KM: Poštovani gospodine Köhler, Berliner Seilfabrik, osnovan 1865. godine, razvija i proizvodi prilagođene igrališta koja oduševljavaju djecu na svim kontinentima. Ono što je započelo kao složeni komad užeta za igrališta preraslo je u širok raspon prostornih mrežastih konstrukcija koje prilagođavate zahtjevima svakog kupca. Svoje proizvode prodajete u Njemačkoj, drugim europskim zemljama, Sjevernoj Americi, Australiji i arapskom svijetu. Nedavno ste otvorili novu podružnicu u SAD-u. Kako je strukturirana nabava u tako brzo rastućoj tvrtki?
Köhler : Nemamo vlastite proizvodne pogone u SAD-u, već ih koncentriramo u našem sjedištu u Berlinu. Zato se ovdje nalazi i nabavna funkcija koja izravno izvještava upravi. Težimo dugoročnim odnosima s dobavljačima i obično sklapamo okvirne ugovore, poput ugovora o nabavi čelika, iz kojih otkupljujemo količine koje su nam potrebne. Posljednjih godina vrlo smo uspješno proširili svoje poslovne aktivnosti i proširili našu berlinsku lokaciju novom zgradom. Međutim, zbog veličine naše tvrtke, ne razlikujemo nabavu strateških i nestrateških proizvoda.
KM: Tko je u vašoj tvrtki odgovoran za nabavu režijskih troškova?
Köhler : Naš odjel nabave sastoji se od dvije osobe. Odgovoran je za sva područja, uključujući opće troškove. Glavni zadatak je optimalno organizirati procese nabave i odabrati dobavljače za naše ključne proizvode. To ne ostavlja puno kapaciteta za opće troškove.
KM: Angažirali ste vanjsku podršku kako biste optimizirali strukturu troškova u području režijskih troškova. Zašto ste se odlučili na ovaj korak i kako je došlo do prvog kontakta?
Köhler : Prvi korak poduzela je ERA Grupa; nismo se usredotočili na pitanje optimizacije režijskih troškova. Kada nam je gospodin Schlake predstavio poslovni koncept sredinom 2009., pristup smo smatrali koherentnim i uvjerljivim. Posebno nas je zanimala naknada temeljena na uspješnosti na ostvarenim uštedama i podrška koju je ERA Grupa pružila tijekom duljeg razdoblja. Drugi motiv bila je naša odluka da vanjska strana pregleda naše ustaljene prakse. Bili smo spremni razbiti strukture, malo dublje istražiti neka područja i provesti promjene.
KM: Uz vanjsku podršku, ispitali ste kurirske usluge, prijevoz, troškove tiska i pakiranja. Kako su ti projekti tekli i koliko ste zadovoljni rezultatima?
Köhler : Faza podrške ERA Grupe završava u sljedećih nekoliko mjeseci, tako da je vrijeme za analizu stanja. Vrlo sam zadovoljan rezultatima suradnje i prosječnom ukupnom uštedom od preko 30%. Kako stvari stoje danas, uštedjet ćemo ukupno oko 145.000 eura, iako manje od planiranog. Strukturne promjene u našoj tvrtki, poput naše podružnice u SAD-u, dovele su do pada potrošnje u nekim kategorijama. U nekim područjima morali smo prepoznati da nije moguće izmjeriti uštede kako je planirano. I, naravno, naš odjel nabave kritički je pratio razdoblje provedbe. U konačnici, važno mi je napomenuti da je suradnja s ERA Grupom uvijek bila kooperativna i poštena, čak i tijekom kontroverznih rasprava. Uz podršku ERA Grupe, uključujući kompetentne stručnjake za troškove i profesionalnu korisničku podršku, osjećali smo se dobro savjetovanima tijekom dvije godine.
KM: Prema studiji ERA Grupe i EBS Poslovne škole, važno je dugoročno osigurati identificirani potencijal uštede. Kako osiguravate da uštede doista stignu do vas?
Köhler : Naš je cilj nastaviti koristiti izvore nabave i nakon faze podrške ERA Grupe, jer ćemo u budućnosti u konačnici imati koristi samo od ušteda. Također mogu zamisliti da od ERA Grupe zatražim da ponovno kritički sagleda našu situaciju s nabavom nakon faze od jedne ili dvije godine. Međutim, drugi pristup o kojem smo već razgovarali s gospodinom Schlakeom mogao bi imati više smisla. ERA Grupa je signalizirala svoju spremnost da za nas u budućnosti provodi i dokumentira kontrolu računa i mjerenje ušteda na temelju naknade, a ne na temelju uspjeha. Kroz naše dugoročno partnerstvo s ERA Grupom, mogli bismo osigurati, na način koji učinkovito koristi resurse, da se prednosti u ispitivanim kategorijama dugoročno održe i da nakon kratkog vremena ne postanu žrtve svakodnevnog poslovanja. A tko zna, možda postoje i druga područja troškova koja još nismo razmotrili.
