Nu när vi närmar oss andra kvartalet riktar vi in oss på att sammanställa rapporter och data inför rapporteringen för första kvartalet inom olika sektorer.
Nedan följer en översikt över de viktigaste resultaten och aktiviteterna under den senaste månaden.
Skolmåltider och budgetuppföljning
För våra skolkunder börjar fokus och förberedelserna nu riktas mot rapporterna om mat och catering för första kvartalet, som ger värdefull inblick i det ekonomiska resultatet av deras livsmedelsinköp.
Eftersom dessa skolor arbetar med en budget som följer kalenderåret, ger denna inledande rapport en viktig första inblick i hur de ligger till i förhållande till budgeten, inklusive de senaste prognoserna för helåret. Rapporteringen hjälper oss att identifiera trender och lyfter fram områden som kräver uppmärksamhet.
Det är en avgörande faktor för att kunna hantera kostnaderna.
Kvartalsrapportering för äldreboenden (Q30)
Vi håller just nu på att slutföra rapporten för det 30:e kvartalet åt en kund inom äldreomsorgen inför presentationen. Rapporten redogör för kvartalsvisa besparingar, analyserar inköpstrender, identifierar avvikelser såsom prisvariationer i förhållande till avtalsvillkoren samt ger rekommendationer och förslag på korrigerande åtgärder.
Våra presentationer av dessa rapporter på plats ger upphov till intressanta och djupgående diskussioner, vilket underlättar strategiskt beslutsfattande och bidrar till den interna rapporteringen. Trots att vi har tagit fram dessa rapporter i 30 kvartal nu fortsätter vi att upptäcka möjligheter till kostnadsbesparingar.
När rapporten har överlämnats till ekonomiavdelningen tar vi oss också tid att prata med kökschefen och informera honom om hur läget ser ut.
Utarbetande av anbudshandlingar för äldreboende
Mot bakgrund av förändringar i leverantörsavtalen har samma äldreboende begärt en omfattande marknadsundersökning av alla livsmedelskategorier för att identifiera ytterligare möjligheter till kostnadsbesparingar inom livsmedelsförsörjningen. Med tanke på de föränderliga marknadsförhållandena och den tid som förflutit sedan den senaste marknadsundersökningen är detta ett lämpligt tillfälle för en sådan översyn. Vi påbörjar därför arbetet med att ta fram anbudshandlingar som ska skickas ut till utvalda leverantörer.
Nya projekt inom kategorin industriella förbrukningsvaror
En ny kund har gett oss i uppdrag att hitta besparingsmöjligheter inom två industrisektorer som en del av ett bredare kostnadshanteringsinitiativ. Utgångspunkten är att granska deras huvudbokshandlingar för de senaste 12 månaderna för att identifiera alla relevanta leverantörer – ett arbete som ger en del ganska intressanta övergripande insikter som utgångspunkt.
Med över 300 leverantörer inblandade kommer datainsamlingen att bli omfattande och kräva att viktiga uppgifter först hämtas från en enorm mängd PDF-fakturor till Excel och därefter till Power BI. Trots den överväldigande arbetsbördan är detta första steg avgörande för att säkerställa en heltäckande kostnadsanalys.
Vikten av uppföljning inom kostnadshantering
Låt oss återvända till övervakningsfasen, som har utgjort den största delen av arbetet under den senaste månaden. Denna fas i ett projekt är lika viktig – om inte viktigare – än analys- och upphandlingsfaserna. Det är här vi ser till att allt det hårda arbete som lagts ned tidigare bär frukt och är hållbart. Hos ERA Group pågår övervakningsfasen i upp till tre år. Det är också här som ytterligare insikter och eventuella jämförelser verkligen börjar komma till sin rätt.
Om vi återvänder till övervakningsfasen, som utgjorde huvuddelen av arbetet under den senaste månaden: övervakningsfasen i ett projekt är lika viktig – om inte viktigare – än analys- och upphandlingsfaserna.
Genom kontinuerlig uppföljning säkerställer vi att kunderna får de priser och tjänster som avtalats, samtidigt som vi löser eventuella problem som kan uppstå mellan kunden och leverantörerna. Några exempel på problem som har uppstått tidigare är:
- Leverantören laddade upp en felaktig prisfil som upptäcktes först vid en kvartalsgranskning; annars hade detta kunnat förbli oupptäckt.
- Avtalsenheter som av misstag har tagits bort från listan över avtalsenheter och debiterats till betydligt högre priser än de avtalade, vilket med tiden har lett till betydande överbetalningar.
Misstag kan inträffa trots att alla parter har de bästa avsikterna.
ERA Groups prestationsbaserade arvodesstruktur
Det är också under dessa kvartalsrapporteringsperioder som ERA Groups faktiska arvode fastställs. Även om man i projektets inledningsskede kommer överens om en arvodesstruktur uttryckt som en procentandel av besparingarna, börjar de faktiska utbetalningarna beräknas utifrån de faktiska besparingar som fastställs under kvartalsrapporteringsperioden.
Till skillnad från traditionella konsultmodeller innebär vår metod att betalningarna fördelas över hela projektets löptid. Detta säkerställer att projektet påverkar kundens kassaflöde minimalt, samtidigt som det finansieras genom de besparingar som uppnås. Om det inte uppstår några besparingar utgår naturligtvis inga arvoden, och projektet går aldrig vidare till detta skede.
Jag ser fram emot att dela med mig av ytterligare uppdateringar allteftersom vi under de kommande månaderna går vidare från datainsamling och analys till genomförande och uppföljning.
