KM: Spoštovani gospod Köhler, podjetje Berliner Seilfabrik, ustanovljeno leta 1865, razvija in proizvaja igralne konstrukcije po meri, ki navdušujejo otroke na vseh celinah. Kar se je začelo kot zapletena vrvna igrala, se je razvilo v obsežen asortiment prostorskih mrežnih konstrukcij, ki jih prilagajate potrebam vsakega posameznega stranke. Svoje izdelke prodajate v Nemčiji, drugih evropskih državah, Severni Ameriki, Avstraliji in arabskem svetu. Pred kratkim ste odprli novo podružnico v ZDA. Kako je organizirano nabavljanje v tako hitro rastočem podjetju?
Köhler: V ZDA nimamo lastnih proizvodnih obratov, temveč jih imamo zbrane v našem sedežu v Berlinu. Zato je tudi oddelek za nabavo tukaj in poroča neposredno upravi. Prizadevamo si za dolgoročne odnose z dobavitelji in običajno sklenemo okvirne pogodbe, na primer za nakup jekla, iz katerih naročamo količine, ki jih potrebujemo. V zadnjih letih smo zelo uspešno razširili naše poslovne dejavnosti in povečali našo lokacijo v Berlinu z novo stavbo. Vendar zaradi velikosti našega podjetja ne razlikujemo med nakupom strateških in nestrateških izdelkov.
KM: Kdo je v vašem podjetju odgovoren za nakup splošnih stroškov?
Köhler: Naš oddelek za nabavo sestavljata dve osebi. Odgovoren je za vsa področja, vključno s splošnimi stroški. Glavna naloga je optimalna organizacija nabavnih procesov in izbira dobaviteljev za naše ključne izdelke. Zaradi tega nam ne ostane veliko zmogljivosti za splošne stroške.
KM: Za optimizacijo stroškovne strukture na področju splošnih stroškov ste pritegnili zunanjo pomoč. Zakaj ste se odločili za ta korak in kako je prišlo do prvega stika?
Köhler: Prvi korak je naredila ERA Group; mi sami se nismo osredotočali na vprašanje optimizacije splošnih stroškov. Ko nam je gospod Schlake sredi leta 2009 predstavil poslovni koncept, se nam je pristop zdel skladen in prepričljiv. Zlasti nas je zanimalo plačilo, vezano na uspešnost, ki temelji na doseženih prihrankih, ter podpora, ki jo ERA Group zagotavlja v daljšem časovnem obdobju. Dodaten razlog je bila naša odločitev, da naše uveljavljene prakse pregleda zunanji izvajalec. Bili smo pripravljeni razgraditi strukture, na nekaterih področjih poglobiti delo in uvesti spremembe.
KM: Z zunanjo podporo ste preučili kurirske storitve, tovorni promet, stroške tiskanja in embalažo. Kako so potekali ti projekti in kako zadovoljni ste z rezultati?
Köhler: Faza podpore s strani skupine ERA se bo v naslednjih mesecih zaključila, zato je čas za pregled doseženega. Z rezultati sodelovanja in povprečnimi skupnimi prihranki v višini več kot 30 % sem zelo zadovoljen. Po trenutnih podatkih bomo skupaj prihranili okoli 145.000 evrov, čeprav je to manj, kot je bilo načrtovano. Strukturne spremembe v našem podjetju, kot je naša podružnica v ZDA, so pripeljale do upada porabe v nekaterih kategorijah. Na nekaterih področjih smo morali priznati, da ni bilo mogoče izmeriti prihrankov, kot je bilo načrtovano. In seveda je naš oddelek za nabavo kritično spremljal obdobje izvajanja. Na koncu je zame pomembno poudariti, da je bilo sodelovanje z ERA Group vedno kooperativno in pošteno, tudi med kontroverznimi razpravami. S podporo ERA Group, vključno s kompetentnimi strokovnjaki za stroške in profesionalno storitvijo za stranke, smo se v teh dveh letih počutili dobro svetovani.
KM: Glede na študijo, ki sta jo opravili ERA Group in EBS Business School, je pomembno, da se ugotovljeni potencial za prihranke zagotovi dolgoročno. Kako poskrbite, da ti prihranki dejansko pridejo do vas?
Köhler: Naš cilj je, da bomo nabavne vire uporabljali tudi po koncu podporne faze s strani ERA Group, saj bomo v prihodnosti na koncu imeli koristi že samo od prihrankov. Lahko si tudi predstavljam, da bomo ERA Group po enem ali dveh letih ponovno zaprosili za kritičen pregled naše nabavne situacije. Vendar bi bil morda bolj smiseln drug pristop, o katerem smo se že pogovarjali z gospodom Schlakejem. ERA Group je izrazila pripravljenost, da nam v prihodnje izvaja in dokumentira nadzor nad računi ter merjenje prihrankov na podlagi honorarja namesto na podlagi uspeha. Skozi naše dolgoročno partnerstvo z ERA Group bi lahko na način, ki varčuje z viri, zagotovili, da se prednosti v pregledanih kategorijah ohranijo dolgoročno in ne postanejo žrtve vsakdanjega poslovanja že po kratkem času. In kdo ve, morda obstajajo še druga področja stroškov, ki jih še nismo upoštevali.
