Khoản đầu tư vào Microsoft của tổ chức bạn lớn hơn và phức tạp hơn bạn tưởng.
Giữa các gói đăng ký Microsoft 365, dịch vụ Azure, giấy phép tại chỗ và các kịch bản kết hợp, hầu hết các tổ chức phải quản lý hàng trăm hoặc hàng nghìn giấy phép trải rộng trên nhiều thỏa thuận, thường không có cái nhìn rõ ràng về những gì họ đang chi trả, những gì họ thực sự đang sử dụng, hay liệu họ có tuân thủ các quy định hay không. Các nghiên cứu liên tục chỉ ra rằng các tổ chức thường chi tiêu vượt mức từ 20% đến 30% cho giấy phép phần mềm và dịch vụ đám mây.
Câu hỏi thực sự là: những bất cập này đang gây tổn thất bao nhiêu cho tổ chức của bạn, và điều gì đang cản trở bạn giải quyết chúng?
Microsoft đã chuyển đổi từ mô hình giấy phép vĩnh viễn sang một loạt các gói đăng ký phức tạp: các gói Microsoft 365, Thỏa thuận Doanh nghiệp (Enterprise Agreements) với mức giảm giá 15-45% nhưng yêu cầu cam kết 3 năm, và Chương trình Đăng ký Máy chủ và Đám mây (Server and Cloud Enrolment) dành cho các kịch bản kết hợp. Các vấn đề ngày càng gia tăng: Bạn không biết mình đang bỏ lỡ những giấy phép nào, bao gồm cả những giấy phép được cấp cho nhân viên chưa bao giờ đăng nhập hoặc đã rời khỏi công ty. Công nghệ thông tin ngầm (Shadow IT) gây ra chi phí trùng lặp và lỗ hổng tuân thủ. Các cuộc kiểm toán của Microsoft rất kỹ lưỡng và mức phạt rất nặng, nhưng bạn sẽ không biết mình có tuân thủ hay không cho đến khi bị kiểm toán. Có những cơ hội tối ưu hóa – Lợi ích Azure Hybrid, cấu trúc Thỏa thuận Doanh nghiệp tốt hơn, phân cấp người dùng phù hợp – nhưng để xác định được chúng thì cần có chuyên môn mà hầu hết các đội ngũ nội bộ không có thời gian để phát triển.
Mô hình thanh toán theo mức sử dụng của Azure hứa hẹn sự linh hoạt, nhưng chi phí thường tăng lên theo từng tháng mà không mang lại giá trị kinh doanh tương ứng. Các yếu tố gây ra chi phí ẩn: môi trường phát triển/thử nghiệm hoạt động 24/7, các máy ảo (VM) có cấu hình quá lớn được triển khai “để đề phòng”, các tài nguyên bị bỏ quên tích tụ một cách âm thầm, và các cơ chế khuyến khích không phù hợp. Các chương trình tối ưu hóa chưa được tận dụng: Azure Hybrid Benefit, Reserved Instances và điều chỉnh quy mô phù hợp. Nếu không có khả năng theo dõi toàn diện, các công cụ tiên tiến và chuyên môn sâu, chi phí sẽ tiếp tục tăng trong khi các thắc mắc vẫn chưa được giải đáp.
Các tổ chức hiếm khi chỉ sử dụng duy nhất một nền tảng đám mây. Mỗi nhà cung cấp lại có các mô hình định giá, cơ cấu chiết khấu, công cụ tối ưu hóa và API quản lý khác nhau. Các vấn đề ngày càng gia tăng: khả năng theo dõi bị phân mảnh, yêu cầu chuyên môn tối ưu hóa riêng cho từng nền tảng đám mây, cùng với các chiến lược cam kết phức tạp. Việc tự quản lý cấp phép Microsoft, tối ưu hóa đám mây và quá trình di chuyển nội bộ có vẻ hợp lý, nhưng khoảng cách về chuyên môn lại lớn hơn dự kiến. Một đội ngũ đám mây nội bộ nhỏ tốn từ 300.000 đến 400.000 bảng Anh trở lên mỗi năm. Việc tối ưu hóa liên tục bị hoãn lại trong khi các đội ngũ tập trung vào việc “duy trì hoạt động”.
Mỗi tháng trì hoãn đều gây ra chi phí: chi tiêu vượt ngân sách 20-30% cho giấy phép và dịch vụ đám mây, các khoản phạt từ cuộc kiểm toán của Microsoft có thể lên đến hàng triệu đô la, chi phí cơ hội do phải dành thời gian giải quyết các vấn đề phức tạp về giấy phép thay vì tập trung vào các sáng kiến chiến lược, bất lợi về mặt cạnh tranh, và tình trạng kiệt sức của đội ngũ gây ra rủi ro về tính liên tục. Bạn cần câu trả lời cho những câu hỏi mà tổ chức của bạn hiện không thể trả lời: Chúng ta thực sự đang chi tiêu bao nhiêu cho các dịch vụ của Microsoft và đám mây? Sự lãng phí nằm ở đâu? Những cơ hội tối ưu hóa nào đang tồn tại mà chúng ta đang bỏ lỡ? Sự hỗ trợ của chuyên gia thực sự mang lại giá trị đo lường được như thế nào? Bước đầu tiên là hiểu rõ: bạn đang thực sự chi tiêu bao nhiêu so với mức sử dụng, sự lãng phí tồn tại ở đâu và chi phí của nó là bao nhiêu, những rủi ro tuân thủ mà bạn đang gánh chịu, và sự hỗ trợ của chuyên gia có thể mang lại giá trị bao nhiêu so với chi phí của nó.
Chi phí để hiểu rõ tình hình của bạn là rất nhỏ. Ngược lại, chi phí do không hiểu rõ tình hình sẽ tiếp tục tăng lên mỗi tháng.
