Kustannusten leikkaamisessa uudenlainen ajattelutapa voi johtaa erilaisiin tuloksiin.
Jos kysyisimme itseltämme: ”Mitä tekisin, jos olisin yrityksen omistaja?”, keksisimme varmasti kaikenlaisia mahdollisia vastauksia, ideoita ja hankkeita – ei vain itsellemme, vaan jokaiselle yrityksen esimiehelle ja johtajalle. Yleinen lähestymistapa tämän ajattelutavan toteuttamiseen voisi sisältää kahden strategian pohtimisen:
1. Omaksu ”yrittäjän ajattelutapa”
2. Perustetaan ”keskitetty kulujen hallintakeskus”
1. Omaksu yrittäjän ajattelutapa
Koko organisaation työntekijät voivat omaksua yrittäjähenkisen ajattelutavan hallitakseen kuluja ja saadakseen aikaan välittömiä ja tehokkaita tuloksia.
Tämä ajattelutapa edellyttää kunkin kululuokan kokonaissäästöpotentiaalin jatkuvaa arviointia ja jatkuvaa pohdintaa: ”Miksi teemme aina juuri näin?” ”Mitä tekisin, jos olisin tämän yrityksen omistaja tai sijoittaja?”
Jotta yrityksen omistajan ajattelutapa saadaan juurrutettua, toimitusjohtajan on nähtävä yrityksen muutoksen johtajana, joka vastaa toimintamallin perusteellisesta uudistamisesta, johtaa sekä sanoin että teoin ja toteuttaa joukon operatiivisia toimia, jotka osoittavat hänen sitoutumisensa koko organisaation uudistamiseen.
Esimerkkejä:
– Osallistua aktiivisesti kustannusten vähentämistä käsitteleviin tiimikokouksiin ja auttaa nopeuttamaan päätöksentekoa.
– Juurrutetaan periaate, jonka mukaan jokaista sopimusta on arvioitava sijoittajan ja omistajan näkökulmasta.
– Määritellä ja sopia tavoitteista johdon ja sidosryhmien kanssa sekä saada kannustimia niiden saavuttamiseksi.
– Arvioi tarpeet uudelleen ja laadi uusi kysyntäennuste.
– Tarkista avoimet ostotilaukset ja aloita uudelleen neuvottelut kaikista voimassa olevista sopimuksista.
– Kerro organisaatiolle muutoksen etenemisestä ja korosta säännöllisesti omaa sitoutumistasi ohjelmaan.
2. Perustetaan ”kustannusten hallintakeskus”
”Kustannusten hallintakeskus” on keskitetty tapa hallita välillisiä tai ”ei-keskeisiä” kuluja. Tässä yhteydessä ajattelutavan tulisi muuttua asenteesta”käytän budjetistani jokaisen dollarin”asenteeseen”minulla ei ole budjettia, ja teen kuluja vain, kun se on ehdottoman välttämätöntä”.
Yrityksen johto voisi esimerkiksi käyttää Expense Control Tower -työkalua seuraamaan hankkeidensa etenemistä seuraavasti:
– Järjestele toimittajatietokanta ja kysy: ”Miksi vanhoja toimittajia on edelleen listalla?”, ja keskity niihin, joita voidaan nykyisessä toimintaympäristössä pitää ”kumppaneina”.
– Keskeytetään kaikki ”varmuuden vuoksi” tehdyt ja ”mukavat” menot, kuten uuden teknologian hankinta, myynninedistämis- ja osallistumismatkat, markkinointi- ja sponsorointikulut sekä laajemman vakuutusturvan sisältävien vakuutusten hankinta jne.
– Tehostetaan ”perinteisiä” kuluja, kuten työntekijöiden ja johdon edustuskuluja, yrityksen maksamia matkapuhelimia tai yrityksen omistamia ajoneuvoja.
– Tutki, voidaanko kaikki ”välttämättömiksi” katsotut palveluntarjoajat – kuten asiantuntijapalvelut, tilaukset, konsultit, valmentajat jne. – poistaa, neuvotella uudelleen tai arvioida, ovatko ne todella hyödyllisiä.
– Tee kustannusten optimoinnista koko hallinnollisen tiimin ensisijainen tavoite.
Kokemuksemme mukaan kulujen hallintakeskuksen käyttöönotto tuottaa yleensä 15–30 prosentin säästöt välillisissä kuluissa jo ensimmäisten kuukausien aikana.
Käytännön esimerkki
Teimme yhteistyötä mainosalan yrityksen JCDecaux’n kanssa, jolla on satojen ajoneuvojen kalusto henkilökohtaiseen käyttöön. Työntekijät käyttävät näitä ajoneuvoja matkustaessaan ja huoltaessaan lukuisia tunnettuja bussipysäkkejä kauppakeskuksissa ja muilla julkisilla paikoilla. Optimoimalla käytäntöjä, neuvottelemalla uudelleen toimittajasopimukset ja arvioimalla erityistarpeita ajoneuvokannan rationalisointihanke johti 16 prosentin pysyvään vuotuiseen kustannussäästöön sekä avainlukujen käyttöönottoon, joiden avulla näitä parannuksia voidaan seurata ja ylläpitää.
