När organisationer samarbetar med samma mediebyrå i ett decennium eller längre kan relationen bli bekväm, men också förutsägbar.
Så såg situationen ut för Isle of Man Steam Packet Company, som hade samarbetat med sin dåvarande byrå i över tio år.
Trots att de anlitade en stor internationell byrå med en relativt liten budget och ändå fick valuta för pengarna, kände kunden att de inte fick den uppmärksamhet och omsorg de behövde, och att deras mediestrategi hade blivit alltför förutsägbar.
I stället för att direkt byta leverantör ville de genomföra en ordentlig marknadsundersökning – för att utvärdera olika alternativ, skärpa målsättningarna och säkerställa att en eventuell förändring verkligen skulle förbättra den strategiska inriktningen och det dagliga arbetet.
Det var då ERA klev in.
Utmaningen:
En av de största riskerna vid en medieupphandling är att jämföra äpplen med päron, särskilt om man överväger en blandning av små, medelstora och stora byråer. Kunden ville undersöka marknaden i stort, men jag betonade vikten av att jämföra anbuden på lika villkor.
Varför? Att byta från en stor byrå med betydande inflytande till en mindre byrå som erbjuder mer personlig service kan verka lockande, men man behöver en tydlig metod för att bedöma om man riskerar att förlora köpkraft, kompetens eller mervärde. Därför tog teamet fram en utvärderingsmetod som kombinerade två faktorer:
- Benchmarking: ett strukturerat sätt att konsekvent utvärdera svar utifrån överenskomna kriterier
- ”Fri utformning”: att ge byråerna utrymme att visa vad de skulle göra med uppdraget, utifrån mediemålen, istället för att tvinga fram en standardlösning.
Resultatet:
Därefter gick processen snabbt och smidigt:
- En lång lista med ungefär ett dussin byråer (både den nuvarande och alternativa)
- Sex företag har bjudits in att lämna anbud
- Fem fullständiga svar har mottagits
Resultatet? Kunden valde en mindre byrå – men en med god köpkraft i ryggen, vilket innebar att de inte förlorade något på bytet. De fick ett betydligt mer strategiskt fokus och ett mer praktiskt tillvägagångssätt, och de första reaktionerna tyder på att både kunden och byrån hittills är mycket nöjda.
Hur ERA Group hjälpa till
Många organisationer vill testa marknaden, men saknar tid, resurser eller intern erfarenhet för att genomföra en upphandling som både är affärsmässigt noggrann och anpassad till en kreativ och strategisk bransch som mediebranschen.
ERA kan bidra genom att tillföra struktur och metodik i processen, från utformningen av anbudsförfrågan och förtydligandet av målen till utarbetandet av utvärderingskriterier som möjliggör en rättvis jämförelse mellan byråer av olika storlek.
Kort sagt hjälper vi dig att genomföra en upphandlingsprocess som är strukturerad, jämförbar och resultatinriktad – utan att för den skull förlora den kreativitet och det strategiska tänkande som bra byråer bör bidra med.
