Kiedy organizacje współpracują z tą samą agencją medialną przez dziesięć lub więcej lat, relacja ta może stać się komfortowa, ale też przewidywalna.
Tak wyglądała sytuacja firmy Isle of Man Steam Packet Company, która współpracowała ze swoją dotychczasową agencją przez ponad 10 lat.
Chociaż korzystali z usług dużej międzynarodowej agencji, przeznaczając na to stosunkowo niewielki budżet i nadal czerpiąc z tego korzyści, klient miał wrażenie, że nie poświęca się mu wystarczającej uwagi i troski, a jego strategia medialna stała się dość monotonna.
Zamiast od razu decydować się na zmianę dostawcy, chcieli najpierw przeprowadzić rzetelny przegląd rynku – aby przeanalizować dostępne opcje, doprecyzować cele i upewnić się, że każda zmiana rzeczywiście przyczyni się do poprawy ukierunkowania strategicznego i codziennej realizacji zadań.
Właśnie wtedy wkroczyła firma ERA.
Wyzwanie:
Jednym z największych zagrożeń związanych z przetargiem na usługi medialne jest porównywanie rzeczy, które nie są ze sobą porównywalne, zwłaszcza gdy rozważa się ofertę zarówno małych, średnich, jak i dużych agencji. Klient chciał szeroko zbadać rynek, ale zwróciłem uwagę na konieczność porównywania ofert na równych zasadach.
Dlaczego? Przejście z dużej agencji o znacznej sile przetargowej do mniejszej agencji, która oferuje bardziej indywidualną obsługę, może wydawać się atrakcyjne, ale potrzebny jest jasny mechanizm pozwalający ocenić, czy nie rezygnujesz w ten sposób z siły przetargowej, możliwości czy wartości. Dlatego zespół opracował metodę oceny łączącą dwa elementy:
- Analiza porównawcza: usystematyzowana metoda spójnej oceny odpowiedzi w oparciu o uzgodnione kryteria
- „Swobodna interpretacja”: pozostawienie agencjom swobody w przedstawieniu własnych pomysłów na realizację briefu w oparciu o cele medialne, zamiast narzucania im szablonowych rozwiązań.
Wynik:
Od tego momentu wszystko potoczyło się szybko i sprawnie:
- Długa lista obejmująca około tuzina agencji (w tym dotychczasowego wykonawcę i potencjalnych konkurentów)
- Sześć agencji zaproszono do udziału w przetargu
- Otrzymano pięć pełnych odpowiedzi
Jaki był wynik? Klient zdecydował się na mniejszą agencję – ale taką, która dysponuje sporym potencjałem zakupowym, co oznacza, że nie stracił nic na tej zmianie. Zyskał znacznie bardziej strategiczne podejście i bardziej praktyczne zaangażowanie, a z pierwszych opinii wynika, że zarówno klient, jak i agencja są jak dotąd bardzo zadowoleni.
W jaki sposób ERA Group pomóc
Wiele organizacji chce zbadać rynek, ale nie dysponuje czasem, zasobami ani wewnętrznym doświadczeniem, aby przeprowadzić przetarg, który byłby zarówno rygorystyczny pod względem biznesowym, jak i dostosowany do kreatywnej, strategicznej branży, jaką są media.
ERA może zapewnić wsparcie poprzez nadanie procesowi odpowiedniej struktury i metodologii – od sporządzenia zapytania ofertowego i sprecyzowania celów po opracowanie kryteriów oceny, które umożliwią rzetelne porównanie agencji różnej wielkości.
Krótko mówiąc, pomagamy w przeprowadzeniu przetargu, który jest uporządkowany, pozwala na porównanie ofert i koncentruje się na wynikach – nie tracąc przy tym kreatywności i strategicznego myślenia, które powinny charakteryzować najlepsze agencje.
