Quando si tratta di ridurre i costi, adottare una mentalità diversa potrebbe portare a risultati diversi.
Se ci chiedessimo: «Cosa farei se fossi il titolare dell’azienda?», ci verrebbero sicuramente in mente ogni sorta di possibili risposte, idee e progetti — non solo per noi stessi, ma per ogni dirigente e responsabile dell’azienda. Un approccio generale per mettere in pratica questa mentalità potrebbe prevedere la valutazione di due strategie:
1. Adotta la “mentalità dell’imprenditore”
2. Istituire una «centrale operativa per il controllo delle spese»
1. Adotta la mentalità dell'imprenditore
I dipendenti di tutta l'organizzazione possono adottare una mentalità imprenditoriale per tenere sotto controllo le spese e ottenere risultati immediati ed efficaci.
Questo approccio consiste nel valutare costantemente il Risparmi complessivo insito in ogni categoria di spesa e nel chiedersi continuamente: «Perché facciamo sempre quello che facciamo?», «Cosa farei se fossi il proprietario o l'investitore di questa azienda?».
Per instillare la mentalità imprenditoriale, l'amministratore delegato deve essere percepito come il leader del cambiamento all'interno dell'azienda, responsabile di innescare un ripensamento radicale del modello operativo, guidando sia con le azioni che con le parole, e mettendo in atto una serie di misure operative che dimostrino il proprio impegno a trasformare l'intera organizzazione.
Esempi:
– Partecipare attivamente alle riunioni di revisione del team dedicate Riduzione dei costi contribuire ad accelerare il processo decisionale.
– Inculcare il principio secondo cui ogni contratto deve essere valutato dal punto di vista di un investitore-proprietario.
– Definire e concordare gli obiettivi con i dirigenti e le parti interessate ed essere incentivati a raggiungerli.
– Rivalutare le esigenze e rivedere le previsioni sulla domanda.
– Esaminare gli ordini di acquisto in corso e riaprire le trattative su tutti i contratti esistenti.
– Comunicare all'organizzazione i progressi compiuti nella trasformazione e ribadire frequentemente il proprio impegno personale nei confronti del programma.
2. Istituire una «torre di controllo dei costi»
Una “torre di controllo dei costi” è uno strumento centralizzato per la gestione delle spese indirette o “non essenziali”. È qui che la mentalità dovrebbe passare da“spenderò ogni centesimo del mio budget”a“non ho un budget e spenderò solo quando sarà indispensabile”.
I dirigenti dell'azienda potrebbero, ad esempio, utilizzare la "Torre di controllo delle spese" per monitorare lo stato di avanzamento delle loro iniziative come segue:
– Semplificare il database dei fornitori e chiedersi: «Perché esistono i fornitori storici?», concentrandosi su quelli che possono essere considerati «partner» nel contesto attuale.
– Sospendere tutte le spese “per ogni evenienza” e quelle “superflue”, quali l’acquisto di nuove tecnologie, i viaggi promozionali e di partecipazione, i costi di marketing e di sponsorizzazione, nonché la sottoscrizione di polizze assicurative con coperture più elevate, ecc.
– Razionalizzare le spese che «abbiamo sempre sostenuto», come quelle relative all’intrattenimento dei dipendenti e dei dirigenti, ai telefoni cellulari aziendali o ai veicoli di proprietà dell’azienda.
– Analizzare per eliminare, rinegoziare o valutare se tutti i fornitori considerati «indispensabili» — quali Servizi professionali, abbonamenti, consulenti, coach, ecc. — siano effettivamente utili.
– Rendere Ottimizzazione dei costi priorità per l'intero team amministrativo.
In base alla nostra esperienza, l'implementazione di una "Expense Control Tower" comporta solitamente Risparmi il 15% e il 30% sulle spese indirette già nei primi mesi di implementazione.
Un esempio pratico
Abbiamo collaborato con JCDecaux, un’azienda del settore pubblicitario che dispone di una flotta di centinaia di veicoli aziendali ad uso personale, utilizzati dai dipendenti per spostarsi e provvedere alla manutenzione delle numerose e rinomate pensiline degli autobus presenti nei centri commerciali e in altri spazi pubblici. Grazie all’ottimizzazione delle politiche aziendali, alla rinegoziazione dei contratti con i fornitori e alla valutazione delle esigenze specifiche, l’iniziativa di razionalizzazione del parco veicoli ha portato a una Riduzione dei costi annua Riduzione dei costi 16% e all’introduzione di indicatori chiave di prestazione (KPI) volti a monitorare e consolidare tali miglioramenti.
