Prakse na področju službenih potovanj so se izboljšale, prihranki pa so znašali 150.000 dolarjev

Razmere

Naš naročnik je zelo znana organizacija, ki ima pisarne po vsej Novi Zelandiji. Zaradi narave poslovanja so morali zaposleni pogosto potovati, pri čemer se je šele tik pred odhodom izvedelo, kdo bo dejansko potoval. Poleg tega so imeli redne potovalne obveznosti. Zaradi takratnih potovalnih praks so rezervacije potekale šele relativno blizu datuma odhoda.

To je povzročilo višje stroške prevoza, zato je bilo treba spremeniti nekatere ureditve, da so se ljudje lahko pripeljali na želeno destinacijo. Potovalne navade so bile sicer spremljane, vendar zaradi nezadostnih podpornih mrež ni bilo mogoče ustrezno izvajati potovalnih postopkov in pravil.

Tudi namestitev je postala naključna, saj so se potniki nastanili, kjer so hoteli, ker konkretne zahteve niso bile ustrezno posredovane izbranim prednostnim ponudnikom.

Rešitev

Analiza agencije ERA je potrdila potovalne vzorce organizacije in izpostavila različne točke v postopkih, ki so povzročale težave. Na podlagi vrste sestankov s ključnimi potniki in višjim vodstvom so bile dokumentirane trdne zahteve uporabnikov.

Izbrani ponudniki so bili pozvani, naj predstavijo svoje rešitve, nato pa je bila izbrana agencija za upravljanje potovanj (TMC), ki je najbolje dokazala svojo sposobnost izpolnjevanja teh zahtev.

Potovalna pravila so bila pregledana v sodelovanju s podjetjem za upravljanje potovanj (TMC), spletni sistem za rezervacijo potovanj pa je bil prilagojen potrebam. Rezultat tega je bil, da je bilo mogoče zagotoviti znane rezervacije za dogodke, podatke o potnikih pa potrditi naknadno.

Postopki odobritve potovanj so bili prenovljeni, da bi se poenostavili in omogočili izkoriščanje nekaterih daljših rokov za pripravo. Ustanovljen je bil nabor ponudnikov namestitev, ki upošteva posebne potrebe.

"Rezultat je bil, da so se stroški zmanjšali za več kot 150.000 dolarjev letno, kar je pomenilo 13-odstotno zmanjšanje."