Czy w obecnych czasach niepewności i wahań koniunktury gospodarczej firmy powinny nawiązywać długoterminowe relacje z dostawcami, czy też stosować elastyczne podejście do współpracy między klientami a dostawcami?
Utrzymanie kursu i nieprzegapienie okazji biznesowych w obliczu burzliwych czasów to stresujące wyzwanie dla kadry kierowniczej, która musi ściśle trzymać się wyznaczonych celów i delegować innym członkom załogi zadania o charakterze bardziej rutynowym.
W skład tej „załogi” wchodzą nie tylko pracownicy firmy, ale także partnerzy zewnętrzni, a solidne i przejrzyste relacje z klientami niosą ze sobą wiele korzyści, zapewniając trwałą i pewną przewagę konkurencyjną.
Jak wybrać odpowiedniego dostawcę
W przyjaźni, podobnie jak w biznesie, relacje muszą przynosić korzyści obu stronom i – tak jak w przypadku każdej bliskiej więzi – opierać się na szacunku, zaufaniu i wzajemnej zależności.
Firma może utrzymywać długotrwałe, przyjazne i nieformalne relacje z dostawcą; jednakże jeśli obie strony pragną wzmocnić istniejącą więź, nie mają innego wyboru, jak tylko usiąść i omówić wszystkie aspekty tej współpracy. Na przykład firma może od lat składać zamówienia „tak jak dotychczas” u tego samego dostawcy, nie próbując nawet wynegocjować najlepszych warunków. Taka sytuacja nie stanowi w pełni długoterminowej relacji między dostawcą a klientem. Jeśli obie strony poświęcą czas na spotkanie, omówienie i zaplanowanie przewidywanego wolumenu działalności — zarówno pod względem ilościowym (wolumen/wartość zamówień), jak i jakościowym (oczekiwania, etyka) — na nadchodzące lata, będą mogły podjąć wysoce racjonalne decyzje, które przyniosą korzyści obu partnerom.
Na przykład dostawca może obecnie liczyć na określony wolumen zamówień w ciągu całego roku i odpowiednio do tego planować produkcję, dzięki czemu zyskuje dostęp do korzystniejszych cen przy zakupie surowców oraz możliwość przeniesienia tych niższych cen na klienta.
Świadomość, że surowce zostały zakupione hurtowo i są dostępne u dostawcy, stanowi dla klienta gwarancję, ponieważ oznacza to, że w razie potrzeby dostawca będzie mógł szybciej zareagować.
Istnieją inne kwestie, które należy szczegółowo omówić, aby zbudować współpracę na solidnych podstawach. Należą do nich fakturowanie, warunki płatności, harmonogramy dostaw itp., a także lepsze zrozumienie sytuacji drugiej strony, co pozwoli wspólnie znaleźć optymalne rozwiązanie. Przejrzystość po obu stronach ma zasadnicze znaczenie dla zbudowania relacji opartej na zaufaniu, a zrozumienie rynku drugiej strony i jego ograniczeń może zapobiec przyszłym nieporozumieniom.
Razem się rozwijamy
W miarę jak partnerzy biznesowi poznają się nawzajem oraz swoje rynki, mogą dzielić się zasobami, które pozwalają ulepszać produkty lub usługi, usprawniać procesy przemysłowe oraz wspólnie inwestować w technologie sprzyjające budowaniu i utrzymywaniu przewagi konkurencyjnej i strategicznej. Wszystko to można rozpocząć po prostu od zapewnienia kompatybilności systemów technologicznych i informatycznych, co ułatwi fakturowanie, drukowanie proofów czy logistykę.
Tę szczególną relację między dostawcą a klientem należy pielęgnować, aby z biegiem lat mogła się ona rozwijać dzięki wymianie informacji, wskazówkom strategicznym i wspólnym wartościom.
Współpraca z niewielką liczbą zaufanych dostawców to powszechna strategia, która pozwala zaoszczędzić sporo czasu i pieniędzy w porównaniu z procesem ogłaszania przetargów oraz wybierania i testowania nowych dostawców. Jednak dla niektórych fakt, że producent polega na jednym lub kilku dostawcach, może zmusić ich do specjalizacji na niszowym rynku i uniemożliwić wykorzystanie nowych możliwości rozwoju. Ci sami ludzie twierdzą, że dostawcy mogą popadać w samozadowolenie, jeśli wiedzą, że mają długoterminową relację z klientem, a brak zawarcia długoterminowej umowy zmusza partnerów zewnętrznych do zachowania czujności.
Tego bardzo realnego ryzyka można łatwo uniknąć poprzez stałe monitorowanie usług i relacji między obiema stronami, wprowadzając w razie potrzeby zmiany lub rozwiązując pojawiające się problemy w sposób, który wzmacnia więzi oparte na współpracy, lojalności i szacunku, a także przynosi korzyści finansowe.
