Στον τομέα της φιλοξενίας, τα ξενοδοχεία διαθέτουν σημαντικό μέρος των δαπανών τους για τη βελτίωση της εμπειρίας των επισκεπτών μέσω του προσωπικού, του Wi-Fi και των υπηρεσιών πλυντηρίου. Ενώ αυτά τα άμεσα έξοδα υπόκεινται σε ενδελεχή έλεγχο, τα έμμεσα έξοδα, όπως οι προμήθειες των καρτών, συχνά περνούν απαρατήρητα. Αν και αποτελούν έναν από τους πιο βολικούς τρόπους συναλλαγών, οι προμήθειες επεξεργασίας πιστωτικών καρτών έχουν γίνει όλο και πιο δαπανηρές και περίπλοκες την τελευταία δεκαετία.
Σε συνεχή βάση, οι πιο επιτυχημένοι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων θέτουν στον εαυτό τους βασικά ερωτήματα, όπως: «Ποιο είναι το συνολικό κόστος επεξεργασίας των συναλλαγών με κάρτα;» Η απάντηση σε αυτό το ερώτημα μπορεί εύκολα να βρεθεί αν πάρει κανείς μια μηνιαία κατάσταση συναλλαγών και διαιρέσει το ΣΥΝΟΛΙΚΟ ποσό των τελών επεξεργασίας με το μηνιαίο ποσό των πωλήσεων· αυτό αναφέρεται συχνά ως «Πραγματικό Ποσοστό Επεξεργασίας». Κατά κανόνα, το πραγματικό επιτόκιο μιας καλά διαχειριζόμενης κάρτας εμπόρου, όταν ο πελάτης χρησιμοποιεί φυσικά την κάρτα του (αγγίζοντας ή εισάγοντας την στο τερματικό), θα πρέπει να είναι μικρότερο από 2,40%. Οι συναλλαγές με στοιχεία κάρτας που λαμβάνονται διαδικτυακά ή μέσω τηλεφώνου θα πρέπει να είναι κάτω από 2,70%.
Οι εταιρείες επεξεργασίας καρτών εμπορικών συναλλαγών αποκομίζουν κέρδη κυρίως από την προμήθεια που καταβάλλεται με βάση τον όγκο των συναλλαγών και από άλλα διοικητικά τέλη που μπορεί να προσθέτουν ή όχι αξία. Δυστυχώς, αυτό αποτελεί συχνά το κύριο σημείο εστίασης όταν οι διαχειριστές ακινήτων ή οι ιδιοκτήτες διαπραγματεύονται μια συμφωνία επεξεργασίας, λόγω παραπληροφόρησης σχετικά με τις τιμολογιακές δομές που καταργήθηκαν πριν από πάνω από μια δεκαετία. Αν και εξακολουθεί να είναι σημαντικό να διαπραγματεύεται κανείς αυτά τα κόστη, αυτά αντιπροσωπεύουν συνήθως λιγότερο από το 20% του συνολικού κόστους επεξεργασίας. Τα τέλη που χρεώνουν οι εταιρείες καρτών μέσω των τελών διατραπεζικής συναλλαγής και των τελών εταιρειών καρτών αποτελούν πάνω από το 80% του συνολικού κόστους επεξεργασίας.
Πολλοί πιστεύουν ότι οι προμήθειες διατραπεζικών συναλλαγών είναι σταθερές· ωστόσο, υπάρχουν πολλοί τρόποι με τους οποίους οι συναλλαγές μπορούν να πληρούν τις προϋποθέσεις για χαμηλότερο κόστος διατραπεζικών συναλλαγών, ειδικά όσον αφορά τις ηλεκτρονικές συναλλαγές και τις συναλλαγές που καταχωρούνται χειροκίνητα. Αυτές μπορούν να έχουν τεράστια επίδραση στο συνολικό κόστος επεξεργασίας σε σύγκριση με το κόστος που αποδίδεται στον επεξεργαστή.
