Phiếu ăn hiện là công cụ phúc lợi doanh nghiệp phổ biến nhất tại Ý.
Rất nhiều doanh nghiệp đang tận dụng những lợi ích kinh tế mà phiếu ăn mang lại (chi phí được khấu trừ thuế hoàn toàn, thuế GTGT giảm (4%) cũng được khấu trừ hoàn toàn, không phải đóng bảo hiểm xã hội cho đến khi đạt ngưỡng quy định — vấn đề này sẽ được đề cập chi tiết sau — cùng với tác động khích lệ đối với nhân viên.
Hàng ngày, hàng triệu người nhận sử dụng phiếu ăn để thanh toán cho bữa trưa hoặc thực phẩm chế biến sẵn.
Hàng chục nghìn nhà hàng và cửa hàng thực phẩm coi phiếu ăn là yếu tố then chốt giúp tăng doanh thu cho doanh nghiệp của họ.
Tuy nhiên, trong một thời gian gần đây, bên cạnh loại “sổ phiếu” giấy truyền thống (được biết đến rộng rãi và chấp nhận ở hầu hết mọi nơi), thẻ thông minh phiếu ăn điện tử cũng ngày càng trở nên phổ biến, đặc biệt là loại thẻ có thể nạp lại.
Mặc dù Phiếu ăn giấy truyền thống (BPCT), nhờ được sử dụng rộng rãi và được công nhận, không cần giải thích nhiều, nhưng vẫn đáng nói vài lời về Phiếu ăn điện tử, cụ thể là phiên bản có thể nạp lại (BPER).
Dịch vụ này được cung cấp thông qua một thẻ điện tử được nạp tiền hàng tháng với số lượng phiếu mua hàng do công ty quyết định tùy theo từng trường hợp cụ thể. Quy trình rất đơn giản: khách hàng gửi đơn đặt hàng hàng tháng đến công ty phát hành; công ty tải dữ liệu lên hệ thống và cung cấp dữ liệu đó cho mạng lưới các thiết bị đầu cuối tại điểm bán hàng (POS); người thụ hưởng nhận số tiền nạp vào thẻ thông qua chính mạng lưới POS được sử dụng để ghi nhận các giao dịch mua hàng.
BPER mang đến cho người thụ hưởng những tính năng tiện dụng và nội dung “lợi ích” tương tự như phiếu giấy truyền thống (mặc dù, như chúng ta sẽ thấy, hạn mức chi tiêu hiện vẫn chưa thể so sánh được): trên thực tế, nó hoạt động như một phiên bản “cập nhật” của BPCT, và mọi điều có thể thực hiện được với phiếu giấy cũng đều có thể thực hiện được với phiên bản điện tử của nó.
Sự khác biệt thực sự đáng kể duy nhất giữa BPER và phiếu mua hàng giấy liên quan đến khả năng truy xuất nguồn gốc của giao dịch điện tử, cùng với những hệ quả đi kèm đối với hành vi của người bán.
Trong bối cảnh này, đối với người sử dụng lao động — những người phải lựa chọn giữa các hình thức cung cấp dịch vụ khác nhau, truyền thống hay điện tử — có hai yếu tố cần phải được xem xét:
- Chính sách thuế và bảo hiểm xã hội – Vòng đời của “sản phẩm” điện tử có thể sạc lại vẫn đang ở giai đoạn phát triển ban đầu: mặc dù đã có mặt trên thị trường một thời gian, BPER đã chứng kiến sự tăng trưởng đáng kể nhờ Luật Ổn định năm 2015 (Luật 190/2014), qua đó cơ quan lập pháp nhằm khen thưởng các tính năng truy xuất nguồn gốc vốn có của công cụ điện tử bằng cách nâng ngưỡng miễn thuế và bảo hiểm xã hội cho người sử dụng lao động và người lao động lên 7,00 €, trong khi giữ nguyên ngưỡng cho BPCT ở mức 5,29 €. Việc nâng ngưỡng lên 7,00 € khiến BPER trở thành một công cụ phúc lợi doanh nghiệp cực kỳ hấp dẫn đối với các doanh nghiệp, nhất là khi mệnh giá của phiếu quà tặng đang tiệm cận ngưỡng 7,00 €.
- Sự chênh lệch trong cách xử lý thuế giữa hai giải pháp này đã khơi dậy kỳ vọng của các công ty phát hành và thúc đẩy các khoản đầu tư cần thiết vào cơ sở hạ tầng nhằm xây dựng mạng lưới đổi thưởng rộng khắp thông qua việc lắp đặt các thiết bị POS chuyên dụng tại các đơn vị thương mại tham gia.
