Los meses de enero y febrero siempre han sido muy ajetreados, y este año no ha sido una excepción. Hemos estado colaborando estrechamente con dos clientes de larga trayectoria del sector de los internados, ayudándoles a gestionar sus costes operativos y a descubrir nuevas oportunidades de ahorro. Según ellos mismos, cada dólar que ahorran contribuye a mantener bajas sus tarifas.
Aunque este trabajo no sigue necesariamente el proceso tradicional del Grupo ERA, el objetivo principal sigue siendo el mismo: impulsar la eficiencia y mejorar los resultados financieros. Históricamente, este trabajo ha girado en torno a la alimentación y el catering en sus secciones de internado, pero en los últimos dos años, ambas entidades han tratado de ampliar su enfoque para incluir otras áreas, como comedores, uniformes y material de oficina. Como resultado, gran parte del mes de enero se dedicó a cerrar el ejercicio de 2024 y a sentar las bases para 2025.
Principales áreas en las que hemos trabajado en enero
Seguimiento de los costes de las comidas: Un centro educativo se mostró satisfecho al constatar que el coste por comida había aumentado menos del 2 % en 2024, un resultado satisfactorio dadas las condiciones actuales del mercado. Se trataba de revisar el gasto de 2024, buscar nuevas oportunidades para optimizarlo y comparar sus costes de comidas con los de otras instituciones.
Análisis del rendimiento del comedor: Hemos puesto de manifiesto una diferencia del 40 % en el gasto por alumno entre los distintos centros, lo que pone de relieve las posibilidades de mejorar el control de costes y/o ampliar las oportunidades.
Ajustes en ventas y precios: Hemos revisado los precios y las tendencias de ventas de la cantina para garantizar que se ajusten a sus planes presupuestarios para 2025, al tiempo que hemos identificado oportunidades de ahorro (y sí, las había).
Proceso de licitación de la categoría de alimentación: se logró un ahorro del 9 % en una categoría que hasta entonces no estaba contratada, lo que se suma al ahorro del 21 % conseguido recientemente en otra categoría de alimentación.
Análisis del consumo de papel de copia: uno de los gastos individuales más importantes del centro. Al comparar los datos con el número de alumnos, hemos constatado que el consumo de papel por alumno se ha mantenido estable en aproximadamente 1,25 resmas por alumno al año, lo que significa que el aumento del gasto observado en 2024 se debió al incremento de la matrícula, y no a subidas de precios como se suponía (los precios habían bajado). Dado el cambio hacia el aprendizaje digital y el uso de ordenadores, esperábamos que el uso de papel disminuyera, pero los datos parecen indicar lo contrario.
Tendencias en materia de uniformes: Aunque uno de los centros educativos se mostraba en general satisfecho con el rendimiento de su tienda de uniformes, deseaba un análisis más detallado de los patrones de compra. Uno de los hallazgos reveló que los alumnos compran ahora una media de 1,5 camisetas al año, frente a la de una hace tan solo cuatro años, y que el número total de artículos adquiridos por alumno ha aumentado un 50 % desde antes de la pandemia. También demostramos que el principal proveedor subió los precios en torno a un 5 % el año pasado.
Realizamos este ejercicio cada trimestre para que los centros conozcan su evolución con respecto al presupuesto. Se explican las posibles desviaciones y, si es necesario, se adoptan medidas correctivas. Pequeños datos sencillos como estos están ayudando a estos centros a perfeccionar la gestión de sus existencias, optimizar sus costes y mejorar su planificación presupuestaria.
La creciente demanda de análisis comparativo
La evaluación comparativa se está convirtiendo en una herramienta cada vez más importante para el análisis interno y la comparación con otras entidades similares, tanto en el ámbito educativo como en el empresarial. A lo largo de los últimos siete años de colaboración con estos centros educativos, la evaluación comparativa ha pasado de ser un problema del tipo «no disponemos de datos» a convertirse en una herramienta fundamental para la toma de decisiones.
Un ejemplo de cómo una escuela utiliza el análisis es el caso del consumo de papel. Una vez que constatamos que el consumo de papel no se ajustaba a las expectativas, la escuela pudo identificar rápidamente cuál era el problema y adoptar algunas medidas correctivas.
Estas escuelas preguntan:
«¿Cómo nos va? ¿En qué aspectos podemos mejorar? ¿Y en qué aspectos ya lo estamos haciendo bien?»
El uso de los datos de los estudiantes nos ha permitido analizar las tendencias de gasto en categorías clave para obtener una visión más detallada. Algunos de nuestros datos se remontan a 2017, antes de la COVID, y ofrecen una valiosa perspectiva a largo plazo.
El interés por la comparación con otros centros y por un análisis más detallado de los datos va en aumento a medida que los colegios se dan cuenta de lo que está en juego desde el punto de vista financiero. Y, como ambos colegios me recuerdan constantemente, hay mucho en juego.
Si te interesa el análisis comparativo o la gestión de costes en tu centro educativo u organización, me encantaría charlar contigo y ver qué opciones hay.
Estaré encantado de presentar esto ante los consejos de administración o la alta dirección si ello les ayuda a comprender la oportunidad que se presenta. Es un asunto demasiado importante como para ignorarlo o pasar por alto.
