Bör företag i dessa tider av osäkerhet och ekonomiska upp- och nedgångar bygga upp långsiktiga relationer med leverantörer eller istället satsa på ett flexibelt samarbete mellan kund och leverantör?
Att hålla kursen och inte missa affärsmöjligheter samtidigt som man navigerar i stormiga vatten är ett stressande ansvar för ledande befattningshavare, som tvingas hålla sig strikt till sina mål och delegera till övriga medarbetare för att få hjälp med de mer rutinmässiga uppgifterna.
Dessa ”medarbetare” omfattar inte bara företagets egna anställda utan även externa samarbetspartner, och det finns många fördelar att hämta i en stabil och öppen relation med kunderna, vilket ger en hållbar och säker konkurrensfördel.
Hur man väljer rätt leverantör
I vänskap, precis som i affärslivet, måste relationer gynna båda parter och, precis som i alla nära band, bygga på respekt, förtroende och ömsesidigt beroende.
Ett företag kan ha en långvarig, vänskaplig och informell relation med en leverantör; om båda parter dock vill stärka den befintliga relationen har de inget annat val än att sätta sig ner och diskutera alla aspekter av relationen. Ett företag kan till exempel ha lagt order ”som vanligt” hos samma leverantör i åratal utan att ens försöka förhandla fram de bästa villkoren. En sådan situation utgör inte direkt en långsiktig leverantör-kundrelation. Om båda parter tar sig tid att träffas och diskutera och planera den förväntade affärsvolymen – både i kvantitativa termer (ordervolym/värde) och kvalitativa termer (förväntningar, etik) – för de kommande åren, kan de fatta mycket rationella beslut som gynnar båda parter.
Leverantören kan till exempel för närvarande räkna med en viss affärsvolym under hela året och planera sin produktion därefter, vilket innebär att man får bättre priser vid inköp av råvaror och kan låta kunderna ta del av dessa lägre priser.
Att veta att råvarorna har köpts in i stora partier och finns tillgängliga hos leverantören är betryggande för kunden, eftersom det innebär att leverantören kan agera snabbare vid behov.
Det finns andra frågor som måste behandlas ingående för att bygga ett samarbete på en stabil grund. Dessa omfattar fakturering, betalningsvillkor, leveransscheman m.m., liksom en bättre förståelse för motpartens verksamhetsmiljö för att gemensamt kunna hitta den bästa lösningen. Öppenhet från båda sidor är avgörande för att skapa ett förtroendefullt förhållande, samtidigt som kunskap om motpartens marknad och dess begränsningar kan förebygga framtida meningsskiljaktigheter.
Växa tillsammans
När affärspartner lär känna varandra och sina respektive marknader kan de dela resurser som förbättrar produkter eller tjänster, effektiviserar industriella processer och gemensamt investera i teknik som bidrar till att utveckla och upprätthålla konkurrens- och strategiska fördelar. Allt detta kan helt enkelt börja med att man säkerställer kompatibilitet mellan tekniska system och IT-system för att underlätta fakturering, utskrift av korrektur eller logistik.
Denna speciella relation mellan leverantör och kund måste vårdas så att den växer med åren, genom informationsutbyte, strategisk vägledning och gemensamma värderingar.
Att samarbeta med ett fåtal pålitliga leverantörer är en vanlig strategi som sparar betydligt både tid och pengar jämfört med att genomföra anbudsförfaranden samt välja ut och testa nya leverantörer. För vissa kan dock det faktum att en tillverkare förlitar sig på en eller flera leverantörer tvinga dem att specialisera sig på en nischmarknad och hindra dem från att dra nytta av nya tillväxtmöjligheter. Samma personer skulle hävda att leverantörer kan tendera att bli självbelåtna om de vet att de har en långsiktig relation med en kund, och att avsaknaden av ett långsiktigt avtal tvingar externa partners att förbli vaksamma.
Denna mycket reella risk kan enkelt undvikas genom kontinuerlig uppföljning av tjänsterna och samarbetet mellan parterna, där man vid behov vidtar åtgärder eller löser problem i takt med att de uppstår, på ett sätt som stärker relationen genom samarbete, lojalitet och respekt, utöver de ekonomiska fördelarna.