- Khả năng sử dụng – Tình hình liên quan đến khía cạnh chất lượng chính của dịch vụ phiếu ăn – cụ thể là khả năng sử dụng và chấp nhận (so với BPCT) trong mạng lưới các đơn vị thương mại tham gia – đang có những bước tiến đáng kể, mặc dù vẫn còn một khoảng cách lớn cần thu hẹp so với BPCT: trên thực tế, có thể giả định một cách hợp lý rằng hiện tại, khả năng sử dụng của BPER chỉ bằng khoảng 50% so với phiếu ăn giấy. Dù sao đi nữa, đây là những con số đáng kể (hàng chục nghìn thương nhân tham gia) và đang không ngừng gia tăng. Độ “dễ sử dụng” của phiếu ăn có quan trọng đến mức nào? Rõ ràng không có câu trả lời duy nhất, nhưng dựa trên kinh nghiệm của tôi, khách hàng ERA chủ yếu coi “độ dễ sử dụng” ít nhất cũng quan trọng ngang với mức giảm giá. Trong một số trường hợp, thậm chí còn quan trọng hơn. Tuy nhiên, việc đánh giá về “khả năng sử dụng” không thể chỉ giới hạn ở việc đơn thuần thống kê số lượng cơ sở công cộng và cửa hàng bán lẻ chấp nhận phiếu ăn. Để đưa ra quyết định hợp lý, thực tế cần phải tiến hành phân tích sâu sắc về “nhu cầu sử dụng” của nhân viên, bởi vì, như mọi khi, một chất lượng không được tối ưu hóa đồng nghĩa với sự kém hiệu quả và chi phí phát sinh thêm.
Nếu không phân tích “nhu cầu chi tiêu”, có thể sẽ không thể tận dụng được những cơ hội tiết kiệm đáng kể.
Do đó, khi phải lựa chọn giữa phiếu ăn giấy (loại phổ biến và được chấp nhận rộng rãi nhất) và phiếu ăn điện tử (loại tiết kiệm nhất), việc đánh giá sự cân bằng giữa “chất lượng” và “hiệu quả chi phí” là yếu tố cốt lõi trong quá trình ra quyết định.
Một quy tắc rất đơn giản có thể giúp định hướng lựa chọn đúng đắn. Đó là: nếu mệnh giá của phiếu ăn thấp hơn (hoặc bằng) 5,29 € và dự kiến mức giới hạn này sẽ không bị vượt quá trong tương lai gần, thì lựa chọn phải là Phiếu ăn giấy truyền thống. Với loại hình dịch vụ này, trên thực tế, không có gì bị hy sinh về mặt kinh tế (không có lợi ích về thuế hoặc bảo hiểm xã hội khác biệt, cho cả công ty lẫn nhân viên, so với BPER), và các lợi thế về chất lượng được tối ưu hóa (mạng lưới chấp nhận rộng hơn).
Ngược lại, nếu giá trị của phiếu ăn vượt quá ngưỡng 5,29 €, phiếu ăn điện tử sẽ trở thành lựa chọn tiết kiệm chi phí hơn, và lợi thế này càng trở nên rõ rệt hơn khi giá trị đơn vị của phiếu ăn tiệm cận (hoặc đạt đến) mức 7,00 €. Trong trường hợp này, cần phải đặc biệt chú trọng đến việc phân tích kỹ lưỡng mạng lưới chấp nhận.
Lợi thế kinh tế chênh lệch chỉ áp dụng trong khoảng từ 5,29 € đến 7,00 €. Đây là hai ngưỡng mà nếu vượt quá, tùy thuộc vào loại hình dịch vụ được lựa chọn, công ty sẽ phải đóng các khoản bảo hiểm xã hội áp dụng cho mức lương thông thường, và người lao động sẽ phải chịu mức thuế tương ứng với mức thu nhập của họ.
Để đảm bảo tính toàn diện, cần lưu ý rằng, nếu nhu cầu cung cấp cho nhân viên dịch vụ ăn uống tương đương với căng-tin công ty được ưu tiên hơn so với các tính năng “lợi ích” của hai loại phiếu ăn được mô tả ở trên, các công ty phát hành sẽ cung cấp tùy chọn kích hoạt dịch vụ được gọi là “căng-tin phân tán” (BPEMD), cũng được quản lý thông qua thẻ điện tử và các thiết bị đầu cuối.
Khác với thẻ BPER, thẻ BPEMD không cần nạp tiền hàng tháng, vì thẻ này không được nạp phiếu ăn hay số tiền mặt, mà thay vào đó là “quyền” được hưởng một bữa ăn cho mỗi ngày làm việc.
Cũng giống như dịch vụ ăn uống tại căng-tin, chương trình BPEMD được khấu trừ thuế hoàn toàn cho người sử dụng lao động và không gây ra bất kỳ tác động nào về thuế hay bảo hiểm xã hội đối với công ty hay người lao động, mặc dù thông thường chương trình này chỉ có thể được sử dụng cho một bữa ăn mỗi ngày trong một mạng lưới “đóng” — tức là một mạng lưới có giới hạn và được xác định trước.
Không còn nghi ngờ gì nữa, phiếu ăn điện tử chính là tương lai của dịch vụ phiếu ăn. Nhưng có lẽ tương lai đó vẫn chưa đến.
