Kako se približavamo drugom kvartalu, naš fokus se prebacuje na sastavljanje izvještaja i podataka za izvještavanje za prvi kvartal u različitim sektorima.
U nastavku slijedi pregled ključnih rezultata i aktivnosti iz proteklog mjeseca.
Školska hrana i praćenje budžeta
Za naše školske klijente, pažnja i pripreme počinju se okretati prema izvještajima o hrani i ugostiteljstvu za prvi kvartal koji pružaju vrijedan uvid u finansijske rezultate njihovih kupovina hrane.
Budući da ove škole rade na osnovu budžeta za kalendarsku godinu, ovaj početni izvještaj služi kao ključni prvi uvid u to kako se one pridržavaju budžeta, uključujući i najnovije procjene za cijelu godinu. Ovo izvještavanje nam pomaže da identifikujemo trendove i ističe područja koja zahtijevaju pažnju.
To je ključni doprinos za pomoć u upravljanju troškovima.
Tromjesečno izvještavanje o ustanovama za njegu starijih osoba (Q30)
Trenutno finaliziramo izvještaj za 30. kvartal za klijenta iz ustanove za njegu starijih osoba za prezentaciju. Ovaj izvještaj detaljno prikazuje kvartalne uštede; analizira trendove kupovine; identificira anomalije poput varijacija cijena u odnosu na ugovorne uvjete; te daje preporuke i prijedloge za korektivne mjere.
Naše lične prezentacije ovih izvještaja podstiču neke zanimljive dubinske diskusije; pomažući u omogućavanju strateškog donošenja odluka i doprinoseći internom izvještavanju. Uprkos tome što ove izvještaje provodimo već 30 kvartala, nastavljamo otkrivati mogućnosti za uštedu troškova.
Nakon što je izvještaj predstavljen finansijskom timu, također odvajamo vrijeme da razgovaramo s glavnim kuharom i informiramo ga o trenutnom stanju stvari.
Priprema tenderske dokumentacije za Dom za starije osobe
Kao odgovor na promjene u aranžmanima s dobavljačima, isti dom za starije osobe zatražio je sveobuhvatnu analizu tržišta svih kategorija hrane kako bi se utvrdile daljnje potencijalne uštede na troškovima opskrbe hranom. S obzirom na promjenjive tržišne uvjete i vrijeme proteklo od posljednjeg pristupa tržištu, sada je pogodan trenutak za ovu analizu. Stoga započinjemo s pripremom tenderske dokumentacije koju ćemo poslati odabranim dobavljačima.
Novi projekti kategorije industrijskih potrošnih materijala
Novoangažovani klijent nam je dao zadatak da pronađemo uštede za dvije industrijske kategorije kao dio šire inicijative upravljanja troškovima. Početna tačka je pregled njihovih 12-mjesečnih podataka iz glavne knjige kako bi se identifikovali svi relevantni dobavljači - vježba koja nudi neke prilično zanimljive uvide na visokom nivou kao početnu tačku.
S obzirom na to da je uključeno više od 300 dobavljača, proces prikupljanja podataka bit će opsežan; zahtijevat će izdvajanje ključnih detalja iz ogromnog broja PDF faktura, prvo u Excel, a zatim u Power BI. Uprkos ogromnom obimu posla, ova početna tačka je ključna za osiguranje sveobuhvatne analize troškova.
Važnost monitoringa u upravljanju troškovima
Vraćajući se na fazu praćenja koja je činila većinu posla u proteklom mjesecu; ova faza projekta je jednako važna - ako ne i važnija - od faze analize i tendera. Upravo ovdje osiguravamo da sav prethodno obavljeni naporan rad urodi plodom i bude održiv. U ERA Grupi, faza praćenja traje i do 3 godine. To je također mjesto gdje dodatni uvidi i svako poređenje zaista počinju dolaziti do izražaja.
Vraćajući se na fazu praćenja koja je činila najveći dio posla u proteklom mjesecu; faza praćenja projekta je jednako važna - ako ne i važnija - od faza analize i tendera.
Kontinuirano praćenje osigurava da klijenti dobijaju dogovorene cijene i usluge; istovremeno se rješavaju svi problemi koji se mogu pojaviti između klijenta i dobavljača. Neki primjeri problema koji su se pojavili u prošlosti su:
- Dobavljač je postavio netačnu datoteku s cijenama koja je uočena tek tokom kvartalnog pregleda; što je inače moglo proći nezapaženo.
- Ugovorene stavke su nenamjerno ispuštene iz korpe ugovorenih stavki i naplaćene po znatno višim cijenama koje nisu bile ugovorene, što je vremenom dovelo do značajnih preplata.
Greške se dešavaju uprkos najboljim namjerama svih strana.
Struktura naknada zasnovana na učinku ERA Grupe
Također, tokom ove faze kvartalnog izvještavanja određuje se stvarna naknada ERA Grupe. Dok se na početku projekta struktura naknade dogovara kao postotak uštede, stvarna plaćanja počinju se izračunavati na osnovu stvarnih ušteda izračunatih tokom kvartalnog izvještajnog perioda.
Za razliku od tradicionalnih konsultantskih modela, naš pristup uključuje plaćanja raspoređena tokom trajanja projekta. Ovo osigurava minimalan utjecaj na novčani tok klijenta, a istovremeno se projekt samostalno finansira kroz ostvarene uštede. Naravno, ako nema ušteda, nema ni naknada i projekat nikada ne dođe do ove faze.
Radujem se što ću u narednim mjesecima moći podijeliti daljnje novosti kako budemo napredovali kroz prikupljanje podataka, analizu, implementaciju i faze praćenja.
