Skupina ERA pomaga organizaciji Catholic Charities of Denver, da milijone dolarjev ponovno nameni za svoje poslanstvo

Naročnik

Organizacija Catholic Charities of Denver zagotavlja zatočišče, hrano, nastanitev, izobraževanje, svetovanje ter nujno pomoč in ključne storitve ljudem v severni Koloradi. Kot ena največjih od 167 podružnic organizacije Catholic Charities po Združenih državah Amerike se delo organizacije Catholic Charities of Denver osredotoča na širok spekter dejavnosti, med katere spadajo dostopna stanovanja, predšolska vzgoja ter storitve na področju zatočišč, pomoči ženskam, starejšim, družinam, sorodnikom, župnijam, skupnostim in svetovanja.

V zadnjem letu je organizacija CCD pomagala več kot 53.000 ljudem, zagotovila več kot 125.000 prenočišč in razdelila 400.000 obrokov. Organizacija deluje z letnim proračunom v višini 60 milijonov dolarjev in zaposluje okoli 600 ljudi.

Izziv

Pomanjkanje centraliziranih notranjih kadrovskih virov in praks zunanjega naročanja je podjetju CCD onemogočilo širitev storitev, konsolidacijo dobaviteljev, povečanje učinkovitosti – in prihranek denarja.

Ministrstvo za stanovanjska vprašanja organizacije CCD (Archdiocesan Housing, Inc. – »AHI«) pokriva približno polovico vseh storitev, ki jih organizacija ponuja vsako leto. AHI upravlja s 30 nepremičninami s 1.700 stanovanji, v katerih živi okoli 3.500 prebivalcev. Upravljanje objektov je eden od ključnih stroškovnih postavk v okviru ministrstva in zaposluje veliko notranjih kadrov, vključno s serviserji, hišniki, vzdrževalci, gospodinjskimi pomočniki in drugimi. Organizacija sodeluje tudi z več sto zunanjimi ponudniki storitev za vzdrževanje nepremičnin.

Tako kot mnoge neprofitne organizacije tudi CCD deluje brez centralizirane službe za javna naročila, ki bi imela pregled nad celotno organizacijo in ugotavljala, kje bi bilo mogoče izkoristiti ekonomijo obsega, konsolidacijo dobaviteljev in kupno moč za prihranek denarja ter povečanje učinkovitosti in obsega storitev. Finančni direktor Phil Vottiero je vedel, da bi taka služba koristila organizaciji Catholic Charities of Denver, vendar se je zavedal, da jo bo morda treba poiskati zunaj organizacije.

Rešitev

ERA je razvila hibridni model notranjega upravljanja objektov za nadzor nad zunanjimi izvajalci in lastnim osebjem, pri čemer ohranja stroge standarde storitev.

Konec leta 2020 je podjetje Vottiero vključilo podjetje ERA Group. Naloga podjetja ERA Group je bila, da pregleda celotne stroške agencije in oblikuje različne delovne tokove, ki bi podjetju CCD omogočili oceno svojih stroškov na številnih področjih, med katerimi je najpomembnejše stanovanjsko področje.

»Z vključitvijo strokovnjaka, kot je ERA, ki nam je zagotovil neodvisen pogled in zunanjo oceno, smo lahko pregledali, kako potekajo porabe in kje zamujamo priložnosti – to pa je nekaj, česar sami nikoli ne bi mogli doseči,« pravi Phil Votterio.

Skupina ERA je ugotovila, da je zmanjšanje stroškov pri zunanjih dobaviteljih le del priložnosti. Poleg oblikovanja načrta za boljše upravljanje dobaviteljev so se odločili, da bodo za dosego resničnega učinka pregledali tudi notranjo delovno silo podjetja CCD.

Podjetje CCD se je v celoti zavzemalo za pravično ravnanje s svojimi zaposlenimi, zato zunanje izvajanje storitev s strani tretjih oseb nikoli ni prišlo v poštev. Prav tako so bili trdno prepričani, da je treba ohraniti visoko raven storitev, na katero so bili njihovi stanovalci navajeni.

