När det gäller att sänka kostnaderna kan ett nytt sätt att tänka leda till andra resultat.
Om vi ställde oss frågan: ”Vad skulle jag göra om jag var företagets ägare?”, skulle vi säkert komma på alla möjliga svar, idéer och projekt – inte bara för vår egen del, utan för varje chef och ledande befattningshavare i företaget. Ett övergripande tillvägagångssätt för att tillämpa detta tankesätt skulle kunna innebära att man överväger två strategier:
1. Anamma ”företagartänkandet”
2. Inrätta en ”central kostnadskontrollcentral”
1. Anamma ett företagartänkande
Medarbetare i hela organisationen kan anamma ett företagarperspektiv för att få kontroll över utgifterna och åstadkomma omedelbara, effektiva resultat.
Denna inställning innebär att man ständigt utvärderar den totala besparingspotentialen bakom varje utgiftskategori och hela tiden ställer sig frågorna: ”Varför gör vi alltid som vi gör?” ”Vad skulle jag göra om jag var ägare eller investerare i det här företaget?”
För att skapa en företagarmentalitet måste VD:n ses som företagets förändringsledare, med ansvar för att sätta igång ett radikalt omprövande av verksamhetsmodellen, leda genom både handling och ord samt genomföra en rad operativa åtgärder som visar på hans eller hennes engagemang för att omvandla hela organisationen.
Exempel:
– Delta aktivt i teamets möten om kostnadsbesparingar och bidra till att påskynda beslutsprocessen.
– Förankra principen att varje avtal måste granskas ur en investerares och ägares perspektiv.
– Fastställa och komma överens om mål tillsammans med ledningen och intressenterna samt få incitament för att uppnå dem.
– Omvärdera behoven och uppdatera prognosen för efterfrågan.
– Granska öppna inköpsorder och återuppta förhandlingarna om alla befintliga avtal.
– Informera om hur omställningen fortskrider och bekräfta regelbundet ditt personliga engagemang för programmet inför organisationen.
2. Inrätta en ”kostnadskontrollcentral”
En ”kostnadskontrollcentral” är ett centraliserat sätt att hantera indirekta eller ”icke-kärnrelaterade” kostnader. Här bör inställningen ändras från”Jag ska använda varje krona i min budget”till”Jag har ingen budget och kommer bara att spendera pengar när det är absolut nödvändigt.”
Företagsledningen kan till exempel använda Expense Control Tower för att följa upp hur deras initiativ fortskrider på följande sätt:
– Effektivisera leverantörsdatabasen och ställ dig frågan: ”Varför finns de tidigare leverantörerna kvar?” och fokusera på dem som kan betraktas som ”partners” i dagens läge.
– Stoppa alla utgifter av typen ”för säkerhets skull” och ”bra att ha”, såsom inköp av ny teknik, resor i samband med marknadsföring och deltagande i evenemang, kostnader för marknadsföring och sponsring samt tecknande av försäkringar med högre täckning etc.
– Effektivisera utgifter som ”vi alltid har haft”, till exempel representationskostnader för anställda och ledningen, företagsbetalda mobiltelefoner eller företagsbilar.
– Analysera för att avskaffa, omförhandla eller bedöma om alla leverantörer som anses vara ”nödvändiga” – såsom professionella tjänster, prenumerationer, konsulter, coacher osv. – verkligen är till nytta.
– Gör kostnadsoptimering till en prioriterad fråga för hela den administrativa avdelningen.
Enligt vår erfarenhet leder införandet av ett Expense Control Tower vanligtvis till besparingar på 15 till 30 % i indirekta kostnader redan under de första månaderna efter införandet.
Ett praktiskt exempel
Vi samarbetade med JCDecaux, ett företag inom reklambranschen, som har en fordonsflotta bestående av hundratals företagsbilar för privat bruk. Dessa används av de anställda för att ta sig till och underhålla de många välkända busshållplatserna i köpcentrum och andra offentliga miljöer. Genom att optimera riktlinjerna, omförhandla avtal med leverantörer och kartlägga specifika behov ledde initiativet för fordonsrationalisering till en varaktig årlig kostnadsminskning på 16 % samt införandet av nyckeltal för att övervaka och upprätthålla dessa förbättringar.
