Wanneer organisaties tien jaar of langer bij hetzelfde mediabureau blijven, kan de relatie weliswaar vertrouwd worden, maar ook voorspelbaar.
Dat was het geval bij de Isle of Man Steam Packet Company, die al meer dan tien jaar met haar huidige bureau samenwerkte.
Hoewel ze met een groot internationaal bureau werkten, waarvoor ze relatief weinig uitgaven en toch waar voor hun geld kregen, had de klant het gevoel dat ze niet de aandacht en zorg kregen die ze nodig hadden, en dat hun mediastrategie steeds meer in een sleur was geraakt.
In plaats van meteen over te stappen naar een andere leverancier, wilden ze de markt eerst grondig verkennen – om de mogelijkheden te verkennen, hun doelstellingen te verfijnen en ervoor te zorgen dat elke verandering daadwerkelijk zou leiden tot een verbetering van de strategische focus en de dagelijkse uitvoering.
Daar kwam ERA in beeld.
De uitdaging:
Een van de grootste risico’s bij een media-aanbesteding is dat je appels met peren vergelijkt, vooral als je een mix van kleine, middelgrote en grote bureaus in overweging neemt. De klant wilde de markt breed verkennen, maar ik heb benadrukt dat het belangrijk is om de offertes op een gelijkwaardig niveau te vergelijken.
Waarom? De overstap van een groot bureau met aanzienlijke onderhandelingsmacht naar een kleiner bureau dat een meer persoonlijke service biedt, kan aantrekkelijk lijken, maar je hebt een duidelijk systeem nodig om te beoordelen of je daarmee misschien inkoopkracht, capaciteit of waarde inlevert. Daarom heeft het team een evaluatiemethode ontwikkeld die twee elementen combineert:
- Benchmarking: een gestructureerde methode om reacties op consistente wijze te beoordelen aan de hand van vastgestelde criteria
- "Vrije invulling": bureaus de ruimte geven om te laten zien wat zij met de opdracht zouden doen, uitgaande van de mediadoelstellingen, in plaats van een standaardantwoord af te dwingen.
Het resultaat:
Vanaf dat moment verliep het proces vlot en soepel:
- Een lange lijst van ongeveer een dozijn bureaus (waaronder de huidige dienstverlener en alternatieve kandidaten)
- Zes bureaus zijn uitgenodigd om een offerte in te dienen
- Er zijn vijf volledige reacties ontvangen
Het resultaat? De klant koos voor een kleiner bureau – maar wel een met behoorlijke inkoopkracht, waardoor ze met deze overstap niets te verliezen hadden. Ze kregen een veel strategischer focus en een meer hands-on aanpak, en uit de eerste reacties blijkt dat zowel de klant als het bureau tot nu toe zeer tevreden zijn.
Hoe ERA Group helpen
Veel organisaties willen de markt verkennen, maar beschikken niet over de tijd, de middelen of de interne expertise om een aanbesteding te organiseren die zowel commercieel gedegen is als geschikt voor een creatieve, strategische sector als de media.
ERA kan ondersteuning bieden door structuur en methodiek in het proces aan te brengen, van het opstellen van de offerteaanvraag en het verduidelijken van de doelstellingen tot het opstellen van beoordelingscriteria die een eerlijke vergelijking tussen bureaus van verschillende omvang mogelijk maken.
Kortom, wij helpen u bij het opzetten van een aanbestedingsprocedure die gestructureerd, vergelijkbaar en resultaatgericht is – zonder dat dit ten koste gaat van de creativiteit en het strategisch denken die goede bureaus zouden moeten bieden.
