Wszystkie posty
Ukryte koszty związane z podziałem opłat eksploatacyjnych: co dyrektorzy finansowi powinni wiedzieć jako najemcy
- Opłaty eksploatacyjne są często jednym z najmniej przewidywalnych i najbardziej spornych elementów kosztów użytkowania lokalu. Sposób podziału tych opłat (czyli to, jak całkowita kwota opłat eksploatacyjnych jest rozdzielana między najemców) decyduje o tym, czy Twoja firma płaci sprawiedliwą część kosztów, czy też dofinansowuje innych. Zrozumienie, jak powinien przebiegać ten proces i gdzie pojawiają się błędy, zwiększa Twoją zdolność do kontrolowania kosztów, kwestionowania nieprawidłowości oraz ochrony wyników finansowych.
- Co w praktyce oznacza podział kosztów Wbudynkach z wieloma najemcami koszty są dzielone między nich. Umowy najmu zazwyczaj zobowiązują do pokrywania „sprawiedliwej i rozsądnej części” całkowitych wydatków, jednak sposób obliczania tej części jest często niejasny. Kluczową kwestią jest to, czy podejście wynajmującego jest zgodne z umową najmu, przejrzyste i możliwe do zweryfikowania oraz czy odpowiada rzeczywistym korzyściom, jakie odnosi Twoja firma. Jeśli tak nie jest, istnieje prawdopodobieństwo, że ponosisz zbyt wysokie koszty.
- Standard RICS: atut dla najemcówStandardzawodowy RICS dotyczący opłat eksploatacyjnych w nieruchomościach komercyjnych (wydanie pierwsze) ma zastosowanie do okresów rozliczeniowych rozpoczynających się w kwietniu 2019 r. lub później, aż do grudnia 2025 r. W wydaniu drugim (czerwiec 2025 r.) wprowadzono obowiązkowy wymóg obowiązujący od 2026 r.: wynajmujący muszą przekazywać wszystkim najemcom roczną tabelę podziału opłat eksploatacyjnych.
- W tabeli tej powinny być podane całkowite koszty każdej usługi, podstawa rozliczenia, wysokość prowizji wyrażona w procentach oraz sposób jej obliczenia. Jeśli nie możesz porównać naliczonej prowizji z danymi zawartymi w tabeli lub jeśli tabela ta nie została udostępniona, jest to wyraźny sygnał ostrzegawczy.
- RICS stwierdza również, że podział kosztów musi być w sposób oczywisty sprawiedliwy i uzasadniony; koszty powinny odzwierciedlać dostępność, korzyści i sposób użytkowania; a koszty ponoszone przez wynajmującego, takie jak koszty związane z pustostanami, nie powinny być przenoszone na najemcę. Chociaż wytyczne RICS nie mają pierwszeństwa przed treścią umowy najmu, są one powszechnie wykorzystywane jako punkt odniesienia w sporach.
- Typowe metody i gdzie kryją się błędy Większość podziałów opiera się na powierzchni wynajmowanej. Rozwiązanie to sprawdza się tylko wtedy, gdy dane dotyczące powierzchni są dokładne i aktualne, powierzchnia wynajmowana została prawidłowo zmierzona, a zasada ta jest stosowana spójnie w odniesieniu do wszystkich najemców.
- Niektóre systemy opierają się na powierzchni ważonej, aby odzwierciedlić zróżnicowany poziom korzyści (co jest powszechne w przypadku obiektów handlowych i wielofunkcyjnych). Należy je dokładnie przeanalizować: jakie założenia leżą u podstaw tych wag, czy są one spójne i czy nadal odzwierciedlają rzeczywisty sposób użytkowania budynku? Alternatywne podstawy, takie jak wartość podlegająca opodatkowaniu, są obecnie rzadkością i często charakteryzują się brakiem przejrzystości.Zestawienia i opłaty za obsługę nieruchomości: płacenie za to, z czego się nie korzystaOpłatyza obsługęsą często podzielone na poszczególne pozycje, a różni najemcy ponoszą koszty różnych usług. Najemcy są często uwzględniani domyślnie, a nie na podstawie uprawnień – zwłaszcza w przypadku usług, z których nie korzystają wszyscy użytkownicy. Jeśli znajdujesz się na terenie większego osiedla, możesz również płacić za usługi obejmujące całe osiedle (drogi, zagospodarowanie terenu, ochrona). Nadpłaty są powszechne, jeśli koszty budynku i osiedla są mieszane lub słabo wyjaśnione, lub jeśli umowa najmu nie zezwala wyraźnie na odzyskanie kosztów.
- Znaczące wydatki pod koniec okresu najmu Dużenakłady kapitałowe lub quasi-kapitałowe – zwłaszcza pod koniec okresu najmu – często budzą kontrowersje. Należy zapytać, czy wydatki te przyniosą korzyści w pozostałym okresie najmu, czy ich koszt jest rozłożony w czasie tak, aby odzwierciedlać tę korzyść, oraz czy istnieją już fundusze rezerwowe lub amortyzacyjne. Najemcy zazwyczaj nie są zobowiązani do finansowania ulepszeń wykraczających poza okres ich najmu, chyba że umowa najmu wyraźnie na to zezwala.
- Wprowadź praktyczne środki kontroli, które zabezpieczą wynik finansowy. Co roku wnioskuj o przegląd i weryfikację matrycy podziału kosztów. Porównaj swój udział procentowy z warunkami umowy najmu i powierzchnią lokalu, kwestionuj uwzględnienie pozycji w zestawieniach, które nie są dla Ciebie korzystne, oraz pytaj o niewyjaśnione zmiany procentowe w ujęciu rok do roku. Traktuj przeglądy opłat eksploatacyjnych jako audyt kosztów, a nie formalność. Niewielkie błędy procentowe, w połączeniu z dużymi budżetami, mogą stać się istotne w całym okresie obowiązywania umowy najmu.
- Chcesz sprawdzić, czy nie przepłacasz za opłaty eksploatacyjne i obniżyć koszty utrzymania lokalu, aby sfinansować rozwój firmy? Porozmawiajmy.
- O autorze
- Catherine Anderson
- Konsultantka | ERA Group Korzystającze swojego doświadczenia jako dyplomowanej rzeczoznawczyni majątkowej oraz właścicielki firmy z branży hotelarskiej, Catherine wykorzystuje specjalistyczną sieć ERA, aby pomagać różnorodnym klientom – od kancelarii prawnych po producentów żywności – w obniżaniu kosztów, optymalizacji wydatków i uwolnieniu środków finansowych dzięki dostosowanym do potrzeb strategiom, obejmującym doradztwo w zakresie opłat eksploatacyjnych, analizę porównawczą dostawców oraz indywidualne doradztwo w zakresie nieruchomości komercyjnych.
