ERA Grupa pomaže katoličkim dobrotvornim organizacijama u Denveru da vrate milijune u misiju

Klijent

Katoličke dobrotvorne organizacije u Denveru pružaju skloništa, hranu, smještaj, obrazovanje, savjetovanje i hitnu pomoć i ključne usluge ljudima u sjevernom Coloradu.

Kao jedna od najvećih od 167 podružnica Katoličke dobrotvorne organizacije u Sjedinjenim Državama, rad Katoličke dobrotvorne organizacije u Denveru usmjeren je na širok spektar službi: uključujući pristupačno stanovanje; obrazovanje u ranom djetinjstvu; kao i usluge skloništa, žena, starijih osoba, obitelji, srodstva, župe, zajednice i savjetovanja.

Tijekom protekle godine, CCD je uslužio više od 53 000 ljudi, osigurao više od 125 000 noćenja i poslužio 400 000 obroka. Organizacija posluje s godišnjim proračunom od 60 milijuna dolara i oko 600 zaposlenika.

Izazov

Nedostatak centraliziranih internih radnih resursa i vanjskih praksi nabave spriječio je CCD u skaliranju usluga, konsolidaciji dobavljača, povećanju učinkovitosti i uštedi novca.

Stambeno ministarstvo CCD-a (Archdiocesan Housing, Inc („AHI“)) čini otprilike polovicu svih usluga koje organizacija nudi svake godine. AHI uključuje 30 nekretnina s 1700 jedinica koje opslužuju oko 3500 stanovnika. Upravljanje objektima jedan je od temeljnih troškova u ministarstvu i zapošljava mnoge interne resurse, uključujući tehničare za održavanje, domare, kućare, spremačice i druge. Organizacija također surađuje s nekoliko stotina vanjskih pružatelja usluga za usluge održavanja vezane uz nekretnine.

Kao i mnoge neprofitne organizacije, CCD posluje bez centralizirane funkcije nabave koja promatra cijelu organizaciju i vidi gdje se mogu iskoristiti opseg, konsolidacija dobavljača i kupovna moć kako bi se uštedio novac i povećala učinkovitost i usluge. Financijski direktor Phil Vottiero znao je da bi Katoličke dobrotvorne organizacije u Denveru imale koristi od takve funkcije, ali je shvatio da bi ona možda trebala doći izvan organizacije.

Rješenje

ERA je stvorila hibridni model internog upravljanja objektima kako bi nadzirala dobavljače i internu radnu snagu, a istovremeno održavala stroge standarde usluga.

Krajem 2020. Vottiero je doveo ERA Group. Zadatak ERA Groupa bio je pregledati ukupnu potrošnju agencije i stvoriti različite tijekove rada koji bi CCD-u omogućili procjenu potrošnje u mnogim područjima, među kojima je i šef stanovanja.

„Imati stručnjaka poput ERA-e i pružiti to neovisno gledište, taj zasebni pregled, omogućilo nam je da pogledamo kako se troši novac i gdje propuštamo prilike - nešto što nikada ne bismo mogli postići sami.“ - Phil Vottiero, financijski direktor, Katoličke dobrotvorne organizacije u Denveru

ERA Grupa je utvrdila da je smanjenje troškova kod vanjskih dobavljača samo dio prilike. Osim što su osmislili plan za bolje upravljanje dobavljačima, odlučili su ispitati internu radnu snagu CCD-a kako bi postigli stvarni utjecaj.

CCD je bio u potpunosti predan tome da postupa ispravno prema ljudima koje zapošljava, tako da outsourcing trećoj strani nikada nije bio razmatran. Također su bili nepokolebljivi u nastojanju da se održi vrlo visoka razina usluge na koju su njihovi stanovnici navikli.

ERA je osmislila hibridni model za organizaciju - „projekt integriranih objekata“ - kojim bi se maksimiziralo korištenje zaposlenika u cijeloj agenciji, a upravljanje dobavljačima bi bilo centralizirano u integriranom upravitelju objekata treće strane („IFM“). Nijedan zaposlenik ne bi bio otpušten ili premješten.

Kako dolazi do fluktuacije – IFM – u koordinaciji s CCD-om će procijeniti poziciju i utvrditi treba li takvu ulogu zamijeniti ili jednostavno nadopuniti satima rada koje osigurava IFM. Ovaj dugoročni plan poštovao je sve obveze organizacije prema osoblju, a istovremeno je s vremenom omogućio mnogo učinkovitiji i isplativiji model.

ERA je pomogla u zapošljavanju pravog integriranog upravitelja objekata za obavljanje svih svakodnevnih operacija održavanja sa zaposlenicima i dobavljačima te za upravljanje projektima kapitalnih izdataka.

„To je program štednje koji se stalno razvija jer imamo dinamičnu komponentu – ljude – koje pokušavamo rekalibrirati kako bismo mogli početi ostvarivati ​​neke od ovih većih ušteda. ERA na to gleda na jedinstven način. Vidimo kako se može postići povećanje učinkovitosti, kao i kako preraspodjelom radnih odgovornosti i mogućnošću pregleda nekretnina i poslovnih subjekata možemo preoblikovati sliku. Nikada prije nisam bio u mogućnosti to učiniti.“ – Phil Vottiero, financijski direktor, Katoličke dobrotvorne organizacije u Denveru

CCD je u poziciji da ostvari maksimalnu učinkovitost i uštede od preko 30% godišnje samo u svom ministarstvu stanovanja, što ga je potaknulo da zatraži od ERA-e da proširi svoj utjecaj u cijeloj organizaciji.

Na Vottierov zahtjev, ERA je stvorila krovni program za suradnju sa svim ministarstvima kako bi se ostvarile financijske uštede i učinkovitost.

„Ako ne upravljamo onim što nam je dano razumno, osim što rasipamo novac, resurse i energiju, radimo suprotno onome što smo pozvani činiti, a to jest uzeti ono što nam je dano i iskoristiti to s maksimalnom učinkovitošću.“ — Phil Vottiero, financijski direktor, Katoličke dobrotvorne organizacije u Denveru

Svaki dolar koji CCD uštedi omogućuje im da pomognu većem broju ljudi u potrebi u svojim službama. Samo kroz projekt integriranih objekata, Katoličke dobrotvorne organizacije Denvera mogu uštedjeti više od 30 milijuna dolara tijekom 10 godina.

Ukupna godišnja ušteda: 1.116.000 USD

• IFM: 620.000 USD
• Održavanje/popravci: 116.000 USD
• Usluge prehrane: 103.600 USD
• Telekomunikacije: 93.600 USD
• Gospodarenje otpadom: 56.700 USD
• Uredski i kućni pribor: 54.000 USD
• Energija/režije: 30.700 USD
• Informacijska tehnologija: 30.000 USD
• Tisak i promocija: 11.400 USD

„ERA je partner, a ne dobavljač. To ne mogu dovoljno naglasiti. Svi smo u današnje vrijeme surađivali s mnogim konzultantima i izvođačima radova, a mnogi stvaraju više posla nego što ga rješavaju. Ono što je ERA od samog početka radila bilo je stvaranje modela koji je lako pratiti, nije opterećivao nijednu osobu ili područje i omogućio nam je da napredujemo u širokom rasponu projekata. ERA nam je pružila ogromnu priliku za unapređenje naše misije tako što je iskoristila resurse koje smo dobili i omogućila nam da uštede preusmjerimo u dodatne programe s velikim utjecajem.“ — Phil Vottiero, financijski direktor, Katoličke dobrotvorne organizacije u Denveru