ERA je za organizacijo zasnovala hibridni model – »projekt integriranega upravljanja objektov« –, v okviru katerega bi se izkoristila zmogljivost zaposlenih v celotni agenciji, upravljanje zunanjih izvajalcev pa bi se centraliziralo pri zunanjem ponudniku storitev integriranega upravljanja objektov (»IFM«). Noben zaposleni ne bi bil odpuščen ali izgubil delovnega mesta.

Ob menjavi kadrov bo IFM v sodelovanju s CCD ocenil stanje in ugotovil, ali je treba to delovno mesto nadomestiti ali pa ga preprosto dopolniti z delovnimi urami, ki jih zagotovi IFM. Ta dolgoročni načrt upošteva vse obveznosti organizacije do zaposlenih, hkrati pa sčasoma omogoča veliko bolj učinkovit in stroškovno učinkovit model.

Podjetje ERA je pomagalo pri iskanju ustreznega upravitelja objektov, ki bo skrbel za vse dnevne vzdrževalne dejavnosti v sodelovanju z zaposlenimi in zunanjimi izvajalci ter vodil investicijske projekte.

»Gre za program varčevanja, ki se nenehno razvija, saj imamo dinamično komponento – ljudi –, ki jo poskušamo prilagoditi, da bi lahko začeli dosegati večje prihranke,« pravi Vottiero. »ERA to obravnava na edinstven način. Vidimo, kako je mogoče doseči večjo učinkovitost, pa tudi, kako lahko preureditev delovnih odgovornosti in zmožnost pregleda vseh nepremičnin in poslovnih subjektov spremenita sliko. Tega mi prej nikoli ni uspelo.“

Rezultat

Podjetje CCD je na dobri poti, da doseže največjo možno učinkovitost in več kot 30-odstotne letne prihranke že samo v okviru ministrstva za stanovanjska vprašanja, kar ga je spodbudilo, da je agencijo ERA zaprosilo za razširitev svojega delovanja na celotno organizacijo.

Na Vottierovo prošnjo je ERA oblikovala krovni program, ki bo deloval na ravni vseh ministrstev z namenom doseganja finančnih prihrankov in večje učinkovitosti.

»Če z darovanim ne ravnamo preudarno, ne le da zapravljamo denar, vire in energijo, temveč ravnamo tudi v nasprotju s tem, kar je naša naloga, namreč da darovano sprejmemo in ga izkoristimo kar najbolj učinkovito,« pravi Vottiero.

Vsak dolar, ki ga CCD prihrani, jim omogoča, da v okviru svojih dejavnosti pomagajo več ljudem v stiski. Samo s projektom integriranih objektov bo organizacija Catholic Charities of Denver v naslednjih 10 letih prihranila več kot 30 milijonov dolarjev.

»ERA je partner, ne pa dobavitelj,« pravi Vottiero. »Tega ne morem dovolj poudariti. Vsi smo v svoji karieri sodelovali z mnogimi svetovalci in izvajalci, med katerimi jih je več kot le nekaj takih, ki ustvarjajo več dela, kot ga rešijo. ERA je že od samega začetka ustvarila model, ki je bil enostaven za uporabo, ni obremenjeval nobene posamezne osebe ali oddelka ter nam je omogočil napredek pri širokem spektru projektov.«

„ERA nam je ponudila izjemno priložnost, da nadaljujemo s svojo poslanico, saj nam je omogočila, da dodeljena sredstva preusmerimo v dodatne programe z velikim učinkom.“

»Če z darovanim ne ravnamo preudarno, ne le da zapravljamo denar, vire in energijo, temveč delujemo v nasprotju s tem, kar je naša naloga, namreč da darovano sprejmemo in ga izkoristimo kar najbolj učinkovito.« [Phil Votterio, finančni direktor organizacije Catholic Charities of Denver]