoje:

• consegue compreender melhor a sua estrutura real;
• identifica fatores que não são óbvios;
• tomas decisões com base no bom senso, e não na pressa.
• E então chega o impacto.
• Num projeto de otimização de custos, os primeiros resultados não aparecem no primeiro mês; normalmente demoram cerca de 100 dias, e um projeto completo dura cerca de três anos para garantir a sua sustentabilidade ao longo do tempo.
• É como mergulhar: o que importa não é o momento exato em que as raias-manta aparecem, mas tudo o que fizemos antes para estarmos no lugar certo quando elas chegam.
• A preparação vem sempre antes do resultado.
• O que aprendi nas Maldivas e trago para a vossa empresa: Essa viagem lembrou-me algo que nunca esqueço quando trabalho com grandes empresas:

A otimização de custos não se resume a analisar os números globais; trata-se de aprofundar a análise para perceber o que realmente sustenta o sistema.

Olha com mais atenção.

Para além do que é visível.

Para além do imediato.

Porque, tal como nas Maldivas, o que tinha mais valor não estava no quarto nem na praia.

Estava lá em baixo, em silêncio, à espera que alguém se desse ao trabalho de olhar.

Se quiseres falar sobre como analisar mais a fundo a estrutura de custos da tua empresa para perceber o que se esconde por trás dela, basta entrares em contacto comigo.

Obrigado pela leitura.

Feliz dia.