Tail spend vertegenwoordigt 20% van de niet-essentiële inkooptransacties die niet actief worden beheerd of onopgemerkt blijven vanwege het grote aantal leveranciers en de beperkte interne middelen.
Het aantal gebruikers van particuliere gezondheidszorg is de afgelopen jaren blijven stijgen; sinds 2019 is dit aantal met bijna 4% toegenomen tot 12 miljoen mensen, bestaande uit verzekerden en leden van onderlinge verzekeringsmaatschappijen; volgens het rapport Private Healthcare; Adding Value 2023, dat jaarlijks wordt opgesteld door het Instituut voor de Ontwikkeling en Integratie van de Gezondheidszorg (IDIS Foundation).
Een van de cruciale maar vaak onderschatte kwesties in de gezondheidszorg is het beheer van de ‘tail spend’; hiermee wordt de 20% aan niet-essentiële aankooptransacties bedoeld die niet actief worden beheerd of onopgemerkt blijven, meestal als gevolg van het grote aantal leveranciers en het gebrek aan interne middelen voor administratieve of financiële controle. Aangezien deze uitgaven niet zijn gecategoriseerd, is het moeilijk vast te stellen waar de verliezen precies ontstaan. Bij ERA Group analyseren we hoe de ‘tail spend’ deze sector beïnvloedt.
Hoe pak je 'tail spend' aan?
De beste manier om 'tail spend' te illustreren is aan de hand van het Pareto-principe; volgens dit principe wordt 80% van de uitgaven van een organisatie strategisch beheerd via 20% van de leveranciers. Deze 80% omvat doorgaans de kosten voor materialen, gereedschappen en andere uitgaven, zoals verzekeringen. De overige 20% wordt daarentegen beschouwd als 'tail spend' en wordt afgehandeld via 80% van de leveranciers.
Bij ERA Group helpen we u dit fenomeen te herkennen en te ontdekken hoe het kan worden omgezet in slimmere en effectievere investeringen:
- Versnipperd leveranciersbeheer: het enorme aantal leveranciers kan leiden tot een gebrek aan consistentie in prijzen en servicevoorwaarden, wat de kosten onnodig opdrijft. In dit verband is het belangrijk dat zorginstellingen hun leveranciersbestand stroomlijnen, waarbij ze bijzondere aandacht moeten besteden aan het bedingen van betere voorwaarden om besparingen te realiseren zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit van producten of diensten.
- Grote inzet van middelen: er vinden veel transacties plaats; er wordt tijd en aandacht besteed aan een activiteit die geen toegevoegde waarde voor het bedrijf oplevert. Inefficiënte inkoopprocessen voor kleine uitgaven betekenen een verspilling van financiële en administratieve middelen. De implementatie van geautomatiseerde inkoopsystemen verlaagt de bedrijfskosten, vergroot het concurrentievermogen en maakt middelen vrij voor waardevolle investeringen, zoals patiëntenzorg.
- Gebrek aan inzicht in de uitgaven: Het beheersen van tail spend is een moeizaam en vaak inefficiënt karwei vanwege een gebrek aan informatie. Om dit op te lossen, is het raadzaam om technologieën in te zetten die het inzicht in en de traceerbaarheid van uitgaven verbeteren en zo een beter onderbouwde en strategische besluitvorming over inkoopprocessen mogelijk maken.
Zonder actief beheer lopen zorginstellingen mogelijk besparingskansen mis die, in sommige uitgavencategorieën, variëren van 10% tot 40%. Een optie om de effecten van tail spend tegen te gaan, is het inschakelen van een gespecialiseerde partner die de organisatie een gedetailleerde, gepersonaliseerde analyse van uitgavenpatronen kan bieden en onbenutte besparingsmogelijkheden kan identificeren, die vervolgens kunnen worden geherinvesteerd in het verbeteren van faciliteiten of andere cruciale aspecten. "Het niet beheren van tail spend kan vanuit zakelijk perspectief te kostbaar zijn", zegt Fernando Vázquez, consulting partner en co-area developer bij ERA Group Spanje. "Het is mogelijk om besparingen te realiseren op niet-strategische aankopen, en tegelijkertijd de levering te stroomlijnen en veilig te stellen tegen de beste voorwaarden. Door efficiënter te zijn, bent u concurrerender."
