Khi các tổ chức hợp tác với cùng một công ty truyền thông trong một thập kỷ hoặc lâu hơn, mối quan hệ đó có thể trở nên thoải mái, nhưng cũng dễ đoán.
Đó là tình hình của Công ty Isle of Man Steam Packet, đơn vị đã hợp tác với công ty đại diện hiện tại của mình trong hơn 10 năm.
Mặc dù đang hợp tác với một công ty quảng cáo toàn cầu lớn với ngân sách tương đối khiêm tốn và vẫn thu được giá trị, khách hàng cảm thấy họ không nhận được sự quan tâm và chăm sóc cần thiết, đồng thời chiến lược truyền thông của họ cũng trở nên nhàm chán và lặp đi lặp lại.
Thay vì vội vàng chuyển sang nhà cung cấp khác, họ muốn tiến hành nghiên cứu thị trường một cách bài bản – để đánh giá các phương án, xác định rõ mục tiêu và đảm bảo rằng bất kỳ sự thay đổi nào cũng thực sự giúp nâng cao định hướng chiến lược và hiệu quả hoạt động hàng ngày.
Đó là lúc ERA đã vào cuộc.
Thử thách:
Một trong những rủi ro lớn nhất trong quá trình đấu thầu dịch vụ truyền thông là so sánh những thứ không cùng loại, đặc biệt là khi bạn đang xem xét một danh sách các công ty quảng cáo bao gồm cả quy mô nhỏ, vừa và lớn. Khách hàng muốn tìm hiểu thị trường một cách toàn diện, nhưng tôi đã nhấn mạnh sự cần thiết phải đánh giá các đề xuất trên cùng một tiêu chí.
Tại sao? Việc chuyển từ một công ty quảng cáo lớn có sức ảnh hưởng đáng kể sang một công ty nhỏ hơn nhưng cung cấp dịch vụ tận tình hơn có thể trông rất hấp dẫn, nhưng bạn cần một cơ chế rõ ràng để đánh giá xem liệu mình có đang đánh đổi sức mua, năng lực hay giá trị hay không. Vì vậy, nhóm đã xây dựng một phương pháp đánh giá kết hợp hai yếu tố:
- So sánh chuẩn: một phương pháp có hệ thống để đánh giá các phản hồi một cách nhất quán dựa trên các tiêu chí đã thống nhất
- “Tự do sáng tạo”: tạo điều kiện cho các đơn vị quảng cáo thể hiện cách họ sẽ triển khai bản tóm tắt dự án dựa trên các mục tiêu truyền thông, thay vì ép buộc họ phải đưa ra những giải pháp rập khuôn.
Kết quả:
Từ đó, quá trình diễn ra nhanh chóng và suôn sẻ:
- Một danh sách dài gồm khoảng một chục cơ quan (bao gồm cơ quan hiện tại và các cơ quan thay thế)
- Sáu cơ quan được mời tham gia đấu thầu
- Đã nhận được năm phản hồi đầy đủ
Kết quả ra sao? Khách hàng đã chọn một công ty quảng cáo quy mô nhỏ hơn – nhưng lại có tiềm lực tài chính đáng kể, nghĩa là họ không hề thiệt thòi gì khi chuyển sang hợp tác với đơn vị này. Họ đã đạt được sự tập trung chiến lược hơn hẳn và một phương pháp tiếp cận thực tiễn hơn, và những phản hồi ban đầu cho thấy cả khách hàng lẫn công ty quảng cáo đều rất hài lòng cho đến nay.
ERA Group hỗ trợ như thế nào
Nhiều tổ chức muốn thăm dò thị trường, nhưng lại không có đủ thời gian, nguồn lực hay kinh nghiệm nội bộ để tổ chức một cuộc đấu thầu vừa đảm bảo tính chuyên nghiệp về mặt thương mại, vừa phù hợp với một lĩnh vực đòi hỏi sự sáng tạo và chiến lược như truyền thông.
ERA có thể hỗ trợ bằng cách đưa ra cơ cấu và phương pháp luận cho quy trình này, từ việc soạn thảo hồ sơ mời thầu (RFP) và làm rõ các mục tiêu, cho đến việc xây dựng các tiêu chí đánh giá nhằm đảm bảo sự so sánh công bằng giữa các cơ quan có quy mô khác nhau.
Nói tóm lại, chúng tôi giúp quý vị tổ chức một cuộc đấu thầu có kỷ luật, đảm bảo tính so sánh và tập trung vào kết quả – mà vẫn giữ được sự sáng tạo và tư duy chiến lược mà các công ty quảng cáo xuất sắc cần có.
