Trong bối cảnh đầy biến động và những thăng trầm của nền kinh tế hiện nay, liệu các doanh nghiệp nên xây dựng mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp hay áp dụng cách tiếp cận linh hoạt trong hợp tác giữa khách hàng và nhà cung cấp?
Giữ vững hướng đi và không bỏ lỡ các cơ hội kinh doanh trong bối cảnh tình hình đầy biến động là một trách nhiệm nặng nề đối với các nhà lãnh đạo, những người buộc phải kiên định với mục tiêu của mình và giao phó các công việc thường nhật cho các thành viên khác trong đội ngũ.
Những “thành viên đội ngũ” này không chỉ bao gồm nhân viên nội bộ của công ty mà còn cả các đối tác bên ngoài; và việc xây dựng mối quan hệ vững chắc và minh bạch với khách hàng mang lại nhiều lợi ích, từ đó tạo ra lợi thế bền vững và an toàn.
Cách chọn nhà cung cấp phù hợp
Trong tình bạn, cũng như trong kinh doanh, các mối quan hệ phải mang lại lợi ích cho cả hai bên và, giống như bất kỳ mối quan hệ thân thiết nào, phải dựa trên sự tôn trọng, tin tưởng và sự phụ thuộc lẫn nhau.
Một công ty có thể duy trì mối quan hệ thân thiện và không chính thức lâu dài với nhà cung cấp; tuy nhiên, nếu cả hai bên mong muốn củng cố mối quan hệ hiện có, họ không còn cách nào khác ngoài việc ngồi lại và thảo luận về mọi khía cạnh của mối quan hệ đó. Ví dụ, một công ty có thể đã đặt hàng “theo nguyên trạng” với cùng một nhà cung cấp trong nhiều năm mà không hề cố gắng đàm phán để đạt được các điều khoản tốt nhất. Tình huống như vậy không thực sự được coi là một mối quan hệ nhà cung cấp-khách hàng lâu dài. Nếu cả hai bên dành thời gian để gặp gỡ, thảo luận và lập kế hoạch về khối lượng kinh doanh dự kiến — cả về mặt định lượng (khối lượng/giá trị đơn hàng) và định tính (kỳ vọng, đạo đức) — cho những năm tới, họ có thể đưa ra những quyết định rất hợp lý, mang lại lợi ích cho cả hai bên.
Ví dụ, nhà cung cấp hiện có thể dựa vào một khối lượng đơn hàng nhất định trong suốt cả năm và lên kế hoạch sản xuất phù hợp, nhờ đó được hưởng mức giá tốt hơn khi mua nguyên liệu thô và có thể chuyển mức giá thấp hơn đó sang cho khách hàng.
Việc biết rằng nguyên liệu thô đã được mua với số lượng lớn và sẵn có tại nhà cung cấp sẽ giúp khách hàng cảm thấy an tâm, vì điều này có nghĩa là nhà cung cấp có thể phản ứng nhanh hơn nếu cần thiết.
Còn có những vấn đề khác cần được thảo luận chi tiết để xây dựng mối quan hệ hợp tác trên nền tảng vững chắc. Những vấn đề này bao gồm việc lập hóa đơn, điều khoản thanh toán, lịch trình giao hàng, v.v., cũng như việc hiểu rõ hơn về bối cảnh của đối tác để cùng nhau tìm ra giải pháp tối ưu. Sự minh bạch từ cả hai phía là yếu tố thiết yếu để xây dựng mối quan hệ tin cậy, trong khi việc hiểu rõ thị trường của đối tác và những hạn chế của thị trường đó có thể giúp tránh những bất đồng trong tương lai.
Cùng nhau phát triển
Khi các đối tác kinh doanh dần hiểu rõ nhau và thị trường của nhau, họ có thể chia sẻ nguồn lực để nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, cải thiện quy trình sản xuất, đồng thời cùng đầu tư vào công nghệ nhằm phát triển và duy trì lợi thế cạnh tranh cũng như lợi thế chiến lược. Tất cả những điều này có thể bắt đầu một cách đơn giản bằng việc đảm bảo tính tương thích giữa các hệ thống công nghệ và CNTT để hỗ trợ các hoạt động như lập hóa đơn, in bản thử hoặc quản lý logistics.
Mối quan hệ đặc biệt giữa nhà cung cấp và khách hàng cần được vun đắp để ngày càng phát triển theo thời gian, thông qua việc chia sẻ thông tin, định hướng chiến lược và các giá trị chung.
Hợp tác với một số ít nhà cung cấp đáng tin cậy là một chiến lược phổ biến, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí so với quy trình mời thầu, lựa chọn và đánh giá các nhà cung cấp mới. Tuy nhiên, đối với một số người, việc nhà sản xuất phụ thuộc vào một hoặc nhiều nhà cung cấp có thể buộc họ phải chuyên môn hóa trong một thị trường ngách và ngăn cản họ tận dụng các cơ hội tăng trưởng mới. Những người này cũng cho rằng các nhà cung cấp có thể dễ trở nên tự mãn nếu họ biết mình có mối quan hệ lâu dài với khách hàng, và việc không ký kết thỏa thuận dài hạn sẽ buộc các đối tác bên ngoài phải luôn cảnh giác.
Rủi ro rất thực tế này có thể dễ dàng tránh được thông qua việc theo dõi liên tục các dịch vụ và sự tương tác giữa hai bên, đồng thời thực hiện các điều chỉnh hoặc giải quyết các vấn đề ngay khi chúng phát sinh, nếu cần thiết, theo cách giúp củng cố mối quan hệ hợp tác, lòng trung thành và sự tôn trọng, bên cạnh những lợi ích tài chính.
