”Tail spend” utgör 20 % av de icke-väsentliga inköpstransaktionerna som varken hanteras aktivt eller uppmärksammas på grund av det stora antalet leverantörer och begränsade interna resurser.
Antalet användare av privat sjukvård har fortsatt att öka under de senaste åren; enligt rapporten har antalet stigit med nästan 4 % sedan 2019 och uppgår nu till 12 miljoner personer, inklusive försäkrade och medlemmar i ömsesidiga försäkringsföreningar Privat hälso- och sjukvård; Mervärde 2023, som årligen sammanställs av Institutet för utveckling och integration av hälso- och sjukvård (IDIS Foundation).
En av de avgörande men ofta underskattade frågorna inom hälso- och sjukvårdssektorn är hanteringen av ”tail spend”, vilket avser de 20 procent av de icke-väsentliga inköpstransaktionerna som varken hanteras aktivt eller uppmärksammas – oftast på grund av det stora antalet leverantörer och bristen på interna resurser för administrativ eller ekonomisk kontroll. Eftersom dessa utgifter inte är kategoriserade är det svårt att fastställa exakt var förlusterna uppstår. På ERA Group analyserar vi hur ”tail spend” påverkar denna sektor.
Hur hanterar man ”tail spend”?
Det bästa sättet att illustrera ”tail spend” är genom Pareto-principen, enligt vilken 80 % av en organisations utgifter hanteras strategiskt genom 20 % av dess leverantörer. Dessa 80 % omfattar vanligtvis kostnader för material, verktyg och andra utgifter såsom försäkringar. Däremot betraktas de återstående 20 % som ”tail spend” och hanteras genom 80 % av leverantörerna.
På ERA Group hjälper vi dig att identifiera detta fenomen och hur det kan omdirigeras till smartare och effektivare investeringar:
- En splittrad leverantörshantering: det stora antalet leverantörer kan leda till bristande enhetlighet i priser och villkor, vilket onödigt höjer kostnaderna. I detta avseende är det viktigt att vårdcentralerna rationaliserar sin leverantörsbas och lägger särskild vikt vid att förhandla fram bättre villkor för att uppnå besparingar utan att göra avkall på kvaliteten på produkterna eller tjänsterna.
- Stora resursinsatser: ett stort antal transaktioner; tid och uppmärksamhet läggs på en verksamhet som inte tillför något mervärde för företaget. Ineffektiva inköpsprocesser för mindre utgifter innebär ett slöseri med ekonomiska och administrativa resurser. Införandet av automatiserade inköpssystem sänker driftskostnaderna, ökar konkurrenskraften och frigör resurser för värdefulla investeringar, till exempel inom patientvården.
- Bristande insyn i utgifterna: Att hantera ”tail spend” är en mödosam och ofta ineffektiv uppgift på grund av bristande information. För att lösa detta rekommenderas det att använda teknik som förbättrar insynen och spårbarheten i utgifterna och därmed möjliggör ett mer välgrundat och strategiskt beslutsfattande kring inköpsprocesserna.
Utan aktiv hantering riskerar vårdcentraler att missa besparingsmöjligheter som, inom vissa utgiftskategorier, kan uppgå till mellan 10 och 40 procent. Ett alternativ att överväga för att motverka effekterna av tail spend är att anlita en specialiserad partner som kan förse organisationen med en detaljerad, skräddarsydd analys av utgiftsmönster och identifiera outnyttjade besparingsområden, vilka sedan kan återinvesteras i förbättring av anläggningar eller andra kritiska aspekter. ”Att misslyckas med att hantera tail spend kan bli alltför kostsamt ur ett affärsperspektiv”, säger Fernando Vázquez, konsultpartner och medutvecklare av området hos ERA Group Spain. ”Det är möjligt att uppnå besparingar på icke-strategiska inköp, samt att effektivisera och säkra leveranser på bästa villkor. Genom att vara mer effektiv blir man mer konkurrenskraftig.”
