Izobraževanje brez kompromisov: Kako je Chisholm Institute s pomočjo ERA Group prihranil 2,25 milijona dolarjev

Avstralski sektor poklicnega izobraževanja in usposabljanja, vključno z inštitutom Chisholm, se sooča z resnim finančnim izzivom. Zmanjšanje prihodkov od mednarodnih študentov in negotovost glede vladnega financiranja sta povzročila nujno potrebo po rešitvah za obvladovanje stroškov.

Na primer, inštitut se je spopadal s težavami pri kritju naraščajočih stroškov komunalnih storitev in telekomunikacij, ki so porabljali znaten del njihovega proračuna.

Hkrati so se povečevali tudi operativni stroški. Od komunalnih storitev do reprografskih storitev, od čistilnih sredstev do telekomunikacij – vsakodnevni stroški upravljanja več kampusov so ogrožali finančno stabilnost.

Uprava je postavila jasno smernico: povečati finančno samostojnost. Novo imenovani finančni direktor je takoj potreboval zagotovilo ter strokovno znanje za pregled odhodkov v vseh kategorijah, saj notranjim ekipam ni bilo na voljo niti časa niti zmogljivosti, da bi se s tem v celoti spopadle.

Takrat se je Chisholm obrnil na ERA Group.

Stroški, ki so na očeh

Chisholmov posredni stroški so bili razvrščeni v devet kategorij – električna energija, telekomunikacije, industrijski plini, čistila, delovne obleke in osebna zaščitna oprema, reprografija, pisarniški material, upravljanje z dokumenti in potni stroški.

Na prvi pogled se ni zdelo, da bi bilo kaj izven nadzora. A brez sistematičnega primerjanja, zaradi odstopanj v cenah dobaviteljev, razdrobljenih pogodb in neučinkovitosti tehnoloških platform so skrite prekomerne porabe izčrpavale proračune.

Izziv je bil dvojnjak:

• Dosegajte hitre in znatne prihranke pri stroških.
• Okrepite procese in pogodbe z dobavitelji, da bi ohranili kakovost storitev in zagotovili neprekinjeno poslovanje.

Preoblikovanje spoznanj v dejanja

Ekipa skupine ERA pod vodstvom glavnega svetovalca Tima Woodsa je opravila celovito analizo glavnih stroškovnih kategorij, s čimer je dokazala svoj temeljit pristop in strokovno znanje na področju upravljanja stroškov.

Podatki in primerjalna analiza: Cene dobaviteljev in pogodbeni pogoji so bili primerjani s tržnimi merili uspešnosti, kar je razkrilo vrzeli in neskladja.

Tehnologija in postopki: ERA je ugotovila, da so zastareli sistemi in platforme omejevali preglednost in skladnost.

Racionalizacija dobaviteljev: Pogodbe so bile poenostavljene, število dobaviteljev zmanjšano, pogoji pa ponovno dogovorjeni, da bi izboljšali konkurenčnost in kakovost.

Družbena odgovornost podjetij in neprekinjeno delovanje: Pri občutljivih kategorijah, kot so uniforme in osebna zaščitna oprema, je podjetje ERA zagotovilo skladnost z institucionalnimi standardi in hkrati doseglo boljšo vrednost.

Posebno zahteven izziv so predstavljali sektorji telekomunikacij in komunalnih storitev. Razdrobljene stare pogodbe, razpršene po več lokacijah, so povzročale nepreglednost stroškov in oteževale njihovo upravljanje. ERA je poenotila pogodbe, uvedla jasnejše strukture in izpogajala ugodnejše pogoje. Rezultat niso bile le finančne prihranke, temveč tudi poenostavljeno upravljanje za finančnega direktorja in ekipo za javna naročila.

ERA je ves čas prevzemala odgovornost za operativne prehode. Ker je ERA neposredno upravljala sodelovanje z dobavitelji in predajo pogodb, je projekt od vodstva in osebja podjetja Chisholm zahteval le minimalen vložek – kar je bil ključni dejavnik za ohranjanje osredotočenosti na izvajanje izobraževanja. Finančni direktor in ekipa za javna naročila sta v tem procesu odigrala ključno vlogo, saj sta prispevala dragocene vpoglede in povratne informacije.

ERA je v devetih kategorijah dosegla povprečno več kot 30-odstotne prihranke, kar ustreza 2,25 milijona dolarjev letnih prihrankov.

Razčlenitev rezultatov je vključevala:

• Prihranki do 55 % v nekaterih kategorijah.
• V drugih primerih so bili rezultati skromnejši, a vseeno pomembni, in sicer 15-odstotni.
• Splošno trdnejša in trajnejša stroškovna osnova, ki je bila v 24 mesecih potrjena s spremljanjem agencije ERA.

»Uspelo nam je tudi uvesti boljše postopke, izboljšati kakovost dobave, pogodbe z dobavitelji in tehnološke platforme za skoraj vse kategorije stroškov. Vse to smo dosegli z minimalnim časovnim vložkom s strani njihovega vodstva in zaposlenih, kar jim je olajšalo celoten proces.« — Tim Woods, glavni svetovalec, ERA Group

Rešitve podjetja ERA niso prinesle le znatnih prihrankov, temveč tudi nekaj manj oprijemljivega, a enako dragocenega: zagotovilo. Finančni direktor in upravni odbor sta zdaj imela zaupanje, da so stroški razumljivi, nadzorovani in strateško upravljani, kar ju je razbremenilo bremena finančne negotovosti in jima zagotovilo občutek varnosti.

Dolgoročna vrednost: varnost, ne le prihranki

Nenehna vloga podjetja ERA je dokaz naše zavezanosti finančni stabilnosti inštituta Chisholm. S spremljanjem uspešnosti dobaviteljev, preverjanjem prihrankov in poročanjem vodstvu ERA zagotavlja, da inštitut Chisholm ostaja finančno stabilen kljub zunanjim negotovostim, s čimer ustvarja občutek varnosti in vzbuja zaupanje v prihodnost inštituta.

Projekt je vodstvu omogočil, da se osredotoči na glavno poslanstvo inštituta Chisholm – zagotavljanje visokokakovostnega izobraževanja – namesto da bi se ukvarjalo z nadzorom stroškov, kar je prineslo občutek olajšanja in zagotovilo za prihodnost inštituta.

Preobrazba je:

• Večja finančna samostojnost.
• Večja preglednost in skladnost dobaviteljev.
• Poenostavljeni postopki in zmanjšano administrativno breme.
• Zagotovili smo kakovost storitev in hkrati dosegli znatne prihranke.

»Poleg finančnih prihrankov je najpomembnejša prednost zagotovilo – zavedanje, da so stroški pregledni, pod nadzorom in strateško upravljani.« — Vodstvo Chisholm Institute

Vlaganje v izobraževanje z obvladovanjem stroškov

Za Chisholm Institute je sodelovanje z ERA pokazalo, da sta prihranek pri stroških in kakovost izobraževanja lahko združljiva. S strateškim pristopom k obravnavanju posrednih stroškov je ERA omogočila letne prihranke v višini več milijonov, hkrati pa dolgoročno okrepila poslovne procese.

Z 2,25 milijona dolarjev prihrankov, povprečnim zmanjšanjem stroškov za več kot 30 % in večjim zaupanjem v vodstvo lahko inštitut zdaj več sredstev nameni svojim študentom in svojemu poslanstvu.

Za vodje na področju izobraževanja, ki se soočajo s podobnimi pritiski, je sporočilo jasno: v vsaki organizaciji se skrivajo priložnosti. ERA jih odkrije, jih zagotovi in poskrbi, da ostanejo trajne.