Για παράδειγμα, οι συναλλαγές με κάρτες που πραγματοποιούνται κατά τις κανονικές ώρες λειτουργίας υποβάλλονται συνήθως κάθε βράδυ σε μια μαζική διαδικασία. Η διαδικασία αυτή είναι συχνά αυτοματοποιημένη, αλλά ορισμένοι εξακολουθούν να προτιμούν να την εκτελούν χειροκίνητα. Εάν η διαδικασία αυτή καθυστερήσει για οποιονδήποτε λόγο για περισσότερο από δύο ημέρες, θα προκαλέσει αύξηση της μέσης προμήθειας διατραπεζικής συναλλαγής για όλες αυτές τις αποθηκευμένες συναλλαγές κατά 60-75%. Ενώ το κόστος για κάθε μία από τις 400+ διατραπεζικές προμήθειες είναι σταθερό, ο διαχειριστής ακινήτων έχει μεγαλύτερο έλεγχο πάνω στο ποιο επιτόκιο διατραπεζικής προμήθειας εφαρμόζεται από ό,τι πιστεύουν οι περισσότεροι. Ένα άλλο παράδειγμα είναι ότι η υποβολή του ποσού του φόρου πωλήσεων για συναλλαγές με εταιρικές κάρτες μπορεί να μειώσει το κόστος διατραπεζικής προμήθειας κατά 25-30%. Για τον ιδιοκτήτη ακινήτου, η διαφορά συνίσταται στην αποφυγή σημαντικής επιβάρυνσης κόστους ή στην απόκτηση σημαντικού κέρδους στα έξοδα επεξεργασίας.
Και τώρα;
Υπάρχουν πολλές ακόμη πτυχές που αφορούν τη βελτιστοποίηση των προμηθειών καρτών, ενώ μια εστιασμένη μελέτη του ιστορικού χρήσης και των τάσεων των προμηθειών θα προσφέρει πολύτιμες πληροφορίες. Ενώ πολλοί ιδιοκτήτες ξενοδοχείων ή μοτέλ έχουν καλή διαχείριση του τμήματος των χρεώσεων καρτών εμπόρων στα λειτουργικά έξοδα του καταλύματος, η τακτική αναθεώρηση των διαφόρων τομέων που αναφέρονται σε αυτό το άρθρο είναι καθοριστική, ακόμη και αν το Πραγματικό Επιτόκιο βρίσκεται συνήθως κάτω από το όριο του 2,40% για τις συναλλαγές λιανικής ή του 2,70% για τις πληρωμές που εισάγονται ηλεκτρονικά ή χειροκίνητα. Οι αλλαγές στο προσωπικό είναι πολύ συχνές στον κλάδο της φιλοξενίας και το να υποθέτουμε ότι ο νέος υπάλληλος θα επεξεργάζεται σωστά τις κάρτες μπορεί να αποβεί ένα δαπανηρό λάθος.
Ωστόσο, εάν το πραγματικό επιτόκιο είναι υψηλότερο από το αναφερόμενο, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι διαθέτετε όλες τις σωστές πολιτικές και διαδικασίες για τη διεκπεραίωση των συναλλαγών με κάρτες, προκειμένου να αποφύγετε τις επιβαρύνσεις λόγω διατραπεζικών προμηθειών και τελών εκδοτών καρτών. Εάν δεν είστε σίγουροι για οποιοδήποτε θέμα αυτής της κατηγορίας κόστους, μπορείτε να επικοινωνήσετε με έναν σύμβουλο της ERA για να αξιολογήσει τα έξοδα σας από συναλλαγές με κάρτες. Θα λάβετε, τουλάχιστον, μια αντικειμενική αξιολόγηση των δαπανών σας από συναλλαγές με κάρτες και μια ανεξάρτητη έκθεση που θα αποδεικνύει ότι ενεργείτε σωστά σε αυτόν τον τομέα. Τα τέλη καρτών εμπόρων μπορούν να συσσωρευτούν γρήγορα και η σιγουριά ότι έχετε βελτιστοποιήσει αυτό το κόστος ή ότι διαθέτετε έναν πόρο που μπορεί να σας βοηθήσει να το επιτύχετε μπορεί να σας προσφέρει αυτή την ηρεμία, είτε πρόκειται για εσάς είτε για το διοικητικό συμβούλιο